Проектирование внемашинного информационного обеспечения ИС

форм документов, регулярно используемых в процессе управления некоторым объектом.

Документ – определенная совокупность сведений, используемая при решении различных задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой с наличием подписи должностных лиц.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым объектом.

• по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);
• по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);
• по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, оперативного управления и др.);
• по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);
• по отношению к ИС (не обрабатываемые и обрабатываемые в системе документы);
• по отношению к задаче (первичные, промежуточные и результатные документы);
• по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);
• по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);
• по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);
• по срочности (срочные, не срочные).

их использования в системе взаимосвязанных ИС;
УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
УСД должна обеспечить информационную совместимость ИС различных уровней;
все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
отсутствие дублирования показателей в документах;
выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ (однозначные и многозначные реквизиты);
выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);
согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.