Анализ среды и системы в целом. Структурный анализ. Логический анализ. Тема 2

Анализ среды и системы в целом

ее решения

Проблема – расхождение между желаемым и действительным состояниями.
Проблема может быть потенциальной (угроза перехода в будущем в неудовлетворительное состояние).

«Отсутствие автоматизированных средств поддержки процесса обработки заявки»

Отправной точкой должна служить проблемная ситуация:
Проблемная ситуация — такая ситуация, когда неудовлетворительность существующего положения осознана, но неясно, что следует сделать для его изменения

Неправильно

Почему?

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

Задача этапа – выявить комплекс проблем

системного анализа первоначальная формулировка уточняется, дополняется, видоизменяется

2. Проблема формулируется субъективно
Необходимо подтверждение, действительно ли существует проблема.
Нужны другие точки зрения

Причины:
1. Проблема связана с другими проблемами
Проблематика – комплекс взаимосвязанных проблем («клубок проблем»), связанных с проблемой, подлежащей решению.
Превращение проблемы в проблематику вызвано:
- сложностью проблемосодержащей системы (множество подсистем);
сложностью окружающей среды (множество заинтересованных лиц и множество влияющих факторов).

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

т.е. оценить свойства системы (свойства результата деятельности системы, свойства самого процесса и т.д.).

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

Виды анализа:
анализ требований акторов;
сравнительный анализ;
ретроспективный анализ.

Свойства системы можно задать в виде значений параметров

Если свойство оценивается как неудовлетворительное, то фиксируется проблема

лиц), затрагиваемые проблемной ситуацией, заинтересованные в устранении проблемы.

П И Р С

Собственники
Руководители
Исполнители
Пользователи
Поставщики

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

Собственники

Поставщики

Пользователи

Руководители

Исполнители

проблемы (с разных точек зрения) и учесть интересы всех участников проблемной ситуации.

В список акторов помимо лиц, связанных с проблемосодержащей системой (являющихся ее частью), нужно включить представителей проблеморазрешающей системы – тех, которые будут устранять проблему.

Могут быть «безмолвные» акторы:
Будущие поколения;
Прошлые поколения, оставившие нам культуру ;
Окружающая среда.
В случае недоступности актора его интересы выражает представитель.

Акторы могут быть поделены на два типа: обязательные и желательные. Требования обязательных акторов следует получить непосредственно от них, требования желательных могут быть выявлены косвенно (без личного участия)

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

с «идеалом».
Критерии оценки для разных групп акторов могут быть разными:
пользователи – результат деятельности и удобство взаимодействия с системой, собственники – финансовый результат,
руководители – эффективность деятельности,
исполнители – условия работы.

Раздел 2. Стадия анализа

Оценки могут быть лингвистическими или в виде баллов.
Опрашиваемые могут добавить свои критерии (дополнительно указать, что не нравится)

АНКЕТА
1. Оцените качество услуги:
отличное
хорошее
удовлетворительное
плохое
очень плохое
2. Оцените удобство обслуживания:

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

оценка
qi - i-тая оценка (5,4,3,2,1)
vi - вес – доля опрошенных, давших i-тую оценку (0.05, 0.1, 0.4, …)

Раздел 2. Стадия анализа

После проведения опроса мнения обрабатываются для выявления обобщенного мнения.

По результатам делаются выводы о наличии проблем.

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

образцами).
Цель – выявить сильные и слабые стороны системы.

Раздел 2. Стадия анализа

Примеры аналогов для различных проблемосодержащих систем:
для компании – компании-лидеры в этой же отрасли (конкуренты);
для бизнес-процессов – аналогичные процессы в других компаниях;
для региона (сферы деятельности) – другие регионы (аналогичные сферы).
Следует выбирать приблизительно равные по размеру системы,
с лучшими показателями.
Можно сравнивать также со средними значениями по группе систем.

Необходимо использовать объективные показатели.
Желательно использовать удельные показатели, например:
- затраты на 1 руб. объема отгруженной продукции,
- потребление энергоресурсов населением на 1 чел. (на 1 кв. м жил. площади).

