Номенклатура дел. Тема 2.1

заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8. – 2013).

план группировки исполненных документов в дела

прогноз заведения дел в делопроизводстве

Функции

Систематизация дел и документов

Поиск документов и дел

Экспертиза ценности документов

Учет документов

структурных подразделениях, большой объем документооборота)

Номенклатура дел организации
(в структурных подразделениях
номенклатура дел не составляется)

Для однородных по характеру деятельности и структуре

«Особой важности»)
Служебная тайна («Для служебного пользования» («ДСП»)
Коммерческая тайна
Персональные данные

Если в номенклатуру дел включаются документы открытого
и ограниченного доступа, то около индекса дела (или в примечании) делается соответствующая отметка

документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков
хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения

Основной учетный и справочно-поисковый документ,
отражающий состав и организацию документального фонда
организации

Согласование номенклатуры дел
(организации – источники комплектования гос.\ мун. архивов)

с ЦЭК/ЭК организации

ЭПК государственного/
муниципального архива

один раз
в 5 лет

подразделения
(вначале служба делопроизводства/канцелярия)

Управленческие функции или виды деятельности
–– руководство;
–– контроль;
–– планирование;
–– финансирование;
–– учебная работа;
–– воспитательная работа;
–– производственное обучение и т. д.

да

нет

метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел (ГОСТ Р 7.0.8–2013).

номера дела в пределах раздела

Если структурные подразделения в классификаторе имеют буквенно-цифровые индексы

Если подразделение имеет индекс 09, то индексы дел будут:
09-01, 09-02, 09-03 и т. д.

ДЕП01-01;
БУХ07-15.
Филиал: Ф1-01, Ф2-02.

Со сложной структурой (управления, департаменты, отделы и т. п.) индекс может включать номер управления и номера отделов в его составе

01-2-11, где 01 — номер управления, 2 — номер отдела,
11 — номер дела.

В методических указаниях по применению номенклатуры дел
целесообразно отразить методику их составления

или по разным направлениям деятельности, так и в рамках одного структурного подразделения, но в течение разных лет

Облегчит поиск дел в соответствии с номенклатурой дел и обеспечивает дополнительный контроль за сохранностью дел

При наличии в деле нескольких томов или частей индекс, предусмотренный номенклатурой дел, проставляется на обложке каждого тома (части).

№ 09-12
Приказы предприятия по основной деятельности за первое
полугодие. Т. 1.
№ 09-12
Приказы предприятия по основной деятельности за второе
полугодие. Т. 2.

01-14/э.

Индекс электронного документа/дела

Индексы дел, содержащих коммерческую тайну

Индексы дел, содержащих персональные данные

07-11/кт;
10-07/кт.

11-03/пд;
14-10/пд.

Иванова Ивана Ивановича.

Приказы управления жилищного строительства по личному
составу.

Переписка с Министерством образования и науки Российской
Федерации о повышении квалификации профессорско-преподава-
тельского состава.

Акты проверки начисления заработной платы.

Годовые отчеты детских музыкальных школ г. Подольска
Московской области.
Переписка с главами администраций областей о воспитатель-
ной работе с молодежью.

Справки руководителей ремонтно-эксплуатационных контор
Северного административного округа г. Москвы о наличии свобод-
ного жилого фонда за 1999–2001 гг.

указывается, а дается направление деятельности.

Если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, то в заголовке будет указано содержание документов.

Для некоторых приказов указание содержания необходимо.

В заголовке дела вместо конкретного названия организации — автора документов может указываться его типовое название.

В заголовках дел с организационно-распорядительными документами после всех элементов заголовка указывается формальный признак подлинности или копийности.

Приказы Фонда социального страхования Российской Федерации по основной деятельности.

Приказы изменений к штатному расписанию Государственной инспекции электросвязи за 1994 год.

Приказы Фонда социального страхования Российской Федерации о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Протоколы заседаний Ученого совета института за 2002 г.

Приказы Министерства финансов Российской Федерации.
Копии.

При наличии в деле подлинников и копий необходимо указание и тех, и других после заголовка.

Распоряжения руководителей структурных подразделений организации. Подлинники и копии.

делопроизводства, принято называть «делом».

При наличии в деле документов нескольких видов их перечисляют в заголовке.

При описании дел, содержащих планово-отчетную документацию, в заголовке указывается период, на который или за который они составлены, что будет иметь большое значение в дальнейшем при распределении дел в описи.

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается номер формы.

Если документы разных названий (более 2–3) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при формулировании заголовка дела указывается вид дела «документы», а в конце заголовка в скобках перечисляются виды и разновидности документов, из которых будет формироваться дело.

Дело о присвоении знака «Заслуженный работник науки Российской Федерации» Кондратьеву П.П.
Личное дело усыновленного несовершеннолетнего Симонова Ильи Сергеевича.

Отзывы и заключения на научные работы сотрудников
института.

План работы предприятия на 2017 год.
Отчет о работе предприятия за 2011–2015 гг.
Квартальные статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта..

Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС) за 2017 год.

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, сводки, предложения).

название.

Использовать в заголовке слова «материалы», «документальные материалы» не рекомендуется.

Название вида дела «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Термин «переписка» употребляется при группировке в дело документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более учреждений.

В заголовок электронного дела может включаться собственный заголовок электронного ресурса (базы данных, электронного СМИ и др.).

Переписка с ОАО «Аэрофлот» об организации перевозок.

Поручения государственных органов и документы по их выполнению (обзоры, доклады, заключения, справки).

Переписка с предприятиями о поставке оборудования.

База данных «Служебные командировки» ПАО «Колос».

Если переписка ведется с большим количеством разнородных корреспондентов, то они в заголовке не перечисляются, указывается только вопрос.

Переписка о внедрении новой техники.

переписка о назначении…;
Вагоны и шпалы;
Папка по пожарным делам.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела слова «по
вопросу».
Переписка по вопросу расчетов с поставщиками продукции.

Нельзя употреблять в заголовке формулировки, например:
общие вопросы;
общая переписка;
документы общего характера;
разрозненные документы.

Переписка о расчетах с поставщиками продукции.

10 лет
включительно)

постоянного (бессрочного, вечного) хранения

долговременного хранения (свыше 10 лет до 75 лет включительно)

В ряде случаев срок хранения
может быть указан со ссылкой на нормативный правовой акт.

номенклатурах дел, а их срок установлен ЭК организации, то в графе «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются дата и номер протокола заседания ЭК.

которые даны в перечнях.

переходит на 2018 г.

В номенклатуре на 2018 г. будет отметка о том, что это дело
переходит с 2017 г.

пользование
с указанием акта, послужившего основанием

со сроком хранения до 10 лет включительно

количества заведенных дел на различных носителях

эти сведения передаются в службу ДОУ. Служба ДОУ составляет сводную итоговую запись и вносит ее в рабочий и первый, согласованный и утвержденный, экземпляры номенклатуры дел.

подшивается в дело, имеет постоянный срок хранения и хранится в службе ДОУ

3-й экземпляр (еще одна копия) номенклатуры дел используется в архиве организации

2-й экземпляр (копия с 1-го экземпляра) в качестве рабочего экземпляра также применяется в работе службы

4-й экземпляр хранится в государственном или муниципальном архиве, с которым организация — источник комплектования
согласовывала номенклатуру дел

правовых
актов, типовых и примерных номенклатур дел, использованных
при составлении номенклатуры дел

методические указания

оглавление, которое содержит названия разделов и подразделов
с указанием страниц