Документационное обеспечение управления

Документ - это

информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее

Информационный документ / document (существительное)
Записанная информация или объект, с которым можно

Официальный документ / record

Документ, составленный или полученный отдельным лицом или организацией

Задачи делопроизводства

Создание документов

Регистрация и контроль исполнения

Продвижение документов

Систематизация и хранение

Основные задачи делопроизводства

Составляющие нормативной базы делопроизводства

Нормативная база делопроизводства

Законодательные и правовые акты РФ

ГОСТы

Нормативные документы

Классификаторы

ГСДОУ

Типы классификаторов

Классификаторы

Классификаторы информации об управленческих документах

Классификаторы информации об организационных структурах

Классификаторы информации

Классификация документа по характеру связей

Внутренние документы управления

Приказы
Протоколы и решения
Акты
Докладные записки
Справки

Классификация управленческих документов

Управленческие документы

Организационные

Распорядительные

Информационно - справочные

Документы по личному составу

Документы по личному составу

Основные сведения
Резюме
Заявления
Приказы по личному составу
Командировочное удостоверение
Другие документы

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции

Примерные

Типовые

Индивидуальные

Классификация документов по содержанию

Документы

Первичные

Сводные

Классификация документов по типу носителей

Документы

Бумажные

Электронные

Основные требования к оформлению документов

Правила составления документов
Язык документов
Правовая охрана документов

Документооборот на предприятии

Руководитель

Секретарь

Структурное подразделение

Архив

Структурное подразделение

Направление в дело

Исходящий

Входящий

Доклад

Производственная задача

Организация документооборота

Представление о документообороте
Обработка входящих документов
Обработка исходящих и внутренних документов
Регистрация и

Документопотоки предприятия

Документы

Внешние

Внутренние

Исходящие

Внешние связи предприятия

Предприятие

Внешняя среда

Вышестоящие органы

Контролирующие органы

Смежные предприятия

Решения

Акты, протоколы, заключения

Отчеты

Законы, указания, рекомендации, нормы

Приказы, задания

Вышестоящие органы

Администрация

Службы контроля

Службы управления

Исполнители

Службы делопроизводства

Служебные

Маршрут входящего документа

Входящий документ

Экспедиционная
обработка, реги-
страция входя-
щих

Внешний мир

Секретари,
экспедиция

Снятие с
контроля

Архив

Рассмотрение,
резолюция

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

экспедиционной обработке;
регистрации;
рассмотрению руководством и выдаче резолюции;
ознакомлению в

Маршрут исходящего документа

Исходящий
документ

Корреспонденты

Регистрация,
контроль за
сроками ис-
полнения

Снятие с
контроля,
регистрация
исходящего
документа,
экспедиционная
обработка

Секретари,
экспедиция

Задание по
подготовке
документа

Утверждение

Исполнение,
подготовка
документа

Согласование

Руководители

Исполнители

Основные процедуры обработки исходящих документов:

разработка проекта документа в структурном подразделении;
согласование проекта

Внутренний документооборот

Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы.

Маршрут внутреннего документа

Регистрация,
контроль за
сроками
исполнения

Архив

Задание по
подготовке
документа

Утверждение

Исполнение,
подготовка
документа

Согласование

Работа с
копией
документа

Секретари,
экспедиция

Руководители

Исполнители

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:

подготовка проекта внутреннего документа;
обеспечение

СЭД

СЭД объединяет 3 важнейшие ИТ:

Управление документами, включая их создание, рецензирование, редактирование

Классы систем в ЭДО

Системы управления электронными документами (СУД) - DMS (Document management systems).

Document Management System (DMS)-

системы управления документами (СУД), средства систематизации доступа к

Основные задачи, для решение которых предназначается СУД:

Создание и ведение единого электронного

Продолжение:

Обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписки

Обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов

Управление над документами созданными в разных прикладных программах для персональных

СУД. Продолжение 1

Обеспечение пользователей мощными функциями поиска по информации карточек. Они

Защита документов обеспечивается соответствующими расширенными функциями проверки пароля, прав доступа к

СУД. Продолжение 3

Интегрированные СУД связывают карточки документов с их физическими файлами

Классификация СУД

Ad-hoc - Системы электронной почты с расширенным функционалом
АСКИД - автоматизированные

Ad-hoc

Системы этого класса предназначены для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества

В систему входит две подсистемы : электронная почта и база данных.
Функционал

AD-HOC

Отправка документов как индивидуальному адресу, так и группе адресатов (через групповой

Поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого тематического рубрикатора.
Просмотр найденной информации и

AD-HOC Функционал работы с базой данных (продолжение):

Просмотр БД с фрагментами

Недостатки системы AD-HOC

архитектура не предназначена для работы с большим количеством документов.

