Средства обработки и хранения документов

Сентябрь 3, 2022

Главная
Алгебра
Средства обработки и хранения документов

Содержание

2. Средства хранения, обработки и транспортирования документов
3. Средства хранения документов При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма
4. Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на
6. Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных
7. Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках
8. Классификация средств хранения документов Картотеки Плоские Вертикаль-ные Вращаю-щиеся Элеватор-ные С перфокар-тами Микрофиль-мов
9. Плоские картотеки: карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из под всех
10. Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно
11. Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки.
12. Вращающиеся картотеки – это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты
13. Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков)
14. Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой
15. Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопии документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы
16. СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться
17. Классификация средств транспортирования документов Средства транспортирования документов Грейферные транспортеры Ленточные транспортеры Лифтовые транспортеры Пневмопочта
18. Грейферные транспортеры - тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами
19. Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший
20. Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты
21. СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
22. Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов,
23. Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления
24. Штемпелевальные устройства (нумераторы) - служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и
25. Ламинаторы – машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения
26. Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания
27. Например, брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата А3 -А4, брошюрует до 100
28. Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг,
29. Листоукладочные машины - вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.
30. Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.
31. Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с
32. Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в
33. Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом
34. Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.
35. Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
37. Скачать презентацию

Слайд 2

Средства хранения, обработки и транспортирования документов

Слайд 3

Средства хранения документов
При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе

их хранения становится весьма актуальным.
Основными требованиями к системе хранения документов являются:
удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
удобство и простота поиска документов;
минимальный размер занимаемой площади;
невысокая стоимость.

Слайд 4

Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры,

которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.
Наибольший интерес представляют картотеки.

Слайд 5

Слайд 6

Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы,

папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенные в систематизированном порядке.

Слайд 7

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся

и др.
Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно.
Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.

Слайд 8

Классификация средств хранения документов
Картотеки
Плоские
Вертикаль-ные
Вращаю-щиеся
Элеватор-ные
С перфокар-тами
Микрофиль-мов

Слайд 9

Плоские картотеки:
карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей

карты выступал из под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.
Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

Слайд 10

Вертикальные картотеки
представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них

картами.
Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия.
Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др.
Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость;
недостаток - относительная трудность поиска карт.

Слайд 11

Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили

широкое применение подвесные вертикальные картотеки.
Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.

Слайд 12

Вращающиеся картотеки –
это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси,

в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами.
Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты.
Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек.
Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

Слайд 13

Элеваторные картотеки
представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных

к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора.
Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.

Слайд 14

Картотеки с перфокартами
на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий

механизированный поиск.
Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции.
При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель.
На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную.
Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды.
При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают.
С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5-6 признакам.

Слайд 15

Картотеки микрофильмов,
содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопии документов, позволяют

легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации.
Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке.
Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов.
Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.
Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин.
Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.

Слайд 16

СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или

другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Слайд 17

Классификация средств транспортирования документов
Средства транспортирования документов
Грейферные транспортеры
Ленточные транспортеры
Лифтовые транспортеры
Пневмопочта

Слайд 18

Грейферные транспортеры -
тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству;
перевозимые грузы крепятся

к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Слайд 19

Ленточные транспортеры
могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость

движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°.
Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута.
Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки:
документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом);
документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д.
Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители- карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

Слайд 20

Пневматическая почта
обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и

на большие расстояния.
Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе.
Например, пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П", "Магистраль" такие же патроны - на расстояние 400 м.

Слайд 21

СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Слайд 22

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов,

чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов.
Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей - шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки.
В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати.
Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Слайд 23

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы

с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты.
При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.
Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Слайд 24

Штемпелевальные устройства (нумераторы)
- служат для печатания на документах коротких цифровых

сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Слайд 25

Ламинаторы –
машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и

от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия.
Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка.
Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Слайд 26

Фальцевальные машины
устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по

заданному формату и аккуратного складывания их.
Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др.
Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Слайд 27

Например, брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата

А3 -А4, брошюрует до 100 страниц формата А4-А5, производительность до 1500 брошюр в час, имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки и может пробивать боковые отверстия под скоросшиватель.

Брошюровальные машины
устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок.
Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Слайд 28

Листоподборочные машины (коллаторы)
автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки,

например для последующего изготовления книг, брошюр и т.п.
Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема, при этом автоматически обрабатывать готовые блоки, и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Слайд 29

Листоукладочные машины
- вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

Слайд 30

Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой

и др.

Слайд 31

Переплетные машины выполняют:
скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми

пластинами;
переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Слайд 32

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на

листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.
Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

Слайд 33

Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания

и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer).
Виды уничтожителей:
офисные (продольная резка),
промышленные (перекрестная резка),
секретные (резка в бумажную пыль),
специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

Слайд 34

Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

Слайд 35

Средства обработки и хранения документов

Содержание

Средства хранения, обработки и транспортирования документов

Средства хранения документовПри наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе

Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры,

Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы,

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся

Классификация средств хранения документовКартотекиПлоскиеВертикаль-ныеВращаю-щиесяЭлеватор-ныеС перфокар-тамиМикрофиль-мов

Плоские картотеки: карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей

Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них

Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили

Вращающиеся картотеки – это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси,

Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных

Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий

Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопии документов, позволяют

СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВТранспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или

Грейферные транспортеры -тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и