Основы документирования

Законодательная и нормативная правовая база
Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, Мн., 2005
Альбом унифицированных форм

Ответственность за организацию делопроизводства и архивоведения, соблюдение установленных правил и порядка

Основная задача руководителя

Общие требования к оформлению документов

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Применяются форматы бумаги А3, А4 и А5.
При

Общие требования к оформлению реквизитов на ПК

При оформлении реквизитов документов применяют

При оформлении реквизитов документов используют интервальность:

Примеры применения
интервальности для ПК:
Управление культуры
точно

Установка
минимальной
интервальности:
Меню:
Формат:
Абзац

Положение табулятора – унифицированная точка машинописного поля для размещения конкретного реквизита

16 см

А4 альбомной ориентации

8

Примеры
оформления
реквизитов

20 мм

20 мм

Изображение Государственного герба
Республики Беларусь

30 мм

8-10

0 положение табулятора (граница левого поля)
Отдел образования
администрации
Октябрьского района
г.Могилёва
Государственное
учреждение образования
«Средняя школа

0 положение табулятора (граница левого поля)
О приеме на работу
Иванова П.Л.
заседания

0 положение табулятора (граница левого поля)
СОГЛАСОВАНО
Директор
учреждения
«Государственный архив
общественных объединений»
_________ И.О.Фамилия
00.00.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания

2 положение табулятора (4 см от левого поля)

Регистрационный индекс
Примеры:
№ 02-10/123 -

6 положение табулятора (12 см от левого поля)

Расшифровка подписи в

Общие требования к оформлению текста
многостраничного документа

Текст печатают через 1 интервал;
абзацный

Таблица – способ унификации текста документа
Заполнение таблицы может выполняться шрифтом

ОРГАНИЗАЦИЯ
работы с бланками

Изображение Государственного герба
Республики Беларусь

Государственные организации обязаны изготавливать документы на бланках

Обеспечение
сохранности
гербовых бланков

Списание гербовых бланков производится комиссией по акту
Испорченные бланки возвращаются исполнителями ответственному лицу
Испорченные

Оформление отдельных видов документов

Справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения
на заседаниях

Общие требования
к составлению и оформлению протоколов

Протокол составляется и оформляется избранным

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания педагогического совета собрания трудового коллектива заседания совета учреждения образования

Председатель – И.О.Петров
Секретарь – И.О.Иванова

Присутствовали

Присутствовали: Арбузов И.О., Боброва И.Е., Семёнова И.О.,
Трифонова И.О., Юркова

Приглашённые

Приглашённые: Арбузов И.О.(заведующая сектора делопроизводства государственного архива), Боброва И.Е.(архивист государственного архива)
Или
Приглашённые–

Повестка дня:

Повестка дня:
1. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка.
Сообщение

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

заседания
педагогического совета
Председатель – И.О.Фамилия
Секретарь – И.О.Фамилия
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.,

Повестка дня:
1. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка.
Сообщение

2. СЛУШАЛИ:
Васильеву М.М.– Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Скворцова И.О. - ….
РЕШИЛИ:

По административно-
хозяйственной работе

5 лет

-к

-л

Краткое содержание, выраженное с помощью
отглагольного существительного в предложном падеже; начинается

Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
которое пишется прописными буквами от границы левого

О внесении изменений
в состав экспертной комиссии
В целях совершенствования организации работы экспертной

О приеме на работу
Петрова И.О.
1. ПРИНЯТЬ:
ПЕТРОВА Ивана Олеговича на должность

по личному составу
1. ПРИНЯТЬ:
ПЕТРОВА Ивана Олеговича на должность заведующего архивом 20.10.2010

О предоставлении
отпуска Петрову И.О.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
1. ПЕТРОВУ Ивану Олеговичу, архивисту, трудовой отпуск 20.10.2009

Администрация государственного учреждения образования просит Вас оказать содействие в разработке номенклатуры

Администрация государственного учреждения образования просит Вас оказать содействие в разработке номенклатуры

АКТ

Основание: приказ начальника отдела образования администрации Октябрьского района г.Могилёва от 15.04.2010

При сдаче-приёме дел установлено:
Утеряно дело «Приказы директора учреждения образования по основной

5. 18 (восемнадцать) личных дел специалистов учреждения образования по книге учета

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В первой части указывают причины, основания для составления докладной записки, приводят

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить трудовой отпуск 20.06.2012 за 2011-2012 учебный год на 30

Прошу принять на работу в должности методиста 30.09.2012 по контракту сроком

Оформление дел

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.
Листы внутренней

Дело подшивается
на 4 прокола
в твердую картонную обложку.

Подшивка дела

При подготовке

ДЛЯ ПОДШИВКИ ДЕЛ НЕОБХОДИМЫ:
КАНЦЕЛЯРСКАЯ ДРЕЛЬ,
ШИЛА, НОЖНИЦЫ, ИГЛЫ,
ПРОЧНЫЕ ХЛОПЧАТОБУМАЖНЫЕ НИТКИ.

1 -1,5см

Макет
прошивки
на 4 прокола

8 см

Нумерация
листов

Все листы в делах,
кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются

Составление листа-заверителя

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их

В деле подшито (вложено) и
пронумеровано 100 (сто) листов
в том числе:
литерные номера:

Подписываем обложку дела

Ф.№ ____________ Оп.№ ___________ Д.№ ____________ заполняется карандашом