Организация и документирование деловых переговоров, совещаний встреч

Июль 29, 2022

Главная
Разное
Организация и документирование деловых переговоров, совещаний встреч

Содержание

3. Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам: подготовка, протоколирование и исполнение протокола.
4. ПОДГОТОВКА. Приглашаем на совещание Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит, составляется в полном соответствии с
5. Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите внимание: список рассылки является неотъемлемой
6. Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и время его проведения, а также
7. СОБРАНИЕ НА ВЫСОКОМ УРОВНЕ Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется на законодательном уровне. Так, в
8. Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в котором ряд работников получает указания
9. ПРОТОКОЛ Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол. Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или
10. Протокол совещания - внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в
11. При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о
12. СОБРАНИЕМ называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров
13. ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для
14. ПРИ ПОДГОТОВКЕ СОБРАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ ИЛИ ПЕРЕГОВОРОВ НЕОБХОДИМО:
16. Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому,
17. Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:
18. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ: КАК ПРАВИЛЬНО ПОДАВАТЬ КОФЕ И ЧАЙ НА ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ, СОБРАНИИ, СОВЕЩАНИИ Во многих странах
19. Для подачи чая и кофе вам понадобится красивая, удобная посуда. Если такая посуда в офисе есть
20. Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами, несколько вазочек для печенья, несколько
21. Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами, несколько вазочек для печенья, несколько
22. Минут через 5-10 после начала переговоров секретарь заходит в переговорную, подходит к каждому участнику и тихонько
23. Как правило, вы заранее знаете количество участников, поэтому перед переговорами принесите в переговорную сахар, бутылки с
24. По поводу подачи сахара существуют различные мнения. Одни источники рекомендуют класть два кусочка сахара на чайную
25. Нарезая лимон и фрукты, убедитесь, что делаете это непосредственно перед началом переговоров, иначе они заветрятся и
26. Печенье нужно вынуть из упаковок и поставить на стол в красивых вазочках. Не заказывайте слишком жирное
27. Кофе обычно подают в кофейных чашках, а чай – в чайных. Выбирая кофейные чашки, не приобретайте
28. Чай и кофе не подают в кружках или чашках без блюдец, а воду не приносят в
29. Официальные источники рекомендуют – не класть салфетку под чашку. Тем не менее во многих офисах заведено
30. Ставьте и убирайте чашки со стола слева от человека. Предложите первую чашку – гостю – руководителю,
31. Когда лучше забирать посуду? Лучше всего это сделать уже по окончании переговоров, чтобы опять же, никому
32. И еще один момент. Некоторые секретари почему-то стесняются подавать кофе и чай в офисе, почему-то считая
34. Скачать презентацию

Слайд 2

Слайд 3

Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам:

подготовка, протоколирование и исполнение протокола.
Рассмотрим эти этапы подробно с точки зрения оформления документов.

Слайд 4

ПОДГОТОВКА.
Приглашаем на совещание Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит,

составляется в полном соответствии с ГОСТ
Не будем повторять общие правила оформления реквизитов, коснемся лишь пары особенностей.
При заполнении реквизита «Адресат» в письме-приглашении следует помнить, что допускается указывать в одном письме не более четырех адресатов.

Слайд 5

Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки.
Обратите

внимание: список рассылки является неотъемлемой частью письма и вместе с ним высылается всем адресатам.
Само же письмо готовится в количестве экземпляров, равном количеству адресатов, плюс один визовый экземпляр, получает один исходящий номер, после чего рассылается (доставляется).
При рассылке по электронной почте или факсу достаточно одного экземпляра письма. Если по каким-то причинам организаторы совещания не желают показывать адресатов письма друг другу, выход только один: отправлять по одному письму в каждый адрес. В этом случае каждое письмо получит собственный исходящий номер.

Слайд 6

Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и

время его проведения, а также координаты контактного лица для уточнения информации.
В качестве приложений к письму-приглашению могут быть направлены повестка дня совещания, его программа, информационно-справочные материалы для ознакомления участников и т.п.
Канал отправки (доставки) письма отправитель выбирает по своему усмотрению. Но в любом случае нужно позаботиться о документальных подтверждениях того, что каждый адресат получил письмо.

Слайд 7

СОБРАНИЕ НА ВЫСОКОМ УРОВНЕ
Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется

на законодательном уровне.
Так, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников общества является высшим органом управления ООО. Согласно статье 34 этого же закона, общее собрание созывается исполнительным органом общества, то есть руководителем.
Процедура созыва участников и проведения собрания регламентирована и содержится в Уставе или Положении о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества.

Слайд 8

Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в

котором ряд работников получает указания по подготовке и обслуживанию предстоящего собрания.
Напомним, что по закону уведомить участников общества о предстоящем собрании необходимо не позднее, чем за тридцать дней до его проведения.
На основании этого приказа составляется письмо-приглашение. Копия приказа прикладывается к письму, как и повестка дня, на отдельном листе, отчеты и другие информационно-справочные материалы также прикладываются для ознакомления, список участников собрания – при необходимости.
Доставлять подобные письма лучше всего силами курьера, который позаботится об отметке о получении на визовом экземпляре письма, либо отправлять по почте заказным письмом.

