Организация оперативного хранения документов учреждения

Август 23, 2022

Главная
Юриспруденция
Организация оперативного хранения документов учреждения

Содержание

2. До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив документы предприятия состоят на оперативном хранении в
3. Доступ к шкафам (столам) с документами, состоящими на оперативном хранении, должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела
4. Эффективность организации оперативного хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Под
5. систематизацию заголовков дел; определение сроков хранения дел; согласование проекта номенклатуры дел предприятия; утверждение номенклатуры дел руководителем
6. Рис. 1. Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при разработке номенклатуры дел предприятия Хранение документов в
7. Заголовки дел группируются в разделы по функциональному признаку, например: «Переписка по договорам за текущий год», «Переписка
8. В дальнейшем номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному пересоставлению (уточнению) и переутверждению. В течение года в нее
9. Кроме того, один экземпляр передается для сведения в ведомственный (государственный) архив, с ЭК (ЭПК) которого производилось
10. Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (продолжение на следующем слайде) Хранение документов в организации
11. Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (начало на предыдущем слайде) Хранение документов в организации
12. Формирование и ведение дел предприятия — это неотъемлемый элемент работы по обеспечению оперативного хранения документов. Формирование
13. При формировании и ведении дел предприятия необходимо соблюдать следующие правила: В дела допускается помещать только исполненные,
14. 5. Не допускается помещение в дело: документов не в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также
15. Дела предприятия, состоящие на хранении, подлежат оформлению в соответствии с требованиями руководящих документов по ДОУ. Оформление
16. Порядок действий сотрудников службы ДОУ при оформлении дел временного и постоянного хранения предполагает (рис. 3): группировку
17. Рис. 4 Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при оформлении дел временного и постоянного хранения
18. Рис. 5 Форма внутренней описи дела Хранение документов в организации
19. Рис. 6 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Хранение документов в организации
20. 2.7.1.5 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив. Экспертиза ценности документов. Акт о выделении документов (дел)
21. В процессе деятельности служба ДОУ обязана обеспечивать не только отбор, учет, сохранность, качество обработки и использования
22. Экспертная комиссия осуществляет свои полномочия в соответствии с Положением об ЭК, утверждаемым руководителем предприятия. Заседания экспертной
23. Рис. 7 Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведении экспертизы научно-практической ценности документов и составлении акта
24. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения
25. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, передаются уполномоченными сотрудниками службы ДОУ на специализированные
26. Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению (продолжение на следующем слайде) Хранение
27. Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению (начало на предыдущем слайде) Хранение
28. Рис. 9 Примерная форма протокола ЭК о сдаче документов, подлежащих уничтожению, на переработку Хранение документов в
30. Скачать презентацию

Слайд 2

До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив документы предприятия

состоят на оперативном хранении в отделе хранения документов службы ДОУ. Хранение документов осуществляется в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Дела хранятся в оборудованных рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах (столах), обеспечивающих полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.
В целях повышения оперативности поиска документов на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Хранение документов в организации

1.1 Общие вопросы организации архивного хранения

Слайд 3

Доступ к шкафам (столам) с документами, состоящими на оперативном хранении, должны

иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдача документов, состоящих на оперативном хранении, другим сотрудникам предприятия производится под роспись и только на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

Хранение документов в организации

Слайд 4

Эффективность организации оперативного хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько

продумана номенклатура дел предприятия. Под номенклатурой дел понимают систематизированный в соответствии с потребностями предприятия перечень заголовков дел, содержащий сведения о сроках их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, а в конечном счете — для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними. Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при разработке номенклатуры дел предприятия предусматривает (рис. 1):
изучение требований документов, регламентирующих порядок и правила составления номенклатуры дел;
изучение содержания номенклатур дел структурных подразделений предприятия;

Хранение документов в организации

1.2 Составление номенклатур дел

Слайд 5

систематизацию заголовков дел;
определение сроков хранения дел;
согласование проекта номенклатуры

дел предприятия;
утверждение номенклатуры дел руководителем предприятия;
тиражирование номенклатуры дел предприятия;
последующее хранение и работа с номенклатурой дел предприятия (до момента ее пересоставления и переутверждения).
Номенклатура дел предприятия составляется уполномоченными сотрудниками отдела хранения документов службы ДОУ на основе сведений о составе номенклатур дел структурных подразделений предприятия. При составлении номенклатуры дел предприятия следует также руководствоваться сведениями о составе типовых и примерных номенклатур дел.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, формирование и ведение которых обусловлено характером деятельности предприятия.

Хранение документов в организации

Слайд 6

Рис. 1. Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при разработке номенклатуры

дел предприятия

Хранение документов в организации

Слайд 7

Заголовки дел группируются в разделы по функциональному признаку, например: «Переписка по

договорам за текущий год», «Переписка по персоналу», «Переписка с МНС» и т. п. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь номер. При образовании в деле нескольких томов номер дополняется отметкой о нумерации тома, например «Дело № 25, том 1 и т. д.
На этапе подготовки проект номенклатуры дел предприятия подлежит согласованию с экспертной (экспертно-проверочной) комиссией (ЭК, ЭПК) того ведомственного (государственного) архива, в который поступают документы предприятия по истечении сроков оперативного хранения, не подлежащие уничтожению. Согласованный проект номенклатуры дел предприятия утверждается его руководителем и вводится в действие, как правило, с 1 января.

Хранение документов в организации

Слайд 8

В дальнейшем номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному пересоставлению (уточнению) и переутверждению.

В течение года в нее могут вноситься необходимые уточнения, изменения и дополнения, заверяемые подписью начальника отдела делопроизводства службы ДОУ.
Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Контрольный (как правило, первый) экземпляр номенклатуры дел предприятия постоянно хранится в отделе хранения документов службы ДОУ, второй (третий и последующие) — используются в отделах службы ДОУ в качестве рабочих экземпляров.

Хранение документов в организации

Слайд 9

Кроме того, один экземпляр передается для сведения в ведомственный (государственный) архив,

с ЭК (ЭПК) которого производилось согласование проекта номенклатуры дел предприятия.
При необходимости выписки из номенклатуры дел предприятия передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.
Примерная форма номенклатуры дел предприятия представлена на рис. 2

Хранение документов в организации

Слайд 10

Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (продолжение на следующем слайде)
Хранение

документов в организации

Слайд 11

Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (начало на предыдущем слайде)
Хранение

документов в организации

Слайд 12

Формирование и ведение дел предприятия — это неотъемлемый элемент работы по

обеспечению оперативного хранения документов.
Формирование и ведение дел предусматривает:
группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
нумерацию листов документов, помещенных в дела;
ведение описей дел;
оформление (дооформление) дел (отдельных томов дел) при их закрытии.

Хранение документов в организации

1.3 Формирование и ведение дел

Слайд 13

При формировании и ведении дел предприятия необходимо соблюдать следующие правила:
В

дела допускается помещать только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Группировка документов в деле производится в пределах календарного года, за исключением переходящих дел.
Документы, относящиеся к решению одного вопроса, следует помещать вместе в последовательности: входящий документ, приложения к нему, документ, подготовленный во исполнение входящего документа, приложения к нему, другие (второстепенные) документы, имеющие отношение к ведению переписки по указанному вопросу.
Объем дела (отдельного тома) не должен превышать 250 листов, а толщина дела (тома) — 4 см.

Хранение документов в организации

Слайд 14

5. Не допускается помещение в дело:
документов не в соответствии с

утвержденной номенклатурой дел, а также не (полностью) исполненных и не оформленных надлежащим образом документов;
вместе с первыми (контрольными) экземплярами документов их копий, в том числе черновиков;
документов, подлежащих возврату;
брошюр и иных документов, имеющих металлические детали для скрепления листов (последние во всех случаях должны удаляться).

Хранение документов в организации

Слайд 15

Дела предприятия, состоящие на хранении, подлежат оформлению в соответствии с требованиями

руководящих документов по ДОУ.
Оформление дел включает:
первоначальное оформление (в день заведения дела);
оформление последующих томов дела (при формировании первого и последующих томов);
дооформление по истечении календарного года (за исключением переходящих дел);
дооформление при изменении режима хранения (например, при передаче дела временного хранения на постоянное хранение в ведомственный архив).
дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре;

Хранение документов в организации

1.4 Особенности оформления дел с различными сроками хранения

Слайд 16

Порядок действий сотрудников службы ДОУ при оформлении дел временного и

постоянного хранения предполагает (рис. 3):
группировку документов в деле в хронологическом порядке;
проверку соответствия содержания документов, включенных в
проверку правильности оформления и полноты (комплектности) включенных в дело документов;
проверку (присвоение, переоформление) нумерации листов в деле;
составление внутренней описи документов в составе дела;
оформление заверительной надписи дела;
уточнение заголовка дела;
дооформление реквизитов обложки дела.
В соответствии с требованиями ГСДОУ дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно не подшиваются (документы в них хранятся в скоросшивателях), листы в них не нумеруются.
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и форма внутренней описи дела приведены на рис. 4 и рис. 5

Хранение документов в организации

Слайд 17

Рис. 4 Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при оформлении дел

временного и постоянного хранения

Слайд 18

Рис. 5 Форма внутренней описи дела
Хранение документов в организации

Слайд 19

Рис. 6 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения

Хранение документов в организации

Слайд 20

2.7.1.5 Подготовка документов к передаче
в ведомственный архив. Экспертиза ценности документов.
Акт о

выделении документов (дел) к уничтожению.
Перевод документов (дел) на постоянное хранение

Хранение документов в организации

Слайд 21

В процессе деятельности служба ДОУ обязана обеспечивать не только отбор, учет,

сохранность, качество обработки и использования документов, состоящих на временном хранении, но и надлежащую подготовку и своевременную передачу этих документов в ведомственный (государственный) архив. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив включает:
проведение экспертизы ценности документов, включенных в дела;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической (научной, исторической и пр.) ценности.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, подлежащих переводу на постоянное хранение, на предприятии приказом руководителя формируется экспертная комиссия (ЭК), действующая на постоянной или временной основе.

Хранение документов в организации

Слайд 22

Экспертная комиссия осуществляет свои полномочия в соответствии с Положением об ЭК,

утверждаемым руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
Решения, принятые ЭК, подлежат утверждению руководителем предприятия.
Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведении экспертизы научно-практической ценности документов и составлении акта о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, предполагает (рис. 7):
изучение состава и содержания документов;
установление их научно-исторической и практической ценности;
полистный просмотр дел;
отбор документов (дел) на хранение;
составление акта о выделении документов (дел), не подлежащих передаче на хранение, для уничтожения;
рассмотрение и утверждение акта на заседании ЭК.

Хранение документов в организации

Слайд 23

Рис. 7 Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведении
экспертизы научно-практической ценности

документов и составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Хранение документов в организации

Слайд 24

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов

с указанием сроков их хранения путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия составляются описи документов, подлежащих переводу на постоянное хранение и акты о выделении документов и дел, не представляющих практической (научной, исторической и пр.) ценности, к уничтожению.
Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями соответствующих дел. Рассмотренные акты утверждаются руководителем предприятия.

Хранение документов в организации

Слайд 25

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, передаются уполномоченными

сотрудниками службы ДОУ на специализированные предприятия для переработки. Примерные формы акта о выделении документов (дел) к уничтожению и протокола ЭК о сдаче документов, подлежащих уничтожению, на переработку приведены на рис. 8 и рис. 9.
Порядок действий сотрудников службы ДОУ при переводе документов (дел) на постоянное хранение, предполагает:
поединичную передачу дел (документов) в соответствии с описями и номенклатурами дел;
передачу контрольных экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических картотек (в соответствии с заранее согласованным графиком);
оформление передачи документов (дел) по установленной на предприятии форме (по акту приема-передачи).

Хранение документов в организации

Слайд 26

Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению

(продолжение на следующем слайде)

Хранение документов в организации

Слайд 27

Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению

(начало на предыдущем слайде)

Хранение документов в организации

Слайд 28

Рис. 9 Примерная форма протокола ЭК о сдаче документов, подлежащих уничтожению,

на переработку

Хранение документов в организации

Организация оперативного хранения документов учреждения

Содержание

До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив документы предприятия

Доступ к шкафам (столам) с документами, состоящими на оперативном хранении, должны

Эффективность организации оперативного хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько

систематизацию заголовков дел; определение сроков хранения дел; согласование проекта номенклатуры

Рис. 1. Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при разработке номенклатуры

Заголовки дел группируются в разделы по функциональному признаку, например: «Переписка по

В дальнейшем номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному пересоставлению (уточнению) и переутверждению.

Кроме того, один экземпляр передается для сведения в ведомственный (государственный) архив,

Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (продолжение на следующем слайде)Хранение

Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (начало на предыдущем слайде)Хранение

Формирование и ведение дел предприятия — это неотъемлемый элемент работы по

При формировании и ведении дел предприятия необходимо соблюдать следующие правила: В

5. Не допускается помещение в дело: документов не в соответствии с

Дела предприятия, состоящие на хранении, подлежат оформлению в соответствии с требованиями

Порядок действий сотрудников службы ДОУ при оформлении дел временного и

Рис. 4 Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при оформлении дел

Рис. 5 Форма внутренней описи делаХранение документов в организации

Рис. 6 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

2.7.1.5 Подготовка документов к передачев ведомственный архив. Экспертиза ценности документов.Акт о

В процессе деятельности служба ДОУ обязана обеспечивать не только отбор, учет,

Экспертная комиссия осуществляет свои полномочия в соответствии с Положением об ЭК,

Рис. 7 Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведенииэкспертизы научно-практической ценности

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, передаются уполномоченными

Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению

Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению

Рис. 9 Примерная форма протокола ЭК о сдаче документов, подлежащих уничтожению,

Похожие презентации

систематизацию заголовков дел;
определение сроков хранения дел;
согласование проекта номенклатуры

Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (продолжение на следующем слайде)
Хранение

Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (начало на предыдущем слайде)
Хранение

При формировании и ведении дел предприятия необходимо соблюдать следующие правила:
В

5. Не допускается помещение в дело:
документов не в соответствии с

Рис. 5 Форма внутренней описи дела
Хранение документов в организации

2.7.1.5 Подготовка документов к передаче
в ведомственный архив. Экспертиза ценности документов.
Акт о

Рис. 7 Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведении
экспертизы научно-практической ценности