Работа с данными в MS Excel

РАБОТА С ДАННЫМИ В MS EXCEL

Понятие базы данных
Ввод, удаление, просмотр

ПОНЯТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

База данных – это таблица, состоящая из однотипных записей

Поля БД (столбцы):
Товар,
Количество,
Цена,
Сумма

Записи (строки)

Работа с любой базой данных заключается в
обработке информации (ввод, удаление,

MS Excel для работы с БД предоставляет:
команды меню Данные

ФОРМА

Добавлять, просматривать, удалять записи можно с помощью команды Форма
Добавление команды Форма…

НАСТРОЙКА ЛЕНТЫ МЕНЮ

Пример: ввод данных с помощью команды Форма

СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ

Для сортировки:
выделите любую ячейку базы данных;
выберите команду Данные / Сортировка;
настройте

Пример: сортировка по нескольким полям

Результат сортировки:

ПОИСК ЗАПИСЕЙ

Команда Фильтр позволяет выводить записи, удовлетворяющие условию.
выделите любую ячейку базы

Применение команды Фильтр

Пример: сложные критерии задаются с помощью логических связок: И, ИЛИ (команда

АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ КОМАНДЫ ИТОГИ

Команда Данные / Промежуточный итог позволяет

Пример
1. Отсортируем записи в списке по полю, на основе значений которого

СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ

Сводная таблица – наиболее сложный инструмент анализа данных в Excel.
Команда

Пример:
1. Выделите пустую ячейку на рабочем листе (где расположен список).
2. Выберите

5. Нажмите ОК. Программа откроет новый лист и поместит туда макет

Макет сводной таблицы:

Результат:

Сводная диаграмма:

Статическое копирование или перемещение данных
Связывание и внедрение данных (Технология OLE)

СПОСОБЫ ОБМЕНА

Приложения, между которыми происходит обмен данными называют:
приложение-приёмник и приложение-источник
≡
файл-источник и

СТАТИЧЕСКОЕ КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ

Самый простой способ – через буфер обмена:
в документе-источнике:

ТЕХНОЛОГИЯ OLE

OLE (Object Linking and Embedding) – технология связывания и внедрения

При редактировании связанный объект изменяется только при изменении файла-источника. Связывание объектов

Связывание данных особенно удобно в следующих случаях:
В документе-приемнике желательно показать только

СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА

Связывание и внедрение осуществляется с помощью команды Специальная вставка.
Способ:
В документе-источнике

Диалоговое окно Специальная вставка

ФОРМАТЫ ВСТАВКИ

Объект. Осуществляет внедрение объекта.
В данном случае при выполнении

Текст в формате RTF. Фрагмент при вставке в документ-приемник сохраняет форматирование

ВНЕДРЕНИЕ ДАННЫХ

Блок внедренных данных называется внедренным объектом.
В любой документ Office можно

Внедрение данных. 1 способ:
Документ-источник – Копировать (Вырезать)
Документ-приемник – Вставить / Специальная

Внедрение данных. 2 способ:
В документе-приемнике выбрать команду Вставка / Объект
Указать