Слайд 9

ПРОТОКОЛ
Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол.
Традиционный бланк протокола

можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.

Протокол совещания делят на три большие раздела:

Слайд 10

Протокол совещания - внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи

ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.
Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).

Заполняется протокол:

Слайд 11

При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В

нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.

Протокол совещания может быть заполнен в форме:

В краткой форме обычно ведут:

Слайд 12

СОБРАНИЕМ
называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации,

например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе -- протоколе собрания.

Слайд 13

ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ
делятся на деловые беседы и переговоры.
Деловые беседы проводятся

в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения.
Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п.
Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.

Слайд 14

ПРИ ПОДГОТОВКЕ СОБРАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ ИЛИ ПЕРЕГОВОРОВ НЕОБХОДИМО:

Слайд 15

Слайд 16

Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или

совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием.
Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно всеми сторонами, опоздание на переговоры рассматривается как крайнее неуважение к партнерам и может привести к нежелательным последствиям.
Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи должна быть доброжелательной. Недопустимы личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

Слайд 17

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:

Слайд 18

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ: КАК ПРАВИЛЬНО ПОДАВАТЬ КОФЕ И ЧАЙ НА ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ,

СОБРАНИИ, СОВЕЩАНИИ

Во многих странах мира во время деловой беседы принято проявлять гостеприимство к своим клиентам и партнерам.
Гостеприимство - качество, которое складывается из первобытной простоты и античного величия.
Угостите своих посетителей чашечкой чая или кофе – это поможет создать более теплую обстановку и послужит замечательным дополнением к формированию положительного имиджа Вашей компании.

Слайд 19

Для подачи чая и кофе вам понадобится красивая, удобная посуда. Если

такая посуда в офисе есть – отлично. Если нет, то закажите ее офис-менеджеру или, если функции офис-менеджера совмещаете вы – купите ее сами. Предполагается, что у вас будет несколько крепких больших подносов для того, чтобы подавать кофе на переговорах с большим количеством участников, а также несколько небольших подносов.

Слайд 20

Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами,

несколько вазочек для печенья, несколько сахарниц, не менее 12 высоких прямых и одинаковых стаканов для воды, набор чайных ложек, несколько вазочек для конфет и фруктов, щипчики для сахара для каждой сахарницы, специальные вилки с двумя зубчиками для тарелочек с лимоном, салфетки. В компании существует своя политика того, какой кофе подавать на переговорах: заварной или растворимый.

Слайд 21

Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами,

Слайд 22

Минут через 5-10 после начала переговоров секретарь заходит в переговорную, подходит

к каждому участнику и тихонько спрашивает его, что тот будет.
У этого подхода один бесспорный плюс: не бывает ситуаций, когда остается много выброшенного кофе и чая.

Слайд 23

Как правило, вы заранее знаете количество участников, поэтому перед переговорами принесите

в переговорную сахар, бутылки с минеральной водой, вазочки с печеньем и конфетами, фрукты, тарелочки с лимоном, стаканы, салфетки.
Можно поставить немного запасной посуды на кофейный столик в переговорной на случай, если придет больше гостей. Открывать бутылки не нужно. Иногда в маленьких офисах и на небольших переговорах бутылки не выставляют, а приносят воду в стаканах вместе с кофе.

Слайд 24

По поводу подачи сахара существуют различные мнения. Одни источники рекомендуют класть

два кусочка сахара на чайную ложку, которая кладется на блюдце.
Вы не знаете, сколько кусочков сахара хочет положить в чашку гость. Хорошо, если два или один. А если три? Поэтому можно просто поставить вазочку с кусковым сахаром на стол.
Если гостей много, поставьте несколько вазочек, чтобы гостям не приходилось тянуться за сахаром и тем более отвлекать других участников переговоров, прося передать им сахар. К сахарнице обязательно должны идти щипчики для сахара. Куда их класть? Можно на блюдце рядом с сахарницей, но более удобно повесить щипчики прямо на сахарницу, чтобы их не нужно было искать и отвлекаться.

Слайд 25

Нарезая лимон и фрукты, убедитесь, что делаете это непосредственно перед началом

переговоров, иначе они заветрятся и будут выглядеть очень непрезентабельно. Лимон выложите кружочком на небольшой тарелочке или блюдце и обязательно положите на тарелочку или рядом специальную вилку для лимона, чтобы его не приходилось брать руками.

Слайд 26

Печенье нужно вынуть из упаковок и поставить на стол в красивых

вазочках. Не заказывайте слишком жирное печенье, которое оставляет следы на одежде и документах. Также не заказывайте слишком жесткое печенье, которое нужно буквально грызть.
Конфеты в обертке подавайте завернутыми, конфеты в коробках выставляйте на столы в открытых коробках.
Также положите на стол несколько тарелочек, на которых будет ассортимент из чайных пакетиков.

Слайд 27

Кофе обычно подают в кофейных чашках, а чай – в чайных.

Выбирая кофейные чашки, не приобретайте слишком маленькие. В них вы сможете подавать только кофе эспрессо, и большую часть они будут бездействовать, т.к. растворимый кофе, к примеру, в них пить также неудобно.

Подавать чай в офисе лучше так: вы приносите чашки с горячей водой, а гости сами выбирают пакетик и кладут в чашку.
Класть в чашку пакетик, а также сахар нельзя.

Слайд 28

Чай и кофе не подают в кружках или чашках без блюдец,

а воду не приносят в пластиковых стаканчиках. Пластиковые ложки также неприемлемы. Не подавайте треснувшую посуду, посуду с отколотыми краями.
Подавая чай или кофе, кладите на блюдце также чайную ложку. Также не забудьте положить на стол несколько вазочек с порционными сливками. В некоторых офисах принято подавать не порционные сливки, а сливки в специальных молочниках. Убедитесь, что на столе их несколько, чтобы людям не приходилось тянуться.

Слайд 29

Официальные источники рекомендуют – не класть салфетку под чашку.
Тем не менее

во многих офисах заведено класть на блюдце красивую бумажную салфетку, а потом ставить на нее чашку.
Это удобно, т.к. при подаче кофе чашки не звенят и никому не мешают, а если гость прольет немного кофе, влага впитается в салфетку.

Слайд 30

Ставьте и убирайте чашки со стола слева от человека.
Предложите первую чашку – гостю – руководителю, вторую –

хозяину – руководителю,
третью и четвертую – гостям по субординации (помните, что правая сторона –почетная),
пятую и шестую – сотрудникам принимающей стороны.

Если гостей много, попросите кого-нибудь из других секретарей (и даже офис- менеджера, если придется), помочь вам донести огромные подносы. Это будет лучше, чем если вы будете ходить туда-сюда много раз

Слайд 31

Когда лучше забирать посуду? Лучше всего это сделать уже по окончании

переговоров, чтобы опять же, никому не мешать.
Однако, если переговоры затягиваются на 4-6 часов, например, можно заранее обсудить это с начальником, удобно ли, чтобы вы входили во время переговоров за посудой и чтобы спросить, подавать ли еще кофе.
Некоторые начальники предпочитают позвонить в таких случаях из переговорной и попросить забрать посуду.

Слайд 32

И еще один момент. Некоторые секретари почему-то стесняются подавать кофе и

чай в офисе, почему-то считая это делом постыдным. Думают что-то вроде: «Я пять (шесть) лет в институте училась не для того, чтобы кофе подавать!».

Отнеситесь к этому вопросу по-другому – так, как будто это ваш ваш офис, а вы в нем хозяйка.
Дома вы же не стесняетесь приносить гостям напитки, чтобы они чувствовали себя у вас комфортно и знали, что вы им рады?

Организация и документирование деловых переговоров, совещаний встреч

Содержание

Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам:

ПОДГОТОВКА. Приглашаем на совещание Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит,

Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите

Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и

СОБРАНИЕ НА ВЫСОКОМ УРОВНЕ Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется

Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в

ПРОТОКОЛ Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол. Традиционный бланк протокола

Протокол совещания - внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи

При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В

СОБРАНИЕМназывается обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации,

ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся

ПРИ ПОДГОТОВКЕ СОБРАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ ИЛИ ПЕРЕГОВОРОВ НЕОБХОДИМО:

Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ: КАК ПРАВИЛЬНО ПОДАВАТЬ КОФЕ И ЧАЙ НА ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ,

Для подачи чая и кофе вам понадобится красивая, удобная посуда. Если

Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами,

Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами,

Минут через 5-10 после начала переговоров секретарь заходит в переговорную, подходит

Как правило, вы заранее знаете количество участников, поэтому перед переговорами принесите

По поводу подачи сахара существуют различные мнения. Одни источники рекомендуют класть

Нарезая лимон и фрукты, убедитесь, что делаете это непосредственно перед началом

Печенье нужно вынуть из упаковок и поставить на стол в красивых

Кофе обычно подают в кофейных чашках, а чай – в чайных.

Чай и кофе не подают в кружках или чашках без блюдец,

Официальные источники рекомендуют – не класть салфетку под чашку. Тем не менее

Ставьте и убирайте чашки со стола слева от человека.Предложите первую чашку – гостю – руководителю, вторую –

Когда лучше забирать посуду? Лучше всего это сделать уже по окончании

И еще один момент. Некоторые секретари почему-то стесняются подавать кофе и

Похожие презентации

ПОДГОТОВКА.
Приглашаем на совещание Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит,

Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки.
Обратите

СОБРАНИЕ НА ВЫСОКОМ УРОВНЕ
Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется

ПРОТОКОЛ
Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол.
Традиционный бланк протокола

СОБРАНИЕМ
называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации,

ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ
делятся на деловые беседы и переговоры.
Деловые беседы проводятся

Официальные источники рекомендуют – не класть салфетку под чашку.
Тем не менее

Ставьте и убирайте чашки со стола слева от человека.
Предложите первую чашку – гостю – руководителю, вторую –