Стилистические особенности деловой переписки

составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

должны быть исключительно констатацией фактов, например: Компания предлагает продукцию известных европейских производителей. Комиссия провела проверку и установила нарушения в системе учета товаров при их поступлении на склад предприятия.
2) Точность и четкость изложения мысли в текстах служебных писем достигаются в результате: применения терминологической лексики
3) В текстах писем следует избегать многозначности и использование непонятных терминов и иностранных слов.

В служебных письмах употребляются следующие формы изложения:
o от первого лица множественного числа: "просим прислать ...", "напоминаем, что...", "сообщаем, что...";
o от первого лица единственного числа: "прошу рассмотреть...", "считаю необходимым...", "предлагаю...", если письмо составлено на бланке должностного лица

лицу, местоимение "Вы" и все его варианты ("Ваш", "Вас", "Вам", "Вами") следует писать с большой буквы
Без личных местоимений, как правило, составляют письма, адресованные учреждению, например:
Просим рассмотреть наши предложения... Направляем замечания к проекту..
5) Текст письма не следует начинать с названия учреждения (Министерство юстиции Украины направляет..., ЗАО "Луч" предлагает...), поскольку служебные письма составляют на бланке, где уже указано полную, а иногда и сокращенное название учреждения.

Просим Вас рассмотреть наши предложения... Направляем Вам проект постановления... Выводы, сделанные Вами...

просьб и т.д.) к письмам включают ссылки на нормативно-правовые акты, например:
В Соответствии со ст. б Закона Украины "О электронные документы и электронное документооборот"...
В Соответствии с п. 4.5.4. Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 за № 497/5598...

получателей (адресатов) деловых писем);
устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
максимально нейтральный тон изложения;
точность и ясность, исключающие непонимание или двоякое толкование содержания письма;
лаконичность изложения содержания.

причастных и деепричастных оборотов и других осложняющих конструкций.
Отдавайте предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.
Применяйте устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.
Не навязывайте адресату содержанием (или подтекстом) документа ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру».
Если Вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы невозможно, не начинайте письмо с констатации отказа – сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к вопросу можно вернуться.
Проявляйте дипломатию в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение просьбы стоило Вам известного труда, в противном случае Вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам