Бизнес-процессы экспедиторской службы

Действия МТЭ при отклонениях……………………………………………..
Структура процесса сдачи груза на СВХ………………………………….
Сдача груза на СВХ…………………………………………………………………..
Перепаллечивание груза…………………………………………………………
Дополнительные услуги при совершении рейса……………………
Формирование отчетов по созданию Актов передачи груза, прикреплению заявок с клиентами и уточнениям по грузам
документов в базу 1С……………………………………………………………….
Внесение в систему АТИ Клиентов…………………………………………..
Поиск грузов на АТИ…………………………………………………………………
Размещение ТС на АТИ…………………………………………………………….
Информирование водителя о комплектности ТСД…………………
Обработка входящих рекламаций…………………………………………..
Согласование претензий……………………………………………………......
Разбор несвоевременного прибытия……………………………………..
Схема работы с дебиторской задолженностью……………………..
Комплект ТСД…………………………………………………………………………..
Сроки исполнения задач…………………………………………………………
Процесс предотвращения простоя ТС…………………………………….
Порядок выставления претензии КА………………………………………
Проверка реквизитов АТИ клиента..……………………………………….
Создание счета на предоплату………………………………………………..

3
4
5
6
7
11
12
13
15
22
27
35
43
46
47
50
51
52
55
56
57
59
60
63
64
77

78
85
86
87
88
90
93
94
96
97
100
104
109
111
112
115
116
118
119
123

Руководитель
региональной
группы Саранск

Руководитель
региональной
группы З-Поляна

Менеджер по обучению и контролю

Менеджер
Транспортной
экспедиции

Менеджер
Транспортной
экспедиции

Менеджер
Транспортной
экспедиции

Менеджер
Транспортной
экспедиции

Стажер

Стажер

Стажер

Стажер

Получение заявки

*При выявлении перегруза на месте загрузки МТЭ связывается с Контрагентом и договаривается о перераспределении груза по осям согласно нормативам.

Работа с заявками

Распределение заявок на перевозку на собственные транспортные средства

OMS

Offer Management System - система управления предложениями

Напишите запрос на support@dentro.ru для получения доступа в систему OMS  После получения доступа зайдите по ссылке https://tms.dentro.ru/

Введите свой e-mail и нажмите Получить пароль

Заявки, созданные вами вручную
Заявки, поступившие с порталов

ЗАЯВКИ

находятся неактуальные заявки (по дате погрузке, по доступности на логистических порталах)

В разделе отражаются все заявки, поступившие с логистических порталов и созданные вручную

распределительный центр распределяет заявки по диспетчерам

статус «Акцепт» , заявки подтвержденные диспетчером перешли в 1С

Данный отчет находится в боковой панели:

Если отклонение стоимости рейса ниже прайса на 5 и более %, необходимо отправить запрос на согласование на Ворожейкину Наталью, поставив в копию РГД, РДС, РЭС, РКМО.

Закрытие грузов Актом передачи груза

ВАЖНО: перед созданием акта проверить актуальность способа погрузки/разгрузки, т.к. указанная информация  в заявке влияет на расчет зарплаты водителю (при необходимости корректировки отправляем запрос Операторам ввода заявок)

Закрытие грузов Актом передачи груза

ВАЖНО: при обнаружении ошибки в грузе после закрытия его Актом, необходимо написать в отдел документооборота для внесения изменений в груз. Самостоятельно изменять информацию после закрытия груза Актом запрещено.

При формировании отчета необходимо указать период, выбрать интересующие регионы отправления и назначения, при необходимости выбрать тип ТС:

Минимальная рентабельность рейса в соответствии с Приказом Компании №11:
Перевозчик работает с НДС-10%;
Перевозчик работает без НДС-25%;
Перевозчик без НДС и выбирает 40% топливом-17%
Перевозчик без НДС и выбирает 60% топливом-15%
Перевозчик без НДС и выбирает 80% топливом-13%

Нажимаем «Создать предварительную заявку»
Заполняем все поля, записываем груз:

И крепим заявку:

Если отправитель/получатель не внесен в базу указываем в полях наименование Плательщика

Оплата перевозчикам производится по оригиналам ТСД и ПБД от 5 до 25 банковских дней.

Выбираем принтер и Печать:

ВАЖНО: Без подписанной заявки с перевозчиком ТС на загрузку отправлять ЗАПРЕЩЕНО

Если Клиенту необходима оригинальная заявка (с синей печатью) или заявка без печатей, то крепим заявку в файлы к грузу, выбирая строчку «Заявка для отправки контрагенту», т.е. в хранилище файлов будет размещено две заявки с печатями и без:

Перед отправкой ТС в рейс необходимо отправить смс водителю:

Закрытие рейса

После закрытия рейса в отчете «Создание актов передачи грузов по задачам ДО» у ответственного МТЭ будет создана задача на закрытие груза Актом.

Для поиска необходимо ввести город отправления и назначения (либо регион), радиус поиска, дату загрузки. Тип ТС , вес и объем необходимы для уточнения поиска. Нажимаем «Найти машины».

Поиск перевозчиков на АТИ

Поиск перевозчиков на АТИ

В открывшемся окне, заполняем все поля, обязательно нажимаем на вопросик около нового объекта, для изменения цвета и нажимаем Новая проверка:

После получения документов на водителя необходимо связаться с ним предупредить о звонке из СБ.

Проставляем категорию перевозчика, заполняем поля, которые подсвечены и прикрепляем документы из буфера обмена.

Нажимаем продолжить, если будет недостаточно данных, в правой части экрана появится подсказка, можно нажать на ссылку и она отправит на поле, где нет данных или они введены некорректно, после исправления нажимаем Продолжить.

Проверка считается завершенной , когда точка процесса «Завершен»:

После внесения перевозчика в базу создаем предварительную заявку на заведение груза.

Если необходимого адреса в списке нет, то отправляем адрес с наименованием КА в отдел по контролю движения. Создать Биржевое предложение будет возможно только после геокодирования адреса.

Перед формированием отчета устанавливаем период и вводим наименование контрагента:

Если топливных карт несколько, то необходимо отправить письмо менеджеру отдела учета и контроля топлива с информацией: номер груза, номера топливных карт и суммы зачисления.

В отчете выбираем Конструктор настроек, нажимаем Далее:

Нажимаем «Ок» и формируем отчет:

Если документов нет более 30 календарных дней (они в офисе, но не проставлено принятие, документы утеряны по вине Компании, документы не были отправлены и т.д.) РРГ инициирует поиск документов и постановку ТСД на ВСК (восстановление). При наличии вины перевозчика МТЭ необходимо сформировать претензию в размере 1000р. в счет расходов на восстановление документов.

ВНИМАНИЕ!!!! Ликвидные грузы мы возим только собственным транспортом

Для юридических лиц - ООО (ЗАО, АО): -реквизиты компании; -ИНН; -ОГРН; -устав с печатями и подписями (полный); -решение о назначении директора компании (либо протокол собрания учредителей);
-Паспорт директора (первая страница паспорта ; страница паспорта с пропиской) -гарантийное письмо от Перевозчика;
-10 (20) свидетельств транспортных средств или ПТС (тягачей) в собственности.

Категории перевозчиков

Категории перевозчиков

Для ИП – Перевозчик-Экспедитор:
-реквизиты ИП;
-ИНН;
-ОГРНИП;
-копия паспорта ИП - (первая страница паспорта ; страница паспорта с пропиской);
-контактный телефон ИП;
-3 (три) контактных телефона – компаний рекомендателей (если менее 3х рекомендаций на АТИ (рекомендации за последние 3-4 месяца);
-СТС собственного ТС, которое находится в собственности у Перевозчика-Экспедитора или аффилированных лиц.

Переадресация груза

Простой ТС на погрузке

Действия МТЭ при отклонениях

Простой ТС на выгрузке

Действия МТЭ при отклонениях

Не предоставление груза или отмена заказа Клиентом

Действия МТЭ при отклонениях

Возврат груза

В случае возврата груза, МТЭ должен:
Проинформировать РРГ;
предложить Клиенту переадресацию груза в данном регионе;
согласовать стоимость возврата груза или переадресацию с клиентом и перевозчиком;
дальнейшие действия согласно пункту Переадресация груза

Срыв или опоздание на погрузку/выгрузку по вине перевозчика

Замена водителя/ТС Перевозчиком в пути

В случае необходимости произвести замену водителя, ТС, тягача или прицепа, Перевозчик сообщает МТЭ по телефону, а далее дублирует письмом на электронную почту уведомление с предоставлением полной информации о возможных изменениях до момента начала выполнения заявки либо в процессе выполнения рейса.
проинформировать РРГ и СБ;
к уведомлению перевозчик должен приложить полный пакет документов на нового водителя и/или ТС;
необходимо подписать с Перевозчиком новую договор-заявку на перевозку груза (при этом сохранить в «грузе» в программе 1С старую договор-заявку со старым водителем/ТС, тягачом или полуприцепом);
перевозчику при выполнении обязательств по договору-заявке запрещено без согласования с сотрудником Компании производить замену водителей, ТС , тягача или прицепа;
при выполнении заявки несколькими водителями на одном рейсе, Перевозчик обязан предоставить полный пакет документов на каждого водителя до момента начала выполнения заявки.