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

в целом

Визуализация результата сравнения – в виде диаграмм:
столбиковых;
лепестковых («паутина» )

использованы как образец при выработке решений по устранению проблем.

По результатам сравнения определяются слабые и сильные стороны системы.
Слабые стороны включаются в список проблем.

В теории и практике менеджмента подобный метод улучшения деятельности организации посредством изучения того, как компании-лидеры выполняют похожие операции, называется бенчмаркинг (benchmarking). Он включает:
- сравнение бизнес-процессов компании с лучшими эквивалентными процессами;
определение организаций, имеющих наилучшие показатели процессов;
изучение процессов выбранных организаций для того, чтобы определить, почему они функционируют лучше.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

закономерности функционирования системы

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

Трендовый анализ – построение тренда (аппроксимирующей, сглаженной кривой):
формируется временной ряд - числовые значения показателя, расположенные в хронологическом порядке;
выбирается тип линии тренда (линейный, экспоненциальный, полиномиальный и т.д.) и параметры тренда;
строится тренд.

позволяет выявить потенциальные проблемы.

Интерпретировать тренд можно по следующим показателям
Длительность. Чем больше длина временного ряда (количество наблюдений), тем надежнее тренд.
Угол наклона (для линейного тренда). Чем больше угол наклона, тем сильнее выражена тенденция роста/снижения анализируемого показателя.
Точность аппроксимации. Чем ближе данные к прямой, тем более точной является модель.
Помимо тренда анализируют также сезонную составляющую - выделяют периодически повторяющуюся компоненту временного ряда

На основе интерпретации делаются выводы о негативных и позитивных тенденциях.
Негативные тенденции включаются в список проблем.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

системы в целом

Требования к системе со стороны объектов микросреды выявляются в ходе анализа требований акторов (стейкхолдеров).
Под анализом окружающей среды будем понимать именно анализ макросреды.

Окружающая среда подразделяется на микро- и макро- среду:
Микросреда — объекты, непосредственно связанные с системой (поставщики, потребители, партнеры, собственники).
Макросреда – факторы общественной жизни, оказывающие влияние на систему

система

Для выделения факторов макросреды можно использовать PEST-анализ (STEP-анализ) , применяемый в маркетинге.

целом

Политико-правовые факторы: устойчивость власти, законодательство, гос.регулирование, налоговая политика

социально-культурные факторы:
демография,
привычки потребления, уровень жизни, отношение к труду

экономические факторы:
инфляция, курсы валют, ставка рефинансирования центробанка;

технологические факторы: новые продукты, инновации, новые технологии, развитие информационных технологий;

систему.

Можно также оценить силу влияния каждого фактора и глубину (вероятность) изменения фактора (в баллах) и посчитать оценку влияния

Могут быть добавлены другие группы факторов, например Environmental – географические (территориальные) факторы: климат, экология, транспортная инфраструктура

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

Исследуются изменения (вероятные изменения) факторов, оказывающие влияние на систему:
позитивные изменения (возможности);
негативные изменения (угрозы).

2 Стадия анализа

Тема 2.1. Анализ среды и системы в целом

Преиму-щества системы

Недостатки системы

Внешние факторы, помогаю-щие улучшить положение

Внешние факторы, представ-ляющие угрозу

целом

1.Высокий уровень обслуживания
2. Опыт работы

1.Отсутствие мотивации
2. Узкий ассортимент услуг

1. Ненасыщенность рынка
2. Высокий спрос

Сильные стороны

Слабые стороны

Возможности

Угрозы

Высокий уровень инфляции

Сильные и слабые стороны – это оценки состояния самой системы. Выявляются на основе анализа требований акторов, сравнительного, ретроспективного анализа

Возможности и угрозы – это внешние факторы.
Выявляются на основе анализа макросреды (PEST-анализа)

мест» (подсистем - источников проблем).

Последовательность выполнения этапа:
Декомпозиция системы – построение модели состава проблемо-содержащей системы в виде иерархии подсистем ;
Описание подсистем – составление классификаторов элементов и параметров;
Описание взаимосвязей между подсистемами – построение модели структуры в виде иерархии диаграмм связей подсистем;
Оценка состояния подсистем, выявление подсистем – источников проблем.

Раздел 2 Стадия анализа

Тема 2.2. Структурный анализ

выполняться разными способами:

Выделение подсистем с однородными элементами (персонал, оборудование, материалы, документы).
Сложно показать взаимодействие разных групп элементов.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.2. Структурный анализ

Выделение подсистем по функциональному признаку.
Для каждой функции выделяются все элементы, которые используются при ее выполнении или являются результатом ее выполнения.
Этот подход предпочтительнее.

используются основания декомпозиции – признаки расчленения.
Стандартные основания декомпозиции:

жизненный цикл управления – выделение функций управления (планирование, организация, руководство, контроль).

технологические этапы – выделение подсистем, соответствующих отдельным работам (операциям), предусмотренным технологией;

виды обеспечивающей деятельности – выделение функций, связанных с поддержанием ресурсов (обслуживание оборудования, зданий, компьютерных сетей, управление персоналом, документооборот);

жизненный цикл производства – выделение функций, составляющих жизненный путь продукта (по этапам – от замысла до утилизации продукта);

виды конечных продуктов – выделение подсистем, производящих различные конечные продукты (оказывающих различные виды услуг);

слушателей

Организация занятий

Проведение занятий

Прием заявок

Прием оплаты

Выдача сертификатов

Заключение договора

Деятельность системы декомпозируется на все более мелкие функции

Курсы по направлению X

Курсы по направлению Y

Техническое обеспечение

Информационное обеспечение

Основная деятельность

Обеспечивающая деятельность

объекта декомпозиции

КОНЕЦ

да

нет

Формулируется область анализа, например, деятельность проблемосодержащей системы

Определяется актор, в интересах которого выполняется весь анализ.

Выбирается наиболее подходящее основание декомпозиции (формальная модель)

Формальная модель наполняется содержанием с учетом области анализа и точки зрения, выделяются подсистемы

Подсистемы нижнего уровня проверяются на элементарность

Выбирается подсистема, которая нуждается в дальнейшей декомпозиции

Раздел 2 Стадия анализа

Тема 2.2. Структурный анализ

выделяться более или менее самостоятельные подсистемы: связи между подсистемами должны быть минимальными, внутри подсистем – максимальными.

На каждом шаге декомпозиции должны выделяться подсистемы, которые не включают друг друга

На каждом шаге декомпозиции должна быть получена относительно полная совокупность подсистем

Принципы декомпозиции:

При применении стандартного основания декомпозиции для конкретной системы состав подсистем, составляющих основание декомпозиции, конкретизируется

энергоресурсов в регионе:
виды энергоресурсов (электроэнергия, тепловая энергия, топливо);
сферы потребления (промышленность, транспорт, жилищный сектор).
Подсистемы могут формироваться путем комбинирования:

Электро-энергия

Тепловая энергия
Топливо

Промыш-ленность

Жилищный сектор
Транспорт

Потребление э/э в промыш-ленности

Потребление т/э в промыш-ленности

Потребление э/э в жилищ-ном секторе

Потребление топлива в жилищ-ном секторе

Потребление т/э в жилищ-ном секторе

Потребление топлива на транспорте

Виды энергоресурсов

Сферы потребления

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.2. Структурный анализ

процесс, работа, преобразование, действие: изготовление продукта, обработка заказа

предметы деятельности (ПД) – элементы, подвергающиеся обработке:
сырье, материалы,
заявка

конечные продукты (КП) – результат преобразования:
изготовленный продукт, выполненная услуга,
обработанная заявка

средства деятельности (СД) – элементы, используемые в процессе обработки:
станок, инструмент, компьютер, помещение

Исполнители (И) – элементы, осуществляющие преобразование:
рабочий, цех, продавец

Регламент деятельности (РД) – информация, как происходит преобразование:
план, проект, инструкция

функции составляется структурированное описание – ПД, КП, СД, И, РД .Детальность описания возрастает при переходе от верхних уровней к нижним.

S0

S1

S2

S3

S4

S11

S12

S 13

модели лучше отображать связи между подсистемами, полученными в результате декомпозиции одной материнской подсистемы, на отдельной диаграмме.

Модель состоит из набора иерархически связанных диаграмм:
диаграмма S-0 содержит блок S0;
диаграмма S0 – блоки S1, S2, S3;
диаграмма S1 – блоки S11, S12, S13, S14;
диаграмма S14 – блоки S141, S142, S143, ….
Если декомпозировать блок S2, то можно создать диаграмму S2, содержащую блоки S21, S22, S23
и т.д.

Диаграмма S-0

Диаграмма S0

S0

S1

S2

S11

S12

S13

S14

Диаграмма S1

Диаграмма S14

S141

S142

S143

S144

S145

S146

Для нумерации подсистем используется код Дьюи: к номеру родительской диаграммы добавляется номер подсистемы

одного блока может являться входом (ПД) другого.
Один и тот же КП может поступать в несколько блоков.
Вход (ПД) блока может поступать из среды – от внешнего актора
Выход (КП) блока может направляться внешнему актору.
Внешним актором может выступать и другая часть системы (связанная с материн-ской подсистемой)

На диаграмме отображаются связи между подсистемами одной материнской системы, а также связи между подсистемами и внешней средой

Связи – это материальные и информационные потоки

нужно выбрать показатели, характеризующие состояния подсистем.
Показатели выбираются в соответствии с проблемами, выявленными при анализе среды и системы в целом.
По выбранным показателям могут измеряться не все подсистемы, а те, которые оказывают наибольшее влияние на проблему.

Например, если была выявлена проблема – длительное время обслуживания клиента, то анализируется время выполнения тех функциональных подсистем, которые связаны с обслуживанием клиента.
Если проблема – низкое качество продукции (услуг), то подсистемы, связанные с производством продукции, могут анализироваться по таким показателям, как «процент брака», «качество материалов» и др.

Состояния подсистем могут измеряться по объективным показателям (длительность, стоимость) или оцениваться экспертами (в баллах).

функциональных подсистем по показателям времени.
Можно оценивать и «задержки» - время между выполнением функций

Основываясь на значениях показателей, выполняется оценка свойств подсистем – какие из них могут быть признаны неудовлетворительными.

состояния подсистем можно использовать те же методы, что и для анализа состояния системы в целом:
– анализ требований акторов,
сравнительный анализ,
ретроспективный анализ.

По результатам анализа нужно сделать выводы: указать подсистемы -- источники проблем «узкие места»), деятельность которых признана неудовлетворительной.
Следует пополнить список проблем или уточнить формулировки ранее выявленных проблем.

ее возникновения.

Исходная проблема последовательно декомпозируется на ряд подпроблем, являющихся причинами ее появления, пока не будут достигнуты коренные причины.
В результате получается иерархия подпроблем, связанных причинно-следственными отношениями.
Методы логического анализа причин:
- упорядочивание («сортировка») списка проблем;
- метод построения диаграмм «рыбий скелет»;
- метод построения дерева причин;
- построение обратных сценариев.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

(фокальной) проблемы:
каждый актор выписывает из .списка проблем ту, которую считает фокальной;
проводится коллективное обсуждение, пока акторы не придут к согласию
выбранная фокальная проблема помещается первой в упорядоченном списке.
Выбирается следующая проблема и сравнивается с первой:
Если вторая проблема является причиной первой, то она помещается уровнем ниже в упорядоченном списке;
Если вторая проблема является следствием первой, то она помещается уровнем выше в упорядоченном списке;
Если вторая проблема не является ни причиной ни следствием первой, то она помещается на тот же уровень в упорядоченном списке
Выбирается следующая проблема и таким же образом определяется ее место в упорядоченном списке
Процедура продолжается, пока не будут упорядочены все проблемы.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

Предназначена для идентификации возможных причин проблемы.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

В «голове» диаграммы – основная проблема.

Проблема

Возле «ребер» - подпроблемы (причины проблемы), связанные с конкретным фактором.

«Ребра» – основные факторы, влияющие на проблему.

Логический анализ

также «Анализ коренной причины», диаграмма «Почему — Почему» или «Пяти Почему»

Ставится вопрос» «Почему возникла проблема?»
Формулируются причины.
Для каждой из них тоже ставится вопрос «Почему?»
И так до тех пор, пока не будут достигнуты коренные причины.

