Безпаперові технології управління

Содержание

Слайд 2

План 1.Визначення електронного документообігу. 2. Призначення СЕД. 3. Особливості СЕД. 4.

План

1.Визначення електронного документообігу.
2. Призначення СЕД.
3. Особливості СЕД.
4. Вимоги до зберігання електронних

документів.
5. Висновок.
Слайд 3

Електронний документообіг є прогресивним підходом до суттєвого підвищення ефективності .

Електронний документообіг є прогресивним підходом до суттєвого підвищення ефективності .

Слайд 4

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи: знижує трудовитрати діловодів. кардинально підвищує якість

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи:
знижує трудовитрати діловодів. кардинально підвищує якість роботи

виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Слайд 5

Призначення систем електронного документообігу Електронний документообіг включає: створення документів; їхню обробку;

Призначення систем електронного документообігу

 
Електронний документообіг включає:
створення документів;
їхню обробку;
передачу;
збереження;
вивід інформації.


Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними.
Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів.  
Слайд 6

Електронний документообіг передбачає Реєстрацію документів та змін до них; пересилання користувачам

Електронний документообіг передбачає
Реєстрацію документів та змін до них;
пересилання користувачам для подальшої роботи

зареєстрованих документів за допомогою сучасних ІТ;
пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних текстів документів у відповідності з правами доступу користувачів;
контроль за проходженням і виконанням документів;
оформлення документів в архів.
Слайд 7

Особливості СЕД Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні

Особливості СЕД

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і

стратегічні вигоди.

Тактичні вигоди:
звільненням фізичного місця для збереження документів;
зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді;
зниженням витрат на персонал і устаткування та ін.

Стратегічні вигоди:
поява можливості колективної роботи над документами;
прискорення пошуку і вибірки документів;
підвищення безпеки інформації;
підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження;
поліпшення контролю за виконанням документів.

Слайд 8

Вимоги до зберігання електронних документів: доступність; можливість відновлення електронного документа; можливість

Вимоги до зберігання електронних документів:
доступність; 
можливість відновлення електронного документа; 
можливість встановлення походження та

призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.