Базы данных-2

ввода информации, сортировки и поиска информации

MS Access, создание таблиц, сортировка и поиск
4. Создание форм

Базы данных

Access - обеспечивает решение типичных задач управления базами данных:
Создание двухмерных таблиц для обработки и хранения данных различных типов
Связь между таблицами, поддержка целостности данных и каскадное обновление полей
Манипуляция данными, содержащимися в таблицах (ввод, обновление, хранение, сортировка, поиск и выборка данных)
Создание адаптированных форм для ввода информации
Конструирование запросов и отчетов
Создание макросов

1. Что такое СУБД MS ACCESS

которых хранятся данные различных типов

Форма – вспомогательный элемент, создаваемый для удобства ввода, просмотра, модификации данных и др.

Каждая таблица имеет свое имя (для обращения к ней), фиксированный набор полей разного типа (для хранения различных атрибутов объекта) и переменное количество записей (одна запись соответствует одному объекту)

удовлетворяющих определенным условиям

Отчет - элемент для вывода и представления в удобном виде нужной информации

Макрос - последовательность (набор) определенных команд для автоматизации часто выполняемых действий

Модуль - программа, созданная, с использованием встроенного редактора VBA

К вспомогательным объектам относятся:

Кроме того, в MS Access широко используются макросы и модули

стандартам MS Office

Сейчас мы можем:
Создать новую базу данных (ФАЙЛ – СОЗДАТЬ)
Открыть ранее созданную базу (ФАЙЛ – ОТКРЫТЬ)

Создадим новую базу данных MS Access, присвоим новой БД имя УСПЕВАЕМОСТЬ

рабочем столе появляется следующее окно:

В диалоговом окне БД отображаются объекты (таблицы, запросы, формы, …)

Так как основным объектом базы является таблица, начнем с ее создания

Создать таблицу можно несколькими способами, выберем режим конструктора, чтобы понять структуру и логику действий по созданию таблицы

диалоговое окно конструктора:
Структура и назначение таблицы должны быть продуманы заранее!

Обозначим требования к таблице:
Таблица должна содержать данные по успеваемости студентов за I семестр по физике, информатике, математике, химии, биологии

зададим типы данных:

Структура таблицы создана, закроем ее и сохраним с именем, которое предлагает MS Access – «Таблица 1»

Перейдем к заполнению таблицы, для этого откроем ее и внесем оценки по всем предметам, закроем таблицу

можно использовать для выполнения операций, например, сортировки данных по любому полю или поиска нужных данных

Щелкнув по нужному полю и нажав кнопку

мы отсортируем данные по возрастанию или убыванию

Как отсортировать данные по убыванию в поле «Физика» и по возрастанию в поле «Биология»?

В таблице данные отсортированы в поле «ФИО» по возрастанию (по алфавиту)

укажем поле поиска

Access нашла фамилию, начинающуюся с букв «Ма»

Найдите всех отличников по информатике

3. Начало работы с Access, создание таблиц

которую можно вводить новые данные (добавлять записи, соответствующие новым студентам), наша база будет расти и для ввода и просмотра нужной записи придется «прокручивать» строки таблицы, что неудобно и занимает время

Для того, чтобы устранить эти недостатки, существуют ФОРМЫ – вспомогательные объекты БД для ввода, просмотра и редактирования данных

Откроем базу данных УСПЕВАЕМОСТЬ

Перейдем на вкладку «Формы»

Выберем «Создание формы с помощью мастера» и будем следовать указаниям Мастера

связаны с Таблицей 1:

В режиме Конструктора можно выполнить настройку формы «Ввод данных» : изменить цветовую гамму, размеры шрифтов и др.

УСПЕВАЕМОСТЬ не выполнены настройки по защите данных: можно использовать и таблицу и форму для модификации данных, структуры таблицы и т.п.

Для защиты данных, можем заблокировать возможность изменения или удаления записей, установить пароль, распределить разрешения (запреты) на доступ к данным.
Например, секретарю можно предоставить разрешение на ввод данных, без права изменять или удалять их, а декану – полный доступ к базе

Откроем нашу форму в режиме конструктора и установим следующие ограничения:
Разрешить изменение – НЕТ
Разрешить добавление – НЕТ
Закроем конструктор и сохраним внесенные изменения

Откройте форму и попробуйте изменить имеющиеся данные

установки парольной защиты:
В главном меню выбрать: Файл – открыть;
В диалоговом окне открытия,
указать БД, далее, используя кнопку выбора,
справа от кнопки ОТКРЫТЬ, выбрать: монопольный доступ
Выбрать в меню MS Access: СЕРВИС – ЗАЩИТА – ЗАДАТЬ ПАРОЛЬ ДАННЫХ – вводим пароль и подтверждение - и БД защищена

4. Создание форм