Системы класса «АСКИД»
автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой применяются

Системы класса АСКИД должна обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма

Регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование

продолжение

Поиск документов и получение статистических отчетов;
Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения

Groupware-

программное обеспечение для рабочих групп, средства организации электронного взаимодействия исполнителей,

Groupware -
это системы, поддерживающие неформализованную последовательность обработки документов участниками процесса
предназначенные для

Groupware

ориентированы на проект и взаимодействие небольшой или средней группы сотрудников, совместно

Функции систем на примере «Group Wise 4.1» от фирмы Novell.
Пересылка электронной

Groupware

Индивидуальное календарное планирование;
Согласованное календарное планирование групповой работы;
Планирование совместно используемых ресурсов;
Планирование и

Docflow -

Ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются

Docflow

Обработка, исполнение и продвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному

- предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в

Пример docflow

- «1С: Документооборот», это дальнейшее развитие «1С: Электронной почты» и

«1С: Документооборот»,

Облегчение работы конечных исполнителей за счет автоматизации большинства операций по

При использовании компоненты «Сервер документов» позволяет:

проектировать запросы и разрешать их использование

Work-flow System-

системы автоматизации деловых процедур (АДП), средства проектирования и организации

Workflow -

Поток работ или деловых процессов, при котором документы, информация или

Workflow

Предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные

включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ

В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия:

Деловой процесс (Business Process)

Деловая процедура – это неделимый логический этап делового процесса;
Описание процесса -

Базовые понятия workflow

Данные – информация, которая необходима для осуществления действия;
Правила маршрутизации

Выделяют несколько видов маршрутизации:

В зависимости от порядка следования активизируемых процедур:
Последовательная маршрутизация;
Параллельная

В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:
Жесткая маршрутизация;
Свободная маршрутизация;
Гибридная маршрутизация;

Инструменты – специализированные информационные системы, обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно

Каждая система workflow должна обеспечивать решение трех следующих задач:

Разработка и описание

Где применяются системы класса Workflow ?

Применяются для средних и

Системы «workflow», внедряют чтобы решить определенные задачи, к ним можно отнести:

Задачи workflow

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации.
Обеспечение кадровой гибкости

Оптимизация бизнесс-процесов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Исключение бумажных

Full Text System

полнотекстовые базы данных . С их помощью осуществляется

Поиск документов

Поиск осуществляется нахождением документа по двум принципам:
по атрибутам документа

Поиск документов

Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы. Поисковый

Для того, чтобы осуществлять поиск документов, нужно создать информационно-поисковый язык (ИПЯ),

В сфере поиска документов определены следующие понятия:

Релевантность – степень соответствия найденного

Полнота поиска – доп. параметр, показывающий, какова доля (или процент) найденных

Классификация методов поиска документов:

Индексный (двоичный)

– применяется в структурированных БД. В таких методах слова интерпретируются

Морфологический поиск

– т.е. поиск опирающийся на знание морфологии языка, поскольку в

Подразделяют два способа морфологического поиска:

Бессловарный метод - в процессе поиска ,

Поиск по логической комбинации слов

– поиск осуществляется по нескольким словам, т.к.

Long-term Storage-

специализированное оборудование и программное обеспечение для долговременного хранения данных

Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры Следует обратить внимание на следующие аспекты:

система

Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры (продолжение)

совместима ли система с другими технологиями

Примеры систем

Lotus — один из лидеров рынка систем электронной почты и

Функциональные возможности платформы Documentum 4i

Поддержка различных форматов данных
Обработка графических образов

Использование системы Documentum 4i в качестве платформы для автоматизации управления документами

Documentum 4i

функционирование в различном аппаратном и программном окружении — поддержка разных

Главные характеристики системы "Кодекс: Документооборот" заключаются в следующем:

1. Готовые решения для

Основные функциональные подсистемы «Кодекс: Документооборот»

Служебная корреспонденция
Контроль исполнения документов
Письма и обращения граждан.

Функции подсистемы «Служебная корреспонденция»

Регистрация входящих и исходящих Д
Формирование соответствующего дела на

Функции подсистемы «Контроль исполнения документов»

Регистрация контрольных Д, заданий, исполнителей, рассылка контрольных

Функции подсистемы «Письма и обращения граждан»

Ввод данных о заявителях
Регистрация обращений и

Как показывает практика данный продукт прекрасно зарекомендовал себя в следующих структурах:

юридических

Основные возможности и преимущества

удобная организация работы с документами;
максимально низкая вероятность потери

Функциональные возможности системы DOCS Fusion заключаются в следующем:  

регистрация документов и поручений;
работа с