Для корректного формирования отчетов по прикреплению заявок с клиентом и уточнениям необходимо выбрать отчет и через настройки выбрать точку маршрута

Контроль полноты оформления грузов позволяет отслеживать своевременность создания актов, прикрепления заявок с клиентами и уточнений по грузам.
Данный отчет РРГ необходимо выгружать ежедневно для отслеживания сроков давности задач, которые не должны висеть у МТЭ более 1 дня.

После выбора точки маршрута из списка выбираем Прикрепление заявки или Уточнение информации по грузу, в зависимости от вида отчета, который необходимо выгрузить.

Для выгрузки отчета по закрытию грузов Актами точку маршрута выбирать не нужно

Необходимая информация в письме:
Наименование;
ИНН;
Реквизиты (обязательно должно быть прописано: Электронная почта контрагента; Адрес электронной почты КА для обмена электронными документами; Фактический, Юридический и Почтовый адреса КА; Адрес курьерской доставки);
Код АТИ;
Телефон;
ФИО директора (или ИП)

Минимальный набор документов:
свидетельство ИНН;
свидетельство ОГРН;
решение, протокол участников о назначении Генерального директора;
Устав;
Доверенность, если подписант не генеральный директор;
Паспорт генерального директора или паспорт доверенного лица;
Скрин страницы АТИ

Отклонения, при наличии которых отправлять контрагента на проверку запрещено:
Красные звезды на АТИ;
НП по не оплатам;
Не совпадение телефона и почты с аккаунтом АТИ

Обязательно отдельной строкой к Грузу прикрепляется Заявка без печати и подписи с нашей стороны (Клиент требует оригинал документа)

Для поиска необходимо ввести город отправления и назначения (либо регион), радиус поиска, дату загрузки. Тип ТС , вес и объем необходимы для уточнения поиска. Нажимаем «Найти грузы».

Поиск грузов на АТИ

При оформлении ПЗ сначала заполняем все поля, нажимаем Сохранить после становится активной кнопка «Открыть настройку ДО». При создании Биржевого предложения вводим Контрагента, после этого нажимаем Заполнить и проверяем комплектность ТСД.

Во время сдачи документов, транспортный менеджер требует от водителя тот комплект ТСД, который подтвердил МТЭ.

Согласование претензий

ВАЖНО:
При согласовании претензий МТЭ должен проверить ВСЮ информацию, а именно:
время простоя;
сумму требований;
юридический адрес КА.

Статус претензии меняется автоматически при выборе способа выставления.
При выборе способа выставления «Включена в ставку» в поле «доп. информация» необходимо выбрать номер груза, а так же указать сумму требования, которая включена в ставку.
При способе выставления «Строка в реализации услуг» в поле «доп. информация» необходимо выбрать номер груза, указать сумму требования, а так же добавить строчку в оказываемые услуги груза.
При способе выставления «Отдельная реализация услуг» в поле «доп. информация» необходимо выбрать номер груза, указать сумму требования, а так же добавить строчку в оказываемые услуги груза. Для выставления счетов КА необходимо написать запрос в отдел Документооборота.

После необходимо указать причину отклонения претензии в комментарии.

Согласование претензий

В данном отчете РРГ контролирует своевременную обработку претензий МТЭ и может переназначить исполнение задачи на другого МТЭ своей группы либо обработать самостоятельно.

Согласование претензий

Согласование претензий

Если Клиент сам переносит время или происходит задержка на погрузке, и соответственно опоздание на выгрузку, то опоздание не фиксируется.
Всю информацию по опозданиям на погрузку/выгрузку МТЭ уточняет у КА на ежедневной основе.

Для информации:
В ДС есть внутренний регламент, по которому опозданием считается:
Время точно к определенному времени (например к 9:00): ТС не приехала на загрузку или выгрузку за 30 минут до окна - опоздание
Есть график работы выгрузки (например с 9:00 до 17:00): ТС не приехала на загрузку или выгрузку за 2 часа до окончания работы – опоздание
Круглосуточная погрузка (с 00:01 до 23:59): ТС не приехала на загрузку или выгрузку в эти сутки – опоздание.

• Проверка адресов/контактов АТИ КА: