- Главная
- Информатика
- Информационные системы управления проектом
Содержание
- 2. Основные определения. Быстрая смена текущих задач и высокая степень неопределенности являются характерными чертами осуществления большинства проектов.
- 3. Информационная система управления проектом (ИСУП) - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на
- 4. Управление коммуникациями проекта. Процессы управления коммуникациями. Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта,
- 5. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы: •Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей
- 6. Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта
- 7. Сбор и распределение информации. В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: •Внутренние (внутри
- 8. Документирование хода работ. Документирование результатов хода работ включает в себя: •Сбор и верификацию окончательных данных; •Анализ
- 9. Управление коммуникациями и информационные технологии. Итак, большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и
- 10. Цели и принципы создания автоматизированной информационной системы управления проектом. Решение о необходимости использования автоматизированной информационной системы
- 11. Наибольшую пользу приносит использование автоматизированной модели для поддержки планирования крупных проектов. Основные преимущества данного подхода включают:
- 12. Основные характеристики системы. Базовые черты системы управления проектом являются следствием основных характеристик проекта: •Поскольку проект представляет
- 13. Структура и основные элементы информационной системы. Информационная система управления проектом (ИСУП) обеспечивает поддержку и повышение эффективности
- 14. Обобщенный цикл проекта и типы программного обеспечения (ПО) для поддержки различных управленческих функций.
- 15. На рисунке показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными стадиями проекта. Для
- 16. Основные функциональные элементы системы. Основные функциональные элементы ИСУП на стадии исполнения проекта включают в себя: •Модуль
- 17. Структуризация системы по уровням управления. Требования к ИСУП по y ровням управления
- 18. Как минимум, три уровня управления могут быть выделены в организационной структуре проекта: •Стратегический уровень управления портфелем
- 19. Программное обеспечение календарного планирования. Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад. В
- 20. Базовые функциональные возможности системы календарного планирования
- 21. Разработка и внедрение информационной системы. Стратегия построения информационной системы. Информационная система управления в той или иной
- 22. Разработка информационной системы. Можно выделить три основных стадии разработки информационной системы управления: •Изучение и анализ возможностей
- 23. Внедрение системы. Определенные трудности освоения системы управления проектами могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования
- 24. Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее: •Важно четко
- 26. Скачать презентацию
Основные определения.
Быстрая смена текущих задач и высокая степень неопределенности являются характерными
Основные определения.
Быстрая смена текущих задач и высокая степень неопределенности являются характерными
Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.
Информация - собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.
Информационная технология - совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных средств.
Информационная система управления проектом (ИСУП) - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных
Программное обеспечение календарного планирования и контроля (в компьютерных изданиях часто называются системами управления проектами)- системы, обеспечивающие поддержку основных процессов временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планирования и МКП.
Управление коммуникациями проекта.
Процессы управления коммуникациями.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи
Управление коммуникациями проекта.
Процессы управления коммуникациями.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
•Планирование системы коммуникаций
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
•Планирование системы коммуникаций
•Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
•Оценка и отображение прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
•Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.
Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться
Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться
•Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания состояний проекта.
•Доступностью технологий.
•Квалификацией и подготовленностью кадров.
План управления коммуникациями включает в себя:
•План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
•План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.
•Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
•Расписание и частота взаимодействий.
•Метод внесения изменений в план коммуникаций.
Сбор и распределение информации.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении
Сбор и распределение информации.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении
•Внутренние (внутри команды проекта) и внешние(с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);
•Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
•Письменные и устные,
•Вертикальные и
горизонтальные.
Документирование хода работ.
Документирование результатов хода работ включает в себя:
•Сбор
Документирование хода работ.
Документирование результатов хода работ включает в себя:
•Сбор
•Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
•Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Управление коммуникациями и информационные технологии.
Итак, большинство коммуникационных процессов в рамках проекта
Управление коммуникациями и информационные технологии.
Итак, большинство коммуникационных процессов в рамках проекта
Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение, продолжалась до середины 80-х годов. Использование автоматизированных систем управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов.
Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также с появлением недорогих пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур управления проектами стали доступны более широкому кругу организаций.
Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы для управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы управления.
Цели и принципы создания автоматизированной информационной системы управления проектом.
Решение о необходимости
Цели и принципы создания автоматизированной информационной системы управления проектом.
Решение о необходимости
Наибольшую пользу приносит использование автоматизированной модели для поддержки планирования крупных проектов.
Наибольшую пользу приносит использование автоматизированной модели для поддержки планирования крупных проектов.
•централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
•возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
•возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;
•возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту.
Основные характеристики системы.
Базовые черты системы управления проектом являются следствием основных характеристик
Основные характеристики системы. Базовые черты системы управления проектом являются следствием основных характеристик
•Поскольку проект представляет собой одноразовое предприятие, направленное на достижение уникальной цели (комплекса целей), то и информационная система управления создается для каждого проекта и является временной системой..
•Реализация проектов связана с выполнением уникального комплекса работ. Таким образом, календарные и финансовые планы базируются в большей степени на прогнозных и экспертных оценках, нежели на предыдущем опыте.
•Проект, как правило, направлен на достижение комплекса взаимосвязанных целей в условиях ограничений по времени и бюджету, при дефиците ресурсов, ИСУП должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований.
•Весь объем работ проекта разбивается на поддающиеся управлению пакеты работ и задачи, временные и ресурсные параметры которых могут быть оценены с высокой степенью точности. Таким образом, функции контроля над проектом основываются на оценке результатов выполнения задач, а не на сравнении объемов работ, привязанных к календарным периодам.
•Реализация проекта предполагает объединение усилий и использование ресурсов различных отделов и организаций. ИСУП должна обеспечить поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду.
•Проект имеет жизненный цикл, включающий такие стадии, как определение концепции проекта, анализ реализуемости и целесообразности, запуск проекта, исполнение, завершение проекта. Различные стадии ЖЦ проекта требуют выполнения различных управленческих функций. Таким образом, ИСУП является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта.
•Проекты не являются полностью независимыми от бизнес-окружения, включающего как другие проекты, осуществляемые организацией, так и текущую производственную деятельность. Следовательно, ИСУП является открытой системой, имеющей интерфейсы к другим системам.
Структура и основные элементы информационной системы.
Информационная система управления проектом (ИСУП) обеспечивает
Структура и основные элементы информационной системы.
Информационная система управления проектом (ИСУП) обеспечивает
Информационная система управления проектом может быть структурирована:
•по этапам проектного цикла;
•по функциям;
•по уровням управления.
Обобщенный цикл проекта и типы программного обеспечения (ПО) для поддержки различных
Обобщенный цикл проекта и типы программного обеспечения (ПО) для поддержки различных
На рисунке показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные
На рисунке показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные
Для укрупненного описания и анализа проекта на пред инвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение (ПО) анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.
Для детального планирования и контроля графика работ проекта необходимо переходить к использованию ПО календарного планирования и управления проектами.
На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и, соответственно, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.
Основные функциональные элементы системы.
Основные функциональные элементы ИСУП на стадии исполнения
Основные функциональные элементы системы. Основные функциональные элементы ИСУП на стадии исполнения
•Модуль планирования и контроля календарных планов работ(Данный модуль используется для поддержки формализованных процессов контроля исполнения и координации взаимозависимых задач и функций проекта. В основе модуля планирования и контроля обычно используются пакеты сетевого планирования, основанные на алгоритмах расчета по МКП);
•Модуль ведения бухгалтерии проекта(Модуль ведения бухгалтерии проекта должен обеспечивать ввод данных по фактически произведенным затратам и обеспечивать получение как рабочей документации, необходимой для выполнения финансовых операций, так и периодически формируемых сводных отчетов, включая формирование баланса проекта и итогового отчета по затратам);
•Модуль финансового контроля и прогнозирования. Модуль планирования и контроля календарных планов(Модуль финансового контроля и прогнозирования необходим для поддержки аналитических функций сравнения фактических и плановых денежных потоков и прогнозирования будущих затрат по проекту. Данный модуль может использовать данные, получаемые из модулей планирования и ведения бухгалтерии проекта).
Структуризация системы по уровням управления.
Требования к ИСУП по y ровням управления
Структуризация системы по уровням управления.
Требования к ИСУП по y ровням управления
Как минимум, три уровня управления могут быть выделены в организационной структуре
Как минимум, три уровня управления могут быть выделены в организационной структуре
•Стратегический уровень управления портфелем проектов (высшее звено руководства организации)- отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта.
•Уровень управления проектом (руководство проекта)- выполняется детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль проекта по времени и стоимости.
•Уровень исполнения проекта (команда проекта)- необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение задач.
Программное обеспечение календарного планирования.
Первые программы для управления проектами были разработаны почти
Программное обеспечение календарного планирования.
Первые программы для управления проектами были разработаны почти
Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако за последнее десятилетие ситуация в области использования ПО календарного планирования резко изменилась.
Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:
•средства проектирования структуры работ проекта,
•средства планирования по МКП,
•средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),
•некоторые возможности стоимостного анализа,
•средства контроля ходом исполнения проекта,
•средства создания отчетов и графических диаграмм.
Более подробно они представлены в таблице.
Базовые функциональные возможности системы календарного планирования
Базовые функциональные возможности системы календарного планирования
Разработка и внедрение информационной системы.
Стратегия построения информационной системы.
Информационная система управления
Разработка и внедрение информационной системы.
Стратегия построения информационной системы.
Информационная система управления
В общем виде три основных стратегии должны быть рассмотрены при выработке подхода к разработке системы управления проектами в организации:
•Разработка собственной специализированной системы или настройка существующих систем.
•Использование унифицированных систем календарного планирования и управления проектами, доступных на рынке.
•Интеграция существующих подсистем по функциям и по данным.
Разработка информационной системы.
Можно выделить три основных стадии разработки информационной системы управления:
Разработка информационной системы.
Можно выделить три основных стадии разработки информационной системы управления:
•Изучение и анализ возможностей автоматизации процедур управления(На этой стадии производится обследование существующих информационных систем и ресурсов организации, анализ информационных потребностей руководства на разных уровнях управления)
•Проектирование и разработка системы(На этой стадии формируется команда разработчиков, включающая руководителя проекта разработки, постановщиков задач и программистов)
•Тестирование и подготовка документации(На этой стадии тестирования проверяется работоспособность отдельных подсистем и системы в целом, оценивается соответствие полученных решений исходной спецификации и реальным потребностям пользователей)
Внедрение системы.
Определенные трудности освоения системы управления проектами могут быть связаны с
Внедрение системы.
Определенные трудности освоения системы управления проектами могут быть связаны с
Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:
•Цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме.
•Планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети и баз данных клиент-сервер), а реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом.
•Планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть. вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.
Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления
Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления
•Важно четко представлять преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы).
•Последовательное внедрение в использование функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены.
•Последовательное внедрение системы, начиная с отдельных небольших проектов и функциональных отделов. Начать лучше с небольшого проекта с достаточно квалифицированной командой исполнителей. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные проекты и отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом.