Технология работы с документами

Сентябрь 3, 2022

Главная
Алгебра
Технология работы с документами

Содержание

2. Организация документооборота Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента их получения или создания
3. Различают три основных информационных документопотока: Документопоток входящих в организацию документов. Документопоток внутренних документов. Документопоток исходящих документов
4. Обработка документов, поступающих в организацию
5. Обработка исходящих документов
6. Обработка внутренних документов
7. Регистрация документов Регистрация документа – это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального
8. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности документов, устранение возможности потерь
9. При регистрации должны выполняться следующие правила: каждый документ регистрируется только один раз; регистрация документов осуществляется в
10. К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов: графики, наряды, заявки, разнарядки; сведения и информация, присланные
11. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер
12. Формы регистрации Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная; Журнальная форма используется в том случае, когда
13. Регистрация входящих документов Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой
14. Регистрация исходящих документов Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под
15. Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) Для визуального различия регистрируемых групп документов на регистрационные карточки могут наноситься
16. Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки
17. Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки
18. Примерное письмо-просьба (исходящее инициативное)
19. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа
20. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа
21. Примерное ответное письмо (входящее)
22. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа
23. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа
24. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа
25. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: 1. Автор (корреспондент): наименование организации, структурного подразделения или
27. Скачать презентацию

Слайд 2

Организация документооборота
Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента

их получения или создания до завершения выполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Слайд 3

Различают три основных информационных документопотока:
Документопоток входящих в организацию документов.
Документопоток внутренних документов.
Документопоток

исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир.

Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период составляет объем документооборота

Слайд 4

Обработка документов, поступающих в организацию

Слайд 5

Обработка исходящих документов

Слайд 6

Обработка внутренних документов

Слайд 7

Регистрация документов
Регистрация документа – это фиксация факта его создания или получения

путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал
Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Слайд 8

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
учета количества документов;
обеспечения сохранности

документов, устранение возможности потерь документов;
обеспечения возможности ведения контроля исполнения документов;
обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях.

Слайд 9

При регистрации должны выполняться следующие правила:
каждый документ регистрируется только один раз;
регистрация

документов осуществляется в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания;
порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы;
все документы регистрируются только в одном месте (в журнале, на карточках и т.д.);
все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии;
внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки;
входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Слайд 10

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
графики, наряды, заявки, разнарядки;
сведения

и информация, присланные к сведению;
рекламные материалы;
прейскуранты;
научные отчеты по темам, планы, программы;
поздравительные письма и пригласительные билеты;
формы статистической отчетности;
договоры;
отчеты.

Слайд 11

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации,

основу которой составляет порядковый номер документа Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

шифр подразделения

номер дела

порядковый номер

Слайд 12

Формы регистрации
Формы регистрации могут быть трех видов:
журнальная;
Журнальная форма используется в том

случае, когда в организацию поступает не очень большое количество документов
карточная;
Карточная форма является более удобной. При такой форме регистрации запись необходимый данных о документе производится в регистрационную карточку.
автоматизированная электронная (на компьютере).

Слайд 13

Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом

нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации входящих документов или регистрационно-контрольную карточку
Дата поступления документа проставляется в начале каждого рабочего дня. Дата регистрации является основным источником для выдачи справочной информации.

Слайд 14

Регистрация исходящих документов
Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в

левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Слайд 15

Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Для визуального различия регистрируемых групп документов

на регистрационные карточки могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю, с боку или по диагонали.

Слайд 16

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Слайд 17

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Слайд 18

Примерное письмо-просьба (исходящее инициативное)

Слайд 19

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Слайд 20

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Слайд 21

Примерное ответное письмо (входящее)

Слайд 22

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Слайд 23

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Слайд 24

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Слайд 25

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
1. Автор (корреспондент): наименование

организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа.
2. Наименование вида документа: заполняется в соответствии с наименованием вида документа.
3. Дата документа: записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа: переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления: переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления: номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа): переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция: переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения: проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа: переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела: переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

Технология работы с документами

Содержание

Организация документооборота Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента

Различают три основных информационных документопотока:Документопоток входящих в организацию документов.Документопоток внутренних документов.Документопоток

Обработка документов, поступающих в организацию

Обработка исходящих документов

Обработка внутренних документов

Регистрация документов Регистрация документа – это фиксация факта его создания или получения

Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности

При регистрации должны выполняться следующие правила:каждый документ регистрируется только один раз;регистрация

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:графики, наряды, заявки, разнарядки;сведения

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации,

Формы регистрацииФормы регистрации могут быть трех видов:журнальная;Журнальная форма используется в том

Регистрация входящих документов Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом

Регистрация исходящих документовДля исходящих документов дата и индекс документа проставляются в

Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) Для визуального различия регистрируемых групп документов

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Примерное письмо-просьба (исходящее инициативное)

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Примерное ответное письмо (входящее)

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:1. Автор (корреспондент): наименование

Похожие презентации

Организация документооборота
Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента

Различают три основных информационных документопотока:
Документопоток входящих в организацию документов.
Документопоток внутренних документов.
Документопоток

Регистрация документов
Регистрация документа – это фиксация факта его создания или получения

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
учета количества документов;
обеспечения сохранности

При регистрации должны выполняться следующие правила:
каждый документ регистрируется только один раз;
регистрация

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
графики, наряды, заявки, разнарядки;
сведения

Формы регистрации
Формы регистрации могут быть трех видов:
журнальная;
Журнальная форма используется в том

Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом

Регистрация исходящих документов
Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в

Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Для визуального различия регистрируемых групп документов

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
1. Автор (корреспондент): наименование