Информационные системы управления корпоративным контентом

Август 21, 2022

Главная
Информатика
Информационные системы управления корпоративным контентом

Содержание

2. Что такое электронный документ, СЭД, ECM Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на
3. Что такое электронный документ, СЭД, ECM Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого
4. Что такое электронный документ, СЭД, ECM Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами,
5. Что такое электронный документ, СЭД, ECM Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение),
6. ЕСМ ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами
7. Корпоративный контент офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчеты, накладные, коммерческие предложения, презентации, электронные таблицы ...)
8. Система электронного документооборота Чтобы понять нужна ли вашей организации система электронного документооборота нужно ответить на следующие
9. Преимущества электронного документооборота Появляется прозрачность в бизнес-процессах Выше исполнительская дисциплина Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников Обеспечивается
10. Преимущества использования системы электронного документооборота при постановке СМК обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по
11. Функционал и классификация СЭД и ECM Основные функции ECM это: Ввод данных (сканирование, распознавание, ввод вэб-форм...)
12. Функционал и классификация СЭД и ECM Что относят к ECM? По мнению исследовательской компании Gartner, к
13. Функционал и классификация СЭД и ECM Что умеет делать СЭД. По количеству реализуемых функций системы электронного
14. Данные Структурированные Неструктурированные Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной
15. Преимущества единой системы ECM для пользователей Простота использования, связанная с тем, что функции управления документами и
16. Преимущества ECM для предприятия ECM помогает предприятию: Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия, а также
17. Как устроена ECM-система Составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information
19. Пример бизнес-процесса в ECM-системе
20. Получение контента в ECM. Контент может быть получен путем сканирования, преобразования, передачи через Интернет и сбора
22. Скачать презентацию

Слайд 2

Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Электронный документ — набор информации (текст,

изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Слайд 3

Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Workflow (поток работ) — последовательность действий

сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Слайд 4

Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации

работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Слайд 5

Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная

программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Слайд 6

ЕСМ
ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как

«управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)».
Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации.

Слайд 7

Корпоративный контент
офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчеты, накладные, коммерческие предложения,

презентации, электронные таблицы ...)
сообщения, которыми сотрудники обмениваются по мессенджеру или на публичном форуме, такой контент называется записями;
email-сообщения
вэб-страницы на корпоративном сайте или портале
контентом являются не только странички, но и Знания, которые могут на них присутствовать;
медиа-файлы (флэш-баннеры, видео реклама, фотографии)

Слайд 8

Система электронного документооборота
Чтобы понять нужна ли вашей организации система электронного документооборота

нужно ответить на следующие вопросы:
можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Слайд 9

Преимущества электронного документооборота
Появляется прозрачность в бизнес-процессах
Выше исполнительская дисциплина
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников
Обеспечивается

конфиденциальность информации
Выполняются требования стандартов ISO 9000
Легко внедрять инновации и обучать новичков
Развивается корпоративная культура
Больше конкурентных преимуществ

Слайд 10

Преимущества использования системы электронного документооборота при постановке СМК
обеспечивается строгое выполнение разделов

стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Слайд 11

Функционал и классификация СЭД и ECM
Основные функции ECM это:
Ввод данных (сканирование,

распознавание, ввод вэб-форм...)
Хранение контента, создание резервных копий
Категоризация, разметка контента
Поиск и индексация
Представление контента пользователю
Совместная работа над контентом
Контроль доступа
Контроль версий
Публикация контента
Управление бизнес-процессами

Слайд 12

Функционал и классификация СЭД и ECM
Что относят к ECM?
По мнению исследовательской компании

Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:
Управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд.
Сканирование бумажных документов и управление их образами.
Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам.
Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения.
Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Слайд 13

Функционал и классификация СЭД и ECM
Что умеет делать СЭД.
По количеству реализуемых

функций системы электронного документооборота делятся на:
выполняющие задачи делопроизводства;
предназначенные для электронного архива;
workflow-системы;
комплексные или ECM-системы.

Слайд 14

Данные
Структурированные
Неструктурированные
Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и

таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.). Главным условием представления данных в структурированном виде — наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными.
Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.
Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять.

Слайд 15

Преимущества единой системы ECM для пользователей
Простота использования, связанная с тем, что

функции управления документами и изображениями, цифровыми активами, Web-контентом и записями доступны через интуитивно понятный Web-интерфейс.
Более высокая производительность, поскольку пользователи могут совершать все связанные с контентом операции в одном и том же месте.
Более быстрая адаптация, что повышает ценность системы для всех пользователей.

Слайд 16

Преимущества ECM для предприятия
ECM помогает предприятию:
Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия,

а также улучшить связь с Веб-сайтами, внутренними сетями и учетными системами.
Обеспечить соответствие требованиям нормативных и регламентирующих документов.
Многократно использовать один и тот же контент на предприятии и за его пределами для повышения эффективности работы сотрудников и сокращения затрат на доставку, печать и хранение.

Слайд 17

Как устроена ECM-система
Составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария

AIIM (Association for Information and Image Management):
захват (Capture),
управление (Manage),
хранение (Store),
защита (Preserve),
доставка информации (Deliver).

Слайд 18

Слайд 19

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Слайд 20

Получение контента в ECM.
Контент может быть получен путем сканирования, преобразования, передачи

через Интернет и сбора информации.
Получение контента с точки зрения предприятия.
Получая информацию с помощью различных механизмов, предприятие может при этом иметь центральное хранилище для сбора, что помогает решать задачи эффективности и хранения. Помимо традиционных форм получения контента возможно создание цифровых документов на компьютерах компании, посредством интернета, куда материалы добавляются с помощью web-приложений, или сканирования в специальных центрах, занимающихся сканированием и индексированием больших объемов данных. Получение контента предприятием также может происходить путем сканирования с помощью многофункциональных устройств, которые способны распространять изображения посредством электронной почты или центрального хранилища файлов, к которому реализован совместный доступ.
К полученному таким образом контенту затем предоставляется доступ тем, кто имеет представление о его контексте, что важно для успешной каталогизации или индексирования.
Получение контента с точки зрения контента.
Формат, приобретаемый контентом в процессе накопления и каталогизации, может быть различным. Контент может сохранить свой оригинальный формат (бумажный или электронный) или может быть преобразован при поступлении в соответствии с теми форматами, которые используются предприятием для хранения, приема и просмотра.

Информационные системы управления корпоративным контентом

Содержание

Что такое электронный документ, СЭД, ECM Электронный документ — набор информации (текст,

Что такое электронный документ, СЭД, ECM Workflow (поток работ) — последовательность действий

Что такое электронный документ, СЭД, ECM Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации

Что такое электронный документ, СЭД, ECM Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная

ЕСМ ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как

Корпоративный контентофисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчеты, накладные, коммерческие предложения,

Система электронного документооборота Чтобы понять нужна ли вашей организации система электронного документооборота

Преимущества использования системы электронного документооборота при постановке СМК обеспечивается строгое выполнение разделов

Функционал и классификация СЭД и ECM Основные функции ECM это:Ввод данных (сканирование,

Функционал и классификация СЭД и ECM Что относят к ECM? По мнению исследовательской компании

Функционал и классификация СЭД и ECM Что умеет делать СЭД. По количеству реализуемых

ДанныеСтруктурированныеНеструктурированные Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и

Преимущества единой системы ECM для пользователейПростота использования, связанная с тем, что

Преимущества ECM для предприятия ECM помогает предприятию:Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия,

Как устроена ECM-система Составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария