Как работать с трудовыми книжками по новым правилам от Минтруда

Август 23, 2022

Главная
Юриспруденция
Как работать с трудовыми книжками по новым правилам от Минтруда

Содержание

2. Статьи в журнале «Кадровое дело»: 1. Как работать с бумажными трудовыми по новым правилам https://e.kdelo.ru/903804 2.
3. Нормативные документы Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых
4. Зачем Минтруд меняет правила ведения трудовых По данным ПФР на электронные трудовые решили перейти лишь 5
5. Нужно ли закупать бланки 2021 года Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок
6. Можно ли не применять старые правила Правительство вправе определить перечень нормативных правовых актов либо групп нормативных
7. Титульный лист. Образец
8. Фамилия, имя, отчество и дата рождения Заполняем на основании: паспорта (ст. 65 ТК) временного удостоверения личности
9. Военный билет Подтверждает личность и статус действующего военнослужащего Принять его на обычную работу нельзя — только
10. Заграничный паспорт Загранпаспорт удостоверяет личность сотрудника, но лишь за границей Чтобы заполнить трудовую книжку на его
11. Водительское удостоверение Подтверждает право на управление транспортным средством На его основании трудовую книжку тоже не заполняем
12. Образование Заполняйте на основании дипломов и аттестатов, но теперь вносите записи об уровнях образования так, как
14. Профессия, специальность Заполняйте по прежним правилам, указывайте их на основании документов об образовании, квалификации или о
15. Дата заполнения Трудовые книжки ведут на основных сотрудников, которые отработали в организации 6 дней (ст. 66
16. Подпись владельца книжки Достаточно одной подписи без расшифровки. Информация о том, кому принадлежит книжка, есть выше
17. Подпись ответственного Когда сотрудник проверит информацию на титульном листе, проверьте все еще раз. Если ошибок нет,
18. Сведения о работе Новшество — записи разрешено делать не только от руки, но и с помощью
19. Опасный совет Минтруда Заполнять трудовые можно будет не только от руки, но и при помощи технических
20. Временный перевод признали постоянным. Образец
21. Запись о работе по совместительству. Образец
22. Запись об увольнении. Образец
23. Сведения о награждении Будете дополнительно указывать информацию о наградах от Президента, Правительства, федеральных и региональных властей
24. Дубликат Непрерывный стаж указывать не нужно Порядок не обязывает вас помогать сотруднику собирать документы для дубликата
25. Массовая утрата трудовых Если работодатель массово потеряет трудовые книжки из-за чрезвычайных обстоятельств, стаж работников установит специальная
26. Вкладыш Трудовую дополняют вкладышем, который становится его неотъемлемой часть Вшивать вкладыш необязательно В качестве документов, которые
27. В какой срок выдавать бумажную трудовую при переходе на ЭТК – письма Минтруда Минтруд в 2020-м
28. В какой срок выдавать бумажную трудовую при переходе на ЭТК - Порядок Выдать бумажную, если сотрудник
29. Запись о переходе на ЭТК. Образец
30. Что не придется делать Можно не знакомить сотрудников с записями в личной карточке, которые перенесли из
31. Учет и хранение Трудовые книжки по-прежнему нужно регистрировать в двух журналах. Однако правила стали другими. Назвать
32. Можно исключить Должность Место работы Если переведете сотрудника на другую работу, информации об этом в книге
33. Лучше добавить Графу, в которой укажете причину, по которой выдаете трудовую книжку на руки. Увольнение Выбор
34. Если старые Правила не скорректируют Второй срок для внесения записей — неделя Знакомить с подписями в
36. Скачать презентацию

Слайд 2

Статьи в журнале «Кадровое дело»:
1. Как работать с бумажными трудовыми по

новым правилам
https://e.kdelo.ru/903804
2. Обязательной формы книги учета трудовых больше нет, что использовать взамен
https://e.kdelo.ru/https://e.kdelo.ru/910470

Слайд 3

Нормативные документы
Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка

ведения и хранения трудовых книжек»
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225
«О трудовых книжках»

Слайд 4

Зачем Минтруд меняет правила ведения трудовых
По данным ПФР на электронные трудовые

решили перейти лишь 5 млн человек, а вот бумажные трудовые решили оставить почти 35 млн
Новые трудовые
сотрудники, которые потеряли или испортили трудовые книжки (ст. 65 ТК)
Дубликаты
потерял трудовую сам
потерял работодатель
потеряли в ПФР
пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана
внесли запись об увольнении или переводе, которую признали недействительной

Слайд 5

Нужно ли закупать бланки 2021 года
Форма, порядок ведения и хранения трудовых

книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК).
форма трудовой книжки и вкладыша 2021 года (приложение № 1 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н)
форма трудовой книжки и вкладыша 2003 года (постановление Правительства от 16.04.2003 № 225)

Слайд 6

Можно ли не применять старые правила
Правительство вправе определить перечень нормативных правовых

актов либо групп нормативных правовых актов, за которые однозначно будут штрафовать при проверках (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 31.07.2020 № 247-ФЗ)
Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 — в этом перечне (п. 863 Перечня, утв. постановлением Правительства от 31.12.2020 N 2467)
За неисполнение Правил ведения и хранения трудовых книжек 2003 года будут штрафовать при проверках.
Бланки 2003 года продолжают действовать, если к 1 сентября Правила не скорректируют.

Слайд 7

Титульный лист. Образец

Слайд 8

Фамилия, имя, отчество и дата рождения
Заполняем на основании:
паспорта (ст. 65 ТК)
временного

удостоверения личности (приказ МВД от 16.11.2020 № 773)
По старой инструкции, помимо паспорта, сведения о сотруднике можно перенести из военного билета, загранпаспорта, водительских прав и других документов (п. 2.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Однако этот подход всегда был ошибочным!

Слайд 9

Военный билет
Подтверждает личность и статус действующего военнослужащего
Принять его на обычную работу нельзя — только

педагогом, научным или творческим работником
У такого военного есть на руках и паспорт, потому что их забирают только у тех, кто проходит срочную службу в армии
Военный билет из списка документов, который удостоверяет личность работника, исключаем (ч. 7 ст. 10 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», приказ министра обороны от 18.07.2014 № 495).

Слайд 10

Заграничный паспорт
Загранпаспорт удостоверяет личность сотрудника, но лишь за границей
Чтобы заполнить трудовую книжку на его

основании в России, не может быть и речи (указы Президента от 21.12.1996 № 1752, от 19.10.2005 № 1222, от 29.12.2012 № 1709).

Слайд 11

Водительское удостоверение
Подтверждает право на управление транспортным средством
На его основании трудовую книжку тоже не заполняем

(Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

Слайд 12

Образование
Заполняйте на основании дипломов и аттестатов, но теперь вносите записи об уровнях образования так, как

их закрепили в Законе от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
Незаконченное образование на основании справок, зачеток и студенческих билетов в трудовую не пишите. Такого понятия в законе нет, то есть у сотрудника еще нет никакого образования
Дипломы о высшем образовании, которые сотрудники получили до того, как в России ввели Болонскую систему образования в виде бакалавриата и магистратуры, теперь считаем дипломами специалистов

Слайд 13

Слайд 14

Профессия, специальность
Заполняйте по прежним правилам, указывайте их на основании документов об образовании, квалификации или

о специальных знаниях
Квалификацию из документов на титульный лист трудовой книжки переносить нельзя. Если в дипломе нашли квалификацию, но там нет профессии или специальности, оставьте графу пустой
Нельзя написать в качестве профессии должность, на которую принимаете сотрудника на работу

Слайд 15

Дата заполнения
Трудовые книжки ведут на основных сотрудников, которые отработали в организации 6 дней

(ст. 66 ТК)
дата, когда заполнили трудовую книжку, не может быть той же, что и дата приема сотрудника на работу
если приняли сотрудника на стандартную пятидневку в понедельник, оформите новую трудовую в следующий понедельник
К формату даты, как и прежде, требований нет. Поэтому можете писать как «15.09.2021», так и «15 сентября 2021 года». Писать все числа только арабскими цифрами Порядок обязывает лишь в разделах

Слайд 16

Подпись владельца книжки
Достаточно одной подписи без расшифровки. Информация о том, кому принадлежит

книжка, есть выше
Прежде чем попросить сотрудника расписаться, сначала скажите, чтобы проверил, все ли сведения на титульном листе корректны. Именно для этого придумали данную графу

Слайд 17

Подпись ответственного
Когда сотрудник проверит информацию на титульном листе, проверьте все еще раз.

Если ошибок нет, ставьте свою подпись
Нашли ошибку — бланк придется уничтожить и оформить новый
Писать вместо подписи свою фамилию, больше не нужно. Проставлять подпись разборчиво Порядок не требует. Под реквизитом «подпись» понимают не только саму подпись, но и должность с расшифровкой подписи (п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

Слайд 18

Сведения о работе
Новшество — записи разрешено делать не только от руки, но и с помощью штампов. Теперь

сможете заказать, например, штамп со стандартной записью об увольнении по собственному желанию, штампы с предзаполненной информацией о приеме на работу и переводе на другую работу
Штампы можно комбинировать с записями от руки
Все записи, кроме записи о приеме на работу, нужно вносить в течение пяти рабочих дней — раньше срок составлял календарную неделю

Слайд 19

Опасный совет Минтруда
Заполнять трудовые можно будет не только от руки, но

и при помощи технических средств. Минтруд ответил на вопрос о том, что такое «перенос красителей» и какие технические средства можно использовать, чтобы заполнить трудовую книжку. Чиновники разъяснили, что можно будет использовать принтеры, чтобы печатать сведения в трудовой, письмо Минтруда от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976.

Слайд 20

Временный перевод признали постоянным. Образец

Слайд 21

Запись о работе по совместительству. Образец

Слайд 22

Запись об увольнении. Образец

Слайд 23

Сведения о награждении
Будете дополнительно указывать информацию о наградах от Президента, Правительства, федеральных и региональных

властей и органов местного самоуправления
Если сотрудник — член профсоюза, профсоюзные награды тоже зафиксируйте в трудовой книжке

Слайд 24

Дубликат
Непрерывный стаж указывать не нужно
Порядок не обязывает вас помогать сотруднику собирать документы для

дубликата трудовой. Исключение — если трудовую работника потеряли вы
Если сотрудник утратит трудовую книжку и попросит разослать запросы его прежним работодателям, чтобы оформить дубликат, можете ему отказать!

Слайд 25

Массовая утрата трудовых
Если работодатель массово потеряет трудовые книжки из-за чрезвычайных обстоятельств,

стаж работников установит специальная комиссия, которую создают чиновники в каждом субъекте РФ
В качестве документов, которые подтвердят стаж, примут справки СТД-Р и СТД-ПФР
Если справок нет, помогут два свидетеля, которые работали вместе с сотрудниками, чей стаж восстанавливает комиссия
Считать по СТД-ПФР стаж рискованно! В СТД-ПФР на сегодняшний день много ошибок: есть стаж по договорам ГПХ, нет стаж в период отпусков по уходу за ребенком некоторых работников

Слайд 26

Вкладыш
Трудовую дополняют вкладышем, который становится его неотъемлемой часть
Вшивать вкладыш необязательно
В качестве

документов, которые подтвердят стаж, примут справки СТД-Р и СТД-ПФР
Можете, как и раньше, вшивать вкладыш в трудовую, а можете крепить его к трудовой другими способами!
Если выдаете второй или следующий вкладыш и на титульном листе трудовой не осталось места для таких штампов, ставьте его на титульном листе первого вкладыша

Слайд 27

В какой срок выдавать бумажную трудовую при переходе на ЭТК –

письма Минтруда

Минтруд в 2020-м три раза менял свою позицию:
В феврале чиновники предложили выдавать трудовую в день, когда сотрудник подал заявления о переходе на электронную трудовую по аналогии с выдачей при увольнении согласно ст. 84. 1 ТК, письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150
В марте Минтруд решил, что отдать работнику трудовую книжку нужно в течение трех рабочих дней после того, как работодатель получит от сотрудника заявление, письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260
В августе чиновники вернулись к первоначальному мнению: даты, когда приняли заявление о переходе на ЭТК, и выдачи бумажной трудовой книжки должны совпадать, письмо от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933

Слайд 28

В какой срок выдавать бумажную трудовую при переходе на ЭТК -

Порядок

Выдать бумажную, если сотрудник решит перейти на ЭТК, следует в течение трех рабочих дней
Исключение — увольнение, тогда выдать трудовую нужно не позже, чем сотрудник уволится

Слайд 29

Запись о переходе на ЭТК. Образец

Слайд 30

Что не придется делать
Можно не знакомить сотрудников с записями в личной

карточке, которые перенесли из трудовых книжек
Трудовую книжку больше не придется заполнять в присутствии работника
Работник больше не будет ставить свою подпись под записью об увольнении

Слайд 31

Учет и хранение
Трудовые книжки по-прежнему нужно регистрировать в двух журналах. Однако правила

стали другими. Назвать их можно книгой или журналом по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книгой или журналом по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Формы книг вы можете разработать самостоятельно
Книги учета не нужно скреплять сургучной печатью или опломбировать

Слайд 32

Можно исключить
Должность
Место работы
Если переведете сотрудника на другую работу, информации об этом в книге учета

не будет — указывать должность и подразделение изначально бессмысленно

Слайд 33

Лучше добавить
Графу, в которой укажете причину, по которой выдаете трудовую книжку на руки.
Увольнение
Выбор

только ЭТК
Добавьте также дополнительные листы, где будете отмечать, когда выдали трудовые на руки сотрудникам, чтобы они оформили пенсии, и когда они вернули трудовые книжки вам обратно
Скачать образец от «Кадрового дела» https://e.kdelo.ru/Скачать образец от «Кадрового дела» https://e.kdelo.ru/910470

Слайд 34

Если старые Правила не скорректируют
Второй срок для внесения записей —

неделя
Знакомить с подписями в Т-2
Опломбировать или скреплять сургучной печатью приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых

Как работать с трудовыми книжками по новым правилам от Минтруда

Содержание

Статьи в журнале «Кадровое дело»:1. Как работать с бумажными трудовыми по

Нормативные документыПриказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка

Зачем Минтруд меняет правила ведения трудовыхПо данным ПФР на электронные трудовые

Нужно ли закупать бланки 2021 годаФорма, порядок ведения и хранения трудовых

Можно ли не применять старые правилаПравительство вправе определить перечень нормативных правовых

Титульный лист. Образец

Фамилия, имя, отчество и дата рожденияЗаполняем на основании:паспорта (ст. 65 ТК)временного

Военный билетПодтверждает личность и статус действующего военнослужащегоПринять его на обычную работу нельзя — только

Заграничный паспортЗагранпаспорт удостоверяет личность сотрудника, но лишь за границейЧтобы заполнить трудовую книжку на его

Водительское удостоверениеПодтверждает право на управление транспортным средствомНа его основании трудовую книжку тоже не заполняем

ОбразованиеЗаполняйте на основании дипломов и аттестатов, но теперь вносите записи об уровнях образования так, как

Профессия, специальность Заполняйте по прежним правилам, указывайте их на основании документов об образовании, квалификации или

Дата заполненияТрудовые книжки ведут на основных сотрудников, которые отработали в организации 6 дней

Подпись владельца книжкиДостаточно одной подписи без расшифровки. Информация о том, кому принадлежит

Подпись ответственногоКогда сотрудник проверит информацию на титульном листе, проверьте все еще раз.

Сведения о работеНовшество — записи разрешено делать не только от руки, но и с помощью штампов. Теперь

Опасный совет МинтрудаЗаполнять трудовые можно будет не только от руки, но