Политика о расходовании денежных средств компании на представительские, текущие и командировочные расходы

Мэнпауэр является Заявка на командирование. Заявку на командировку нужно заполнить в электронном виде, затем направить ее руководителю в эл.письме на согласование с копией Специалиста по организации деловых поездок в компании Мэнпауэр, Ириной Новиковой Irina.Novikova@ru.manpowergroup.com
Перечисление аванса: начисления производятся за несколько дней до направления сотрудника в командировку. Аванс может быть переведен раньше установленного срока, но только по запросу сотрудника. Об этом необходимо сообщить дополнительно в письме Специалисту по организации деловых поездок.
Аванс на зарубежные командировки перечисляется в рублях и рассчитывается по курсу ЦБ на день перевода.
В ответ на заявку Специалист по организации деловых поездок направляет сотруднику приказ о направлении в командировку (его нужно распечатать, подписать и приложить к авансовому отчету при его предоставлении).
После возвращения из командировки в течение 3-х рабочих дней необходимо заполнить авансовый отчет и выслать в оригинале вместе с приложенными к нему первичными документами (чеками, билетами, квитанциями и т.д.), а также подписанный приказ на командирование в компанию Мэнпауэр на имя Специалиста по организации деловых поездок заказным письмом, курьером или лично предоставить в компанию Мэнпауэр. Предварительно скан авансового отчета направить руководителю в эл.письме на согласование с копией Специалиста по организации деловых поездок.

отправления в командировку;
Страна, город командирования – город, куда Вы направляетесь;
Аванс – прописывается сумма необходимая для аванса на суточные, гостиницу и билеты (в случае, если Вы сами выкупаете), такси и прочие расходы.
Размер суточных на территории РФ составляет 1129,47 рублей.
Суточные в другие страны, Вы можете посмотреть во вложении на слайде №12.
Билеты, гостиницу и визы Вы так же можете оформить через Ирину Новикову. Для этого Вам необходимо заполнить графу «требуется».

затраты, Вам необходимо предоставить авансовый отчет. Он должен содержать:
Бланк авансового отчета
Кассовый чек
Документы где прописаны Ф.И.О и куда Вы отправляетесь.
Если вся информация пришла Вам на эл.почту, то к авансовому отчету необходимо
приложить данные документы и выписку из банка.
Также наш провайдер Аэроклуб оказывает помощь при оформлении визы. По всем вопросам касательно документов Вы можете обратиться к Фролову Юрию (его контакты указаны ниже). В копию письма необходимо ставить Специалиста по организации деловых поездок в компании Мэнпауэр.
Tel.: +7 (495) 744 1170 ( ext. 3718)
Fax:+7 (495) 744 1110
E-mail: Yuriy.Frolov@aeroclub.ru

Оформление визы

доход не включаются и, соответственно, не облагаются налогом на доходы командировочные расходы, а именно:
суточные в пределах норм (не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке),
фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно,
сборы за услуги аэропортов,
комиссионные сборы,
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (такси с чеком и указанием места отправления и назначения),
расходы по найму жилого помещения,
услуги связи (строго, при наличии детализации звонков и чеков)
получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз,
расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Не правильно оформленные расходы на такси, гостиницу, а также документально не подтвержденные расходы; гсм; некоторые категории представительских расходов: цветы, подарки, билеты на развлекательные мероприятия (театры, кино и т.д.), чаевые - включаются в доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%.

облагается 13% налогом.
Если вместо чека предоставляется типографская квитанция, сумма облагается 13% налогом.
С 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности, которые сформированы онлайн-кассой, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование;
порядковый номер;
дату, время и место (адрес) расчета;
наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП;
ИНН;
систему налогообложения продавца;
признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода);
наименование товаров, работ, услуг (если их можно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цену за единицу в рублях с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС плательщиком налога. ИП на спецрежимах, кроме тех, которые торгуют подакцизными товарами, не указывают в БСО наименование товара (работы, услуги) и его количество до 1 февраля 2021 года;
сумму платежа (с указанием НДС и суммы налога);
форму и сумму расчета наличными деньгами или в безналичном порядке;
должность и фамилию сотрудника, который оформил и выдал покупателю БСО. Исключение: расчеты через автоматические устройства в безналичном порядке в интернете;
регистрационный номер онлайн-ККТ;
заводской номер фискального накопителя;
фискальный признак документа;
адрес сайта ФНС России (www.nalog.ru), на котором можно проверить платеж;
абонентский номер или адрес электронной почты покупателя при передаче БСО в электронной форме или сайт, на котором такой документ можно получить;
адрес электронной почты продавца при передаче покупателю БСО в электронной форме;
порядковый номер фискального документа;
номер смены;
фискальный признак сообщения;
заводской номер автоматического устройства для расчетов, если оплату принимают через такое устройство;
QR-код;
место (адрес) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был расчет, – при расчетах с применением автоматических устройств.

Вашей подписью, датами, расходами
Расходы во время командировки (оригиналы чеков)
Если Вы летали в командировку на самолете, то необходимо приложить посадочные талоны со штампом! и электронные билеты. Если Вы ездили в командировку на поезде, то необходимо приложить электронные/печатные билеты. Если Вы ездили в командировку на такси, личном/корпоративном автобусе, автомобиле, мотоцикле, то необходимо в обязательном порядке приложить служебную записку.
Ваучер\чек\счет на гостиницу, если оплачивали гостиницу сами (оригинал)
Приказ с подписью, который высылается, после заявки на командировку.

Командировки заграничные

Бланк авансового отчета с Вашей подписью, датами, расходами
Расходы во время командировки (оригиналы чеков)
Посадочные талоны со штампом и электронные билеты, либо служебную записку (если использовали автомобиль)
Ваучер\чек\счет на гостиницу, если оплачивали гостиницу сами (оригинал)
Копии заграничного паспорта с 4 отметками о выезде (2 – российские, 2 – зарубежные)!!!
Приказ с подписью, который высылается, после заявки на командировку.
При проведении АО, бухгалтерия делает перерасчет валюты по курсу ЦБ на день проверки отчета.
При предоставлении выписки с банковской карты, где указана сумма расходов в рублях, компенсация затрат по чекам будет произведена на основании данного курса.

«наименование организации» - полное наименование компании «Мэнпауэр» (см. приказ о командировании).
В графе «Подотчетное лицо» - фамилию, имя, отчество.
В графе «Назначение аванса»:
если отчет за офисные расходы, то «офисные расходы»;
если отчет за представительские расходы, то « представительские расходы»;
если отчет за командировку, то «город, дата командировки».
На второй странице авансового отчета укажите перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты, чек за гостиницу, суточные, квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним:
Графа 1 – номер по порядку;
Графа 2 – дата документа;
Графа 3 – номер документа (например, суточные, питание, бензин, гостиница);
Графа 4 – сумма:
Если в рублях, то укажите в графе «в руб. коп.»;
Если в валюте, то в графе «в валюте», указав при этом вид валюты;
Если данные затраты оплачивала компания «Мэнапауэр», то укажите «безнал».
В графе «Итого» укажите получившуюся в итоге сумму.
Подпишите отчет и поставьте расшифровку подписи.
Пронумеруйте документы в порядке их указания в авансовом отчете (сверху на документе ручкой поставьте его номер).
На чистом листе бумаге степлером или клеем прикрепите документы, указанные в отчете.

сами проводите мероприятие.
Вы проводите деловые встречи с заказчиками/партнерами/коллегами.
Вы покупаете цветы, подарки, билеты на развлекательные мероприятия.
Авансовый отчет должен содержать:
Бланк АО с Вашей подписью, датами, расходами
Оригиналы чеков
Отчет о проведении мероприятия

расходов. В расходы на автомобиль может входить: гсм (бензин), мойка, покупка запчастей, стеклоомывателей и прочее.
АО на автомобильные расходы должны содержать:
Бланк АО с Вашей подписью, датами, расходами
Оригиналы чеков
К данным расходам могут относится: канцтовары, расходы на обучение, услуги связи, такси и прочее.
АО на офисные расходы должны содержать:
Бланк АО с Вашей подписью, датами, расходами
Оригиналы чеков, квитанций, договоров.

Авансовый отчет за текущие расходы

любом случае, даже если Вы не получали аванс до командировки или Ваши расходы нулевые.
Если офисные\представительские расходы были во время командировки, то необходимо приложить чеки и прописать их в том же бланке авансового отчета.
Под чеками и квитанциями понимаются первичные документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей, работ, услуг, а именно:
Квитанция к приходно-кассовому ордеру о внесении денег в кассу юридического лица;
Товарный и кассовый (фискальный) чек;
Счет, счет-фактура;
Накладная, акт приемки-передачи работ (услуг);
Документы обязательно должны содержать реквизиты организации (ИНН, адрес, наименование организации), даты, печать и сумму к оплате.

с 01.07.2019г.