MPS (Managed Print Service - управляемый сервис печати)

идеальная ситуация, когда все устройства заменены на МФУ с программой авторизации пользователей, обычно удаётся реализовать решение MPS для нескольких участках – отдел продаж, множительные центры, бухгалтерия, склады с которых производится отгрузка товара и пр.

Какие шаги надо предпринять для реализации решения MPS:
1. Установить программу для снятия счетчиков сетевых устройств, например от Ricoh: http://support.ricoh.com/html_gen/util/DM/DM.html и с недельным интервалом снять счётчики устройств
2. Посмотреть приведенный ниже в презентации пример проекта и определить для себя актуальность решения MPS
3. Встретиться с нашим специалистом, имеющим опыт расчета и внедрения таких проектов на предприятиях холдингов МРСК, Роснефть, других крупных заказчиков
4. Дать возможность провести аудит наиболее проблематичных на сегодня по затратам, качеству и количеству инцидентов подразделений вашего предприятия.
5. Рассмотреть ТКП и скорректировать его
6. Дать возможность провести презентацию решения для должностных лиц вашего предприятия, заинтересованных в приведенных решениях (ИТ, финансы, управленцы).

руб.
Дополнительные затраты на покупку бумаги в год: 640 000 руб. (80% печати в симплексе, 20% в дуплексе, стоимость одного листа А4 0.4 руб., используется 3 200 пачек бумаги)
Дополнительные затраты на оплату времени ИТ специалистов
Дополнительные затраты из-за простоев техники

Запасные части (ЗИП): 15%
Плановая замена изношенной техники на новую за 5 лет: 35%

2 этажа размещения
6 марок изготовителей техники
Более 20 моделей оборудования
92 единицы техники:
1 783 000 ч/б отпечатков в год
Более 20 видов расходных материалов

Расходные материалы (РМ)
: 40%
Работы по обслуживанию: 10%

СТРУКТУРА ЗАТРАТ

Сводные данные о процессе печати

Ч/Б отпечаток: 0,62 руб.
Затраты на амортизацию парка 46 840 руб. в месяц

резервный МФУ
- по три МФУ на этаж, в точках наиболее удобных для доступа сотрудников, в местах не нарушающих требования пожарной безопасности
Установка системы авторизации пользователей по карте
- печать/копирование/сканирование происходит только в присутствии пользователя
Печать на любом МФУ в любое время (роуминг печати)
- нет необходимости искать где печатать, копировать, сканировать
- все МФУ однотипны, нет необходимости изучать иной функционал перемещаясь от МФУ к МФУ
- снижение объема печати (сотрудники не пойдут печатать ненужный документ, кроме того будут введены квоты на объём печати для подразделений)
Определение правил печати в том числе для новых пользователей:
- запрет печати для сотрудников, не имеющих необходимости в печати документов (определяется рабочим процессом и штатным расписанием)
- обязательная печать в дуплексе, кроме сотрудников, нуждающихся в печати односторонних документов (определяется рабочим процессом и штатным расписанием)
- хранение скрытых копий документов 1 месяц
Разделение расходов по юр. Лицам
- каждый пользователь будет приписан к своему подразделению согласно штатному расписанию
Дополнительно предусмотрено:
- предоставление тумб под МФУ для удобства эксплуатации и хранения бумаги
- предоставление подменного оборудования при поломке
- создание двухмесячного постоянного запаса картриджей к МФУ
- ремонт техники в определенные SLA сроки

и установка политик печати:
Ежемесячный платеж за предоставление услуги складывается из цены оттиска (0.56 руб. с НДС) и фиксированного платежа (использование техники и программно-аппаратного комплекса в течении 3х лет либо при покупке либо по программе лизинга – 37 500 руб. в месяц), что меньше существующих 0.62 руб. и 46 840 руб. в месяц).
Разделение отпечатков в симплексе и дуплексе с помощью программных средств – запрет печати в симплексе рядовым сотрудникам, что позволит снизить объём ч/б печати в симплексе до 40% с имеющихся 80% и сэкономить 1 200 пачек бумаги формата А4 в год (на две страницы в дуплексе – тратится один бумажный лист).
3. Общее снижение объёмов печати ч/б на 20% за счет системы авторизации пользователей и установки политик печати на каждое подразделение (квоты).