- Главная
- Менеджмент
- Организация службы делопроизводства
Содержание
- 2. В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами,
- 3. Среди организационных проблем обычно выделяют следующие: • повышение квалификации сотрудников службы. • выбор оптимальной организационной формы
- 4. Организационные формы работы с документами три формы организации работы с документами ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА предполагает сосредоточение всех
- 5. Положение о делопроизводстве и документообороте, Положение о работе с договорной документацией, Положение о работе с организационно-
- 6. Типовые организационные структуры службы делопроизводства Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е.
- 7. Типовые организационные структуры службы делопроизводства: Структура в системе органов управления рассматривается: во-первых, как устойчивая связь, т.е.
- 9. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и
- 10. Задачи и функции службы делопроизводства Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство,
- 11. Задачи и функции службы делопроизводства 1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов
- 12. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства
- 13. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений,
- 14. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по
- 15. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет: • контроль
- 16. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 8. Центр подготовки документов выполняет: • перепечатку документов с черновиков; •
- 17. Должностной и численный состав службы делопроизводства Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально
- 18. РУКОВОДИТЕЛИ. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом,
- 19. Профессия архивариус (архивист) Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена
- 20. Профессия делопроизводитель Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса
- 21. Профессия документовед Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет
- 22. Профессия офис-менеджер Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и
- 23. Профессия секретарь Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности
- 24. Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства. Первая построена на учете объема документооборота, общей численности
- 25. Нормативная регламентация службы делопроизводства К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся
- 26. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в
- 27. Условия труда Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих
- 28. Система 5 «S» — это эргономичная организация рабочего места (рабочего пространства), основанная на визуализации. Она помогает
- 29. Условия труда на предприятии Условия труда — это составляющие внешней среды (факторы среды), окружающей работника. физические
- 30. Организация офисного пространства кабинетно-коридорный вариант Зальная система концепция «Open Space» Американский подход при проектировании дизайн-проектов интерьера
- 31. Эргономика (от др.-греч. ἔργον — работа и νόμος — «закон») — в традиционном понимании — наука
- 32. Новое в эргономики работы? Как вам такая идея для поддержания позвоночника в правильном положении?
- 35. Скачать презентацию
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное
Организация службы делопроизводства
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
• повышение квалификации сотрудников службы.
• выбор
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
• повышение квалификации сотрудников службы.
• выбор
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
Организационные формы работы с документами
три формы организации работы с документами
ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ
Организационные формы работы с документами
три формы организации работы с документами
ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ
ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
СМЕШАННАЯ ФОРМА организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Положение о делопроизводстве
и документообороте,
Положение о работе с договорной документацией,
Положение о работе
Положение о делопроизводстве
и документообороте,
Положение о работе с договорной документацией,
Положение о работе
распорядительной документацией,
Положение о работе с регламентной документацией,
Положение о Службе делопроизводства,
Должностные инструкции сотрудников Службы делопроизводства (6 документов).
Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых,
Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых,
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентируют названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Типовые организационные структуры службы делопроизводства:
Структура в системе органов управления рассматривается:
во-первых, как
Типовые организационные структуры службы делопроизводства:
Структура в системе органов управления рассматривается:
во-первых, как
во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Управление делами
Канцелярия
Общий отдел
Секретарь учреждения
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой
• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.
КАНЦЕЛЯРИЯ создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
ОБЩИЙ ОТДЕЛ — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
СЕКРЕТАРЬ УЧРЕЖДЕНИЯ (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее
Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее
• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Задачи и функции службы делопроизводства
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и
Задачи и функции службы делопроизводства
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.
Типовой состав функций следующий:
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как
• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
2. Протокольная группа создается в органах местного
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
2. Протокольная группа создается в органах местного
• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием
• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.
5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
6. Группа контроля (может называться бюро, отдел,
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
6. Группа контроля (может называться бюро, отдел,
• контроль за сроками исполнения документов;
• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений..
7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:
• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• формирование и хранение дел с документами по обращениям;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
8. Центр подготовки документов выполняет:
• перепечатку документов
Функции структурных подразделений службы делопроизводства
8. Центр подготовки документов выполняет:
• перепечатку документов
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.
9. Копировально-множительное бюро выполняет:
• копирование текстов;
• тиражирование текстов документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
10. Архив осуществляет:
• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
• подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименования должностей работников, занятых в
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименования должностей работников, занятых в
До принятия проф.стандартов в настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
РУКОВОДИТЕЛИ. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего
РУКОВОДИТЕЛИ. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего
ТЕХНИЧЕСКИЕ ИСПОЛНИТЕЛИ — экспедитор, делопроизводитель, оператор ПК, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационно-множительной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
СПЕЦИАЛИСТЫ. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.
Профессия архивариус (архивист)
Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение
Профессия архивариус (архивист)
Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение
Места работы
Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.
История профессии
Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.
Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.
Обязанности архивариуса
Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):
•Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
•Прием и внесение в архив входящей документации.
•Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
•Подготовка отчетности по документообороту в архиве.
Иногда функции архивариуса включают в себя:
•Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
•Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.
Требования к архивариусу
Основные требования к архивариусу (архивисту):
•Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
•Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
•Навыки работы с офисной техникой.
•Умение работать с большими объемами информации.
•Высшее образование.
•Грамотная устная и письменная речь.
Профессия делопроизводитель
Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через
Профессия делопроизводитель
Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через
Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.
Места работы
Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.
История профессии
В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.
Обязанности делопроизводителя
Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:
•ведение документооборота компании;
•регистрация и обработка корреспонденции;
•ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
•контроль своевременного исполнения документов;
•ведение архива документов;
•знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;
В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.
Требования к делопроизводителю
Основные требования к делопроизводителю включают в себя:
•высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
•владение ПК и офисной техникой;
•умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
•умение вести коммуникации с клиентами;
•опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.
Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.
В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.
Профессия документовед
Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных
Профессия документовед
Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных
Обязанности документоведа
В должностные обязанности документоведа входит:
•ведение документации;
•проверка документов;
•сбор первичной документации;
•формирование и отправка документов.
Также могут выдвигаться дополнительные обязанности, такие как:
•контроль за состоянием делопроизводства;
•ведение реестра;
•подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам;
•подготовка и передача документов в архив;
•выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов.
Требования к документоведу
В список основных требований к соискателям данной профессии входит:
•знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
•опыт работы с документами;
•высшее образование.
Места работы
Документовед может быть востребован везде,
где требуется работа с документацией:
•в министерствах и ведомствах;
•в крупных и средних компаниях;
•в ведомственных архивах;
•и во многих других организациях.
История профессии
История профессии насчитывает столетия. Первыми документоведами можно назвать писцов. В Древнем Египте писцы переписывали свитки. Писцами были специально наученные письму люди, которые разбирались не только в правописании, но еще знали точные науки.
Сейчас профессия документоведа преимущественно женская и достаточно востребованная по причине бурного развития электронного документооборота и экономики.
Профессия офис-менеджер
Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает
Профессия офис-менеджер
Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает
Места работы
Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с самыми разными направлениями деятельности.
Обязанности офис-менеджера
Функции офис-менеджера могут отличаться в зависимости от компании, но основные из них таковы:
•Встреча посетителей офиса.
•Организация совещаний и брифингов.
•Снабжение сотрудников офиса всем необходимым для их работы.
•Контроль расходов на офисные нужды.
•Прием звонков, регистрация корреспонденции.
•Распределение документации по отделам.
К дополнительным должностным обязанностям офис-менеджера можно отнести выполнение мелких, часто личных, просьб и поручений руководства.
Требования к офис-менеджеру
Главные требования к офис-менеджеру:
•Навыки административно-хозяйственной деятельности.
•Знание основ делопроизводства.
•Знание деловой этики.
•Знание ПК и офисной техники.
•Грамотная речь.
•Презентабельная внешность.
Также очень желательно наличие высшего образования и знание иностранного, чаще английского, языка.
Профессия секретарь
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности
Профессия секретарь
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
•прием посетителей;
•прием телефонных звонков;
•ведение делопроизводства;
•планирование рабочего дня руководителя;
•организация совещаний;
•заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
•заказ канцтоваров для офиса;
•выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
•среднее или высшее образование;
•владение ПК;
•знание основ делопроизводства;
•знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
•пунктуальность;
•умение хорошо выглядеть (презентабельность);
•организованность.
Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.
Первая построена на учете
Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.
Первая построена на учете
Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1),ъ
где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);
Д — объем документооборота;
Р — численность работников аппарата управления.
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле:
где Тн - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);
Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);
Фп.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.
Нормативная регламентация службы делопроизводства
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус
Нормативная регламентация службы делопроизводства
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.
ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения).
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий
Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура Инструкции включает.
В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.
В разделе «Документирование», где определяются:
• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.
Раздел «Организация документооборота» включает:
• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота.
Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.
В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.
Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.
Условия труда
Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических
Условия труда
Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических
Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.
К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь).
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.
Система 5 «S»
— это эргономичная организация рабочего места (рабочего пространства), основанная
Система 5 «S»
— это эргономичная организация рабочего места (рабочего пространства), основанная
Условия труда на предприятии
Условия труда — это составляющие внешней среды (факторы
Условия труда на предприятии
Условия труда — это составляющие внешней среды (факторы
физические (температура воздуха, шум, вибрация и др.);
химические (токсические вещества, пыль и др.);
биологические, (микро организмы, возбудители инфекционных заболеваний. и др.).
Федеральный закон Российской Федерации от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда"
С 2014 года вместо аттестации рабочих мест нужно проводить специальную оценку условий труда. Это ОБЯЗАТЕЛЬНО для всех работодателей включая ИП.
Организация офисного пространства
кабинетно-коридорный вариант
Зальная система концепция «Open Space»
Американский подход
Организация офисного пространства
кабинетно-коридорный вариант
Зальная система концепция «Open Space»
Американский подход
Японский подход- это иерархический подход к оформлению офиса. Отличительной особенностью является простота, логика и функциональность
Европейский подход к оформлению офиса отличается пластичностью и подстраиваимостью. В европейском подходе чаще всего используется смешение кабинетного и «Open Space» стилей организации пространства
Ячеистая система
Мобильный офис «Activity Based»
Эргономика (от др.-греч. ἔργον — работа и νόμος — «закон») —
Эргономика (от др.-греч. ἔργον — работа и νόμος — «закон») —
ГОСТ 12.2.032-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования»,
ГОСТ 12.2.033-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования».
Новое в эргономики работы?
Как вам такая идея для поддержания позвоночника
Новое в эргономики работы?
Как вам такая идея для поддержания позвоночника