Документ. Виды документов

Август 21, 2022

Главная
Юриспруденция
Документ. Виды документов

Содержание

2. План: 1. Документ. Особенности документа. 2. Формуляр. Реквизиты. 3. Виды документов. 4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.
3. Документированием называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования
4. Выделяют общие и специальные функции документа. Общие функции: 1) информационная (любой документ создается для сохранения информации);
5. Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к
6. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. Формуляр –
7. Виды документов: -по сфере деятельности -по содержанию и назначению -по фактору доступности -по срокам исполнения -по
8. Основные виды документов 1. Организационно-распорядительная документация (приказ, постановление, решение, распоряжение, указание, производственная характеристика, договор, отчет); 2.
9. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к
10. 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
11. 16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 -
12. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора
14. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя
15. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом
16. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя),
17. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Пример
18. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации,
19. При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном
20. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами
22. При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес. Пример
23. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия).
24. Реквизит «Текст документа» содержит языковые требования к тексту официально-делового стиля. В тексте документа инициалы указываются после
25. Росархив Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) ДИРЕКТОР ПРИКАЗ _____________ №__________________
28. Скачать презентацию

Слайд 2

План: 1. Документ. Особенности документа. 2. Формуляр. Реквизиты. 3. Виды документов. 4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.

Образцы оформления документов.

Слайд 3

Документированием называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий

ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Итог документирования – создание документа. К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументированность; 4) полнота информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

Слайд 4

Выделяют общие и специальные функции документа. Общие функции: 1) информационная (любой документ создается для

сохранения информации); 2) социальная (документ порожден той или иной социальной потребностью); 3) коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры); 4) культурная (документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации). Специальные функции: 1) управленческая (документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы). 2) правовая (документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время); 3) исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества). Названные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Слайд 5

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации

служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Слайд 6

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные

элементы оформления документа. Формуляр – совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа

Слайд 7

Виды документов: -по сфере деятельности -по содержанию и назначению -по фактору доступности -по срокам исполнения -по

первичности происхождения -по фактору адресата -по форме отправления

Слайд 8

Основные виды документов 1. Организационно-распорядительная документация (приказ, постановление, решение, распоряжение, указание, производственная

характеристика, договор, отчет); 2. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы (справка, докладная записка, служебная записка, заявление, должностная инструкция, объяснительная записка и т.п.); 3. Деловое (служебное) письмо (деловая переписка) • письмо-приглашение, • письмо-подтверждение, • письмо-извещение, • письмо-предложение (оферта) • письмо-напоминание, • письмо-предупреждение, • письмо-декларация (заявление), • письмо-распоряжение, • письмо-отказ, • сопроводительное письмо, • гарантийное письмо, • информационное письмо.

Слайд 9

ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

(СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Слайд 10

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации,

герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 - эмблема; 03 - товарный знак (знак обслуживания); 04 - код формы документа; 05 - наименование организации - автора документа; 06 - наименование структурного подразделения - автора документа; 07 - наименование должности лица - автора документа; 08 - справочные данные об организации; 09 - наименование вида документа; 10 - дата документа; 11 - регистрационный номер документа; 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 - место составления (издания) документа; 14 - гриф ограничения доступа к документу; 15 - адресат;

Слайд 11

16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст

документа; 19 - отметка о приложении; 20 - гриф согласования документа; 21 - виза; 22 - подпись; 23 - отметка об электронной подписи; 24 - печать; 25 - отметка об исполнителе; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка о поступлении документа; 28 - резолюция; 29 - отметка о контроле; 30 - отметка о направлении документа в дело.

Слайд 12

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных)

писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности). Пишется прописными буквами без точки.

Слайд 13

Слайд 14

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного

в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа записывается в последовательности - день месяца, месяц, год - одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016; словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г. 05 июня 2016 г. – недопустимо 5.6.16 г. - недопустимо

Слайд 15

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных,

служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. .

Слайд 16

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже

наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица

Слайд 17

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование

в именительном падеже. Пример

Слайд 18

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается

в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Пример

Слайд 19

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование

организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы (сначала фамилия, потом инициалы) . Пример
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Слайд 20

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса

указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (улица, дом, город, область, страна).

Слайд 21

Слайд 22

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес. Пример

Слайд 23

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку

подписи (сначала инициалы, потом фамилия). Пример
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Пример

Слайд 24

Реквизит «Текст документа» содержит языковые требования к тексту официально-делового стиля. В тексте

документа инициалы указываются после фамилии (Иванов А.В.)

Слайд 25

Росархив Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) ДИРЕКТОР ПРИКАЗ _ №______ Москва О (Об) –заголовок

к тексту ПРИКАЗЫВАЮ: или П Р И К А З Ы В А Ю: 1. 2. 3. Подпись А.А. Иванов

Слайд 26