Использование архивных документов: понятие, формы, нормативно-правовая база

Июль 24, 2022

Главная
Юриспруденция
Использование архивных документов: понятие, формы, нормативно-правовая база

Содержание

2. Использование архивных документов Лекция 7.
3. 1. Использование архивных документов: понятие, формы, нормативно-правовая база
4. Использование архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и
5. обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации, содержащейся в архивных документах в культурных, научных, управленческих,
6. Конституция РФ (ст. 29: гражданин РФ имеет право «свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию
7. Принципы использования документов АФ РФ
8. государственный орган, орган местного самоуправления ФЗ «Об архивном деле в РФ» государственный орган, орган местного самоуправления
9. Основные формы использования архивных документов (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования АФ РФ):
11. 2. Исполнение запросов
12. Виды запросов:
13. Результаты запросов оформляются в виде:
14. Трудовой стаж; Размер заработной платы; Служба в Вооруженных Силах; Участие в Великой Отечественной войне и других
15. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан -
16. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения запросов социально-правового характера в архиве – не более
17. это запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию, факту. Тематические запросы поступают от органов
19. запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи,
20. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора).
21. Инициативной информирование пользователей направлено на расширение использования ретроспективной документной информации в научных, практических, культурно-исторических и иных
22. Инициативное информирование осуществляется путем направления в органы гос. власти, местного самоуправления, гос. и негос. предприятий и
23. 3. Информационное обеспечение пользователей в читальном зале архива
24. ФЗ «Об архивном деле в РФ» предписывает гос. и муниципальным архивам, библиотекам, организациям РАН обеспечивать пользователю
25. Условия, необходимые пользователю архивных документов для поиска и изучения архивных документов: специально оборудованное помещение для работы
26. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале или помещении архива, их права и обязанности определяются
27. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале или помещении архива, их права и обязанности определяются
28. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации
29. получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание,
30. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со
31. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со
32. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для
33. Соблюдать «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ». Соблюдать распорядок работы читального зала,
34. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые
35. 4. Экспонирование архивных документов на выставках
36. экспонирование архивных документов или их копий в специальном приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте. ГОСТ
37. Широко известны выставочные центры Росархива, в Москве и Санкт-Петербурге (на базе РГИА). Они обеспечены хорошим помещением
38. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов
39. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов
40. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов
41. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов
42. Основания для типологизации: по содержанию экспонируемых материалов (универсальные, отраслевые, тематические, персональные), по представленности материалов разных архивов
43. Планирование проекта. Задачи этого этапа: сформулировать идею проекта, определить целевую аудиторию выставки, обозначить возможности участия в
44. Разработка концепции выставки. В концепции должны быть отражены цели проекта, определена структура выставки (её основные разделы,
45. Выявление и отбор архивных документов с учетом возможности их размещения в сети. Рабочая группа определяет круг
46. Разработка тематико-экспозиционного плана. Тематико-экспозиционный план – это основной документ, определяющий структурирование отобранных материалов, состав и основные
47. Написание справочной информации к проекту. В справочной информации к проекту в обязательном порядке необходимо указывать архивную,
48. Разработка структуры дизайна-проекта и навигации по электронной выставке. Если на этапе разработки тематико-экспозиционного плана определяются логические
49. Формирование массива оцифрованных архивных документов. Необходимо распределить по разделам и подразделам проекта электронные образы документов и
51. На сайте http://web-archiv.ru/ представлены некоторые из архивных виртуальных выставок (на 12.06.2016 347 выставок)
53. 5. Публикационная деятельность архивов
54. Архивные учреждения имеют давний опыт издательской деятельности. Ранние проекты последовательного и результативного издания исторических документов, хранящихся
55. портрет Н. И. Новикова кисти Д.Г. Левицкого Н. И. Новиков (1744–1818) портрет кисти Д. Г. Левицкого
56. Развитие архивоведческой и археографической мысли было ориентировано на изучение особенностей, обоснование принципов и методов издания письменных
58. Публикация архивных документов – это подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии
59. Издания документов различаются по назначению, задачам, характеру публикуемых источников и, в соответствии с этим, по методам
60. Типы, виды, формы изданий
62. демократизация деятельности российских архивов (открытие для исследователей ранее закрытых архивов, работа по рассекречиванию архивных документов); возрастание
63. В СССР с 1917 до 1991 гг., учтено 4449 названий (в среднем 60 в год) (библиогр.
64. Стали появляться новые разновидности публикаций исторических источников. В последние десятилетия архивы, наряду с публикаций исторических документов,
65. Методика подготовки документов к изданию
66. Формирование редакционной коллегии, коллектива составителей; Составление организационно-методических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами; Внутренне
68. 6. Другие формы информационной деятельности архивов
69. Архивные документы в СМИ используют с целью пропаганды архивов и архивных документов. В этой информационной деятельности
70. экскурсии по архиву; презентации; дни открытых дверей; встречи с общественностью; конференции. Проведение информационных мероприятий с использованием
71. «НОЧЬ» В НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВЕ КАРЕЛИИ. 17 МАЯ 2014 ГОДА
73. Скачать презентацию

Слайд 2

Использование архивных документов
Лекция 7.

Слайд 3

1. Использование архивных документов: понятие, формы, нормативно-правовая база

Слайд 4

Использование архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных,

научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Организация пользования архивными документами – это деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

Слайд 5

обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации, содержащейся в архивных

документах в культурных, научных, управленческих, политических, экономических целях, а также обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цель использования архивных документов:

Слайд 6

Конституция РФ (ст. 29: гражданин РФ имеет право «свободно искать, получать,

передавать, производить и распространять информацию любым законным образом»);
ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 24): «пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы»; «Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления : пользователю СПС и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа и подлинников / копий, путем использования сети Интернет, с возможностью их копирования».

Нормативно-правовые основы использования архивных документов:

Слайд 7

Принципы использования документов АФ РФ

Слайд 8

государственный орган, орган местного самоуправления
ФЗ «Об архивном деле в РФ»
государственный орган,

орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

Пользователь архивных документов

Слайд 9

Основные формы использования архивных документов (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования

АФ РФ):

Слайд 10

Слайд 11

2. Исполнение запросов

Слайд 12

Виды запросов:

Слайд 13

Результаты запросов оформляются в виде:

Слайд 14

Трудовой стаж;
Размер заработной платы;
Служба в Вооруженных Силах;
Участие в Великой Отечественной войне

и других военных конфликтах;
Пребывание в концлагерях, гетто, на принудительных работах в Германии в годы войны;
Награждение, присвоение почетных званий;
Репрессии, реабилитация;
Рождение, смерть, брак и др. акты гражданского состояния и т.д.

Социально-правовые запросы

Слайд 15

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования

юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается руководством архива, направляется на исполнение в соответствующие подразделения и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет-обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается и в далее работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке РФ.

Порядок исполнения социально-правовых запросов:

Слайд 16

Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно.
Срок исполнения запросов социально-правового характера в

архиве – не более 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Условия исполнения социально-правовых запросов:

Слайд 17

это запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию, факту.
Тематические

запросы поступают от органов гос. власти, суда и прокуратуры. Они исполняются в приоритетном порядке бесплатно.
Тематические запросы прочим юридическим и физическим лицам исполняются в порядке предоставления платных услуг.
При проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Тематические запросы:

Слайд 18

Слайд 19

запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух

и более лиц, истории семьи, рода.
Запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Генеалогические запросы

Слайд 20

Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в

том числе на основе договора).
Результаты предоставляются в форме: родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи.
При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

Условия исполнения генеалогических запросов:

Слайд 21

Инициативной информирование пользователей направлено на расширение использования ретроспективной документной информации в

научных, практических, культурно-исторических и иных целях.
Объектами инициативного информирования являются организации и учреждения, в основной деятельности которых работа с архивными документами не является регулярной и привычной.
Инициативное информирование – это путь к введению в оборот архивных документов, потенциальная ценность которых для общества может и долна быть реализована в результате их использования.

Инициативной информирование пользователей

Слайд 22

Инициативное информирование осуществляется путем направления в органы гос. власти, местного самоуправления,

гос. и негос. предприятий и учреждений информационных писем и других информационных документов.
Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений гос. управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального заказчика документной информации.
Работа по инициативному информированию планируется на основе изучения перспективных планов развития, планов работы потенциальных заказчиков, информации в прессе, календарей знаменательных дат и т.д.

Слайд 23

3. Информационное обеспечение пользователей
в читальном зале архива

Слайд 24

ФЗ «Об архивном деле в РФ» предписывает гос. и муниципальным архивам,

библиотекам, организациям РАН обеспечивать пользователю архивных документов условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов (ст. 26).

Слайд 25

Условия, необходимые пользователю архивных документов для поиска и изучения архивных документов:
специально

оборудованное помещение для работы с документами (читальный зал – это структурная часть архива);
специальное оборудование (для чтения микрофильмов, электронных копий документов, просмотра кинодокументов, прослушивания фонодокументов);
доступ к НСА архива.
Плата за пользование читальным залом не взимается.

Слайд 26

Порядок работы пользователей с документами в читальном зале или помещении архива,

их права и обязанности определяются документом «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» (принят приказом М-ва культуры 2013, с изм. 2015).

Слайд 27

Порядок работы пользователей с документами в читальном зале или помещении архива,

Слайд 28

Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления

или письма направившей его организации (ФИО пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования).
Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.
Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

Порядок допуска пользователя в читальный зал

Слайд 29

получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий

фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии (есть ограничения!);
пользоваться СПС к архивному фонду, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования;

Права пользователя:

Слайд 30

Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем

через 2 рабочих дня со дня оформления заказа до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (по документам из архивных фондов личного происхождения, аудиовизуальным и электронным документам – особые требования);
Одновременно у пользователя не должно быть более 20 единиц хранения (дел, документов, копий фонда пользования);
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

Права пользователя:

Слайд 31

Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем

Права пользователя:

Слайд 32

Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
Пользоваться оборудованием

читального зала, предназначенным для работы пользователей.
Использовать при работе с архивными документами собственные технические средства без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива.
Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки из дел, документов, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, гранки научной работы.

Права пользователя

Слайд 33

Соблюдать «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ».
Соблюдать

распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, крупные сумки, зонты и др. предметы.
Проверять при получении заказанных документов их целостность и сохранность и расписываться в заказе за получение каждого из них.

Обязанности пользователя

Слайд 34

Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место

хранения дел, документов, их поисковые данные.
Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством РФ.

Обязанности пользователя

Слайд 35

4. Экспонирование архивных документов на выставках

Слайд 36

экспонирование архивных документов или их копий в специальном приспособленном для этого

помещении или на интернет-сайте.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения
форма информационной деятельности архивов, информационный продукт архива, представляющий собой публичную экспозицию специально подобранного и организованного массива документов, а также сведений о них, раскрывающий информационные ресурсы архива с целью обозрения, ознакомления и использования.

Документальная выставка –

Слайд 37

Широко известны выставочные центры Росархива, в Москве и Санкт-Петербурге (на базе

РГИА). Они обеспечены хорошим помещением и современным выставочным оборудованием.
Благодаря развитию информационных технологий в последнее время архивы стали организовывать виртуальные выставки (интернет-выставки) архивных документов.
Виртуальная выставка архивных материалов – это традиционная документальная выставка, адаптированная для ее демонстрации в сети интернет.

Слайд 38

Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Слайд 39

Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Слайд 40

Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Слайд 41

Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Слайд 42

Основания для типологизации:
по содержанию экспонируемых материалов (универсальные, отраслевые, тематические, персональные),

по представленности материалов разных архивов (выставка одного архива, межархивная выставка),
по способу доступа (локальные, сетевые, комбинированного распространения),
по формату представления данных (ppt-формат, html-формат, flash-формат, др. форматы),
по продолжительности функционирования, по виду представленных документов и материалов,
по