Система управления базами данных (СУБД)

управления базами данных (СУБД) – это компьютерная программа для работы пользователей с базой данных.
Программа «Аксес» («Access»-доступ) компании Майкрософт является прекрасным инструментом для работы с данными.
Access является СУБД реляционного типа, то есть все данные хранятся во взаимосвязанных таблицах.
Таблицы – это не просто набор данных, это набор упорядоченных и связанных данных.
Access  позволяет
хранить и обрабатывать данные;
легко подготавливать отчеты;
контролировать правильность данных на стадии их ввода;
создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс);
работать с базой данных нескольким пользователям одновременно (очень удобно, когда данные хранятся в одном месте и актуальны: при внесении новых данных изменения доступны всем пользователям базы)

Access, данные хранятся в виде таблиц; кроме того, Excel содержит специальные средства для работы с упорядоченными данными, и с помощью этой программы можно создавать простые базы данных.

Между Excel и Access существует несколько существенных различий.
? Excel не позволяет устанавливать реляционные связи между таблицами. С помощью связей в Access можно избежать ненужного дублирования данных и ошибок в процессе обработки информации. Кроме этого, можно совместно использовать данные из разных таблиц.
? Access позволяет хранить в таблицах миллионы записей, обеспечивая высокую скорость их обработки.
? Access позволяет организовать одновременную работу с базой данных нескольких десятков работников, при этом каждый из них сможет в режиме реального времени видеть изменения, внесенные другими пользователями.
? Данные в Access сохраняются автоматически после завершения редактирования текущей записи (в Excel для этого нужно выполнять команду Сохранить).
? Таблицы в Access имеют заранее предопределенную жесткую структуру, и вы не сможете в одном столбце хранить данные разных типов или форматировать отдельные ячейки.
? Прямо в таблице базы данных Access нельзя выполнять вычисления – для этого нужно использовать запросы.

текст, состоящий из нескольких строк (до 65.535 символов)
Числовой – число любого типа (целое, вещественное и т. д.)
Дата/время – дата или время
Денежный – числа в денежном формате
Счетчик – целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем
Логический – содержит одно из значений Истина (Да) или Ложь (Нет) и применяется в логических операциях
Поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel
Гиперссылка – на страницу или объект в Интернет и т. д.
Вложение

переходов. Объекты базы данных имеют следующее назначение.
? Таблицы. Используются для хранения данных и являются основным объектом Access.
? Запросы. Используются для отбора данных из одной или нескольких таблиц. В запросах можно задавать условия отбора данных, производить вычисления (в том числе и групповые) и другие операции с данными. Результат выполнения запроса отображается в виде таблицы, однако запрос не хранит никакой информации, а только показывает то, что находится в таблицах.
? Формы. Основное назначение форм – облегчение ввода, просмотра и редактирования записей. Формы обычно отображают одну запись из таблицы и имеют кнопки для перехода от одной записи к другой.
? Отчеты. Позволяют отобрать данные из таблиц или запросов для просмотра и вывода на печать. В отчетах можно использовать различные приемы форматирования и оформления документов.

выполнив команду Пуск > Все программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007. В отличие от Word или Excel после запуска Access новый документ не создается, а появляется окно Приступая к работе с Microsoft Office Access. помощью этого окна можно открыть недавно использовавшуюся базу данных, создать новую на основе готового шаблона или с нуля. Файл БД Access имеет расширение .mdb.

есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства – в своем столбце, озаглавленном именем свойства.
ПОЛЕ БАЗЫ ДАННЫХ – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.
ЗАПИСЬ БАЗЫ ДАННЫХ – это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.
Каждая таблица должна содержать одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в таблице.
КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ – это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице.
Табличная модель данных может состоять из нескольких таблиц, которые связываются между собой ключом.

(потомки)

НАЧАЛЬНАЯ ШКОЛА

Первые классы

Вторые классы

Третьи классы

1 «А»

2 «А»

3 «А»

4 «А»

4 «Б»

Отдельные ученики

Третьи классы

Объекты, имеющие общего предка, называются БЛИЗНЕЦАМИ.

порядке их подчинения от общего к частому и образующих перевернутое дерево (граф).
Данная модель характеризуется такими параметрами, как УРОВНИ, УЗЛЫ, СВЯЗИ. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.
УЗЕЛ – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.
Свойства иерархической модели:
Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня
Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненный никакой другой вершине
Каждый узел имеет свое имя (идентификатор)
Каждый узел удобно описывать в виде таблицы, т. е. применять табличную модель.

имеющих более одного предка. На связи между объектами в сетевой модели не накладывается никаких ограничений.

Примеры сетевой модели

1. Всемирная паутина глобальной компьютерной сети Интернет.
2.

Педагогический коллектив

Математика

Иностранный язык

Литература

Информатика

9-Б

10

11-А

11-Б

цели ее создания, перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в в этой базе (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета и т. д.).

2 этап. Анализ объекта.

Из каких объектов может состоять ваша база, каковы свойства этих объектов. Рассмотреть тип данных каждой отдельной записи.

3 этап. Синтез модели.

Выбрать определенную модель базы данных. Нарисовать схему вашей модели с указанием связей между таблицами или узлами.

4 этап. Способы представления информации, программный инструментарий.

В большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах:
С использование форм
Без использования форм.
ФОРМА – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.
После выбора представления информации необходимо выбрать, какие инструменты необходимо применять.
Инструментарий базы данных: ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, МАСТЕР ПО СОЗДАНИЮ ФОРМ И КНОПОК (КОНСТРУКТОР).
МАСТЕР – программный модуль для выполнения каких-либо операций.
КОНСТРУКТОР – режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.

программу Microsoft Access

Стадия 2.

Создание исходной таблицы или таблиц.

Стадия 3.

Создание форм.

Стадия 4.

Заполнение базы данных

6 этап. Работа с созданной базой данных.

Поиск необходимых сведений
Сортировка данных
Отбор данных
Вывод на печать
Изменение и дополнение данных

редактирования записей. Формы обычно отображают одну запись из таблицы и имеют кнопки для перехода от одной записи к другой.
? Отчеты. Позволяют отобрать данные из таблиц или запросов для просмотра и вывода на печать. В отчетах можно использовать различные приемы форматирования и оформления документов.
? Запросы. Используются для отбора данных из одной или нескольких таблиц. В запросах можно задавать условия отбора данных, производить вычисления (в том числе и групповые) и другие операции с данными. Результат выполнения запроса отображается в виде таблицы, однако запрос не хранит никакой информации, а только показывает то, что находится в таблицах.

Excel -> Указать источник данных (файл, данные которого нужно импортировать в Access)
Пример:

фильтров.
Большие возможности для поиска данных в БД предоставляют фильтры. Они позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (равно, не равно, начинается, не начинается и т.д.)). Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно. 1.Надо найти в таблице «Нобелевские лауреаты» лауреатов из Франции. 2.Найти записи лауреатов, фамилия которых оканчивается на ОВ.
В результате будут найдены и отмечены нужные записи.

так же, как и фильтры. Но есть несколько существенных отличий.

могут быть простые и сложные.

Простые запросы на выборку.
С помощью Мастера запросов.
С помощью Конструктора запросов с УСЛОВИЯМИ ОТБОРА.