Как правило, длина цепочек (количество уровней) – не более 5

причин» может использоваться метод мозговой атаки.

1-й уровень

Основная проблема (глобальная)

2-й уровень

Проблемы системы в целом (на основе анализа требований акторов, сравнительного, ретроспективного анализа)

3-й уровень

Проблемы, выявленные на основе анализа подсистем (структурного анализа)

4-й , 5-й уровени

Проблемы, связанные с основными факторами – люди, методы оборудование, … (на основе диаграмм «рыбий скелет»)

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

происходит цепная реакция идей, интеллектуальный взрыв

- генерирование как можно большего количества вариантов;
запрет критики любой идеи;
предпочтение отдается не логическому мышлению, а образному, ассоциациям;
комбинирование и усовершенствование уже высказанных идей.

Суть:

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

Принципы:

Цель:

Получить новые нестандартные идеи в трудных тупиковых ситуациях

правил.
Должна осуществляться запись на диктофон, магнитофон.

Полная продолжительность сеанса – 1,5-2 часа:
ознакомление участников с правилами – 5-10 минут;
постановка задачи ведущим – 10-15 минут;
проведение мозговой атаки – 20-30 минут;
перерыв – 10 минут;
составление отредактированного списка идей – 30-45 минут.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

Технология:

наиболее важные проблемы, которые требуется устранить в первую очередь.

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

Методы выявления мнений экспертов:
Ранжирование. Каждый эксперт ранжирует проблемы по важности. Обобщенное мнение можно выявить методом суммы мест.
Метод парных сравнений. Каждый эксперт составляет матрицу парных сравнений: ячейка матрицы (i; j) содержит 1, если i-тая проблема важнее j-той или 0, если наоборот. Составляется обобщенная матрица парных сравнений (по метрике Хемминга) и определяются ранги.
Метод Дельфи. Позволяет находить более согласованные мнения за счет многоэтапной процедуры согласования и корректировки.

П2
Эксперт 2: П5 > П1 > П3 > П2 = П4
Эксперт 3: П3 > П5 > П4 > П1 > П2

Сумма: 8.5 14.5 5 11.5 5.5

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

Обобщенный 3 5 1 4 2
ранг

Обобщенное мнение экспертов: П3 > П5 > П1 > П4 > П2

Пример

Мнения экспертов:

> П5 = П1 > П4 > П2

Эксперт 2: П5 > П1 > П3 > П2 = П4

Эксперт 3: П3 > П5 > П4 > П1 > П2

ранг 3 5 1 4 2

П3 > П5 > П1 > П4 > П2

«ловушек» навязывания мнения группы или отдельных членов группы, персонифицированной конфронтации.
Возможность неоднократной корректировки экспертом своих ответов

Цель:

Принципы:

Выявить мнения экспертов по некоторому вопросу (предложить варианты решения задачи, дать экспертные оценки вариантов).

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

Суть:

С одной стороны – свободное высказывание без давления и навязывания.
С другой стороны – возможность соотнести свое мнение с другими

экспертов обрабатываются с целью выделения среднего (медианы) и крайних значений.

Второй тур.
Экспертам сообщаются результаты обработки первого тура опроса с указанием расположения мнений каждого эксперта относительно среднего. Если мнение эксперта сильно отклоняется от среднего значения, то его просят аргументировать свое мнение или изменить.
Собранные результаты второго тура обрабатываются. Если разброс оценок велик, может быть принято решение о проведении следующего тура.

Процедура повторяется несколько раз до достижения приемлемой сходимости оценок экспертов.

Технология:

Раздел 2. Стадия анализа

Тема 2.3. Логический анализ

проблемы по важности

Пример:

Первый тур.

Результаты опроса:

Отклонения от среднего:

Среднее: 2,66 4 3,33 1,33 3,66

уточнить формулировки проблем и затем изменил ранги

Экспертам сообщаются результаты обработки первого тура

Так как мнение Эксперта 3 относительно важности проблем 1 и 2 сильно отклоняется от среднего значения, его попросили обосновать свое мнение или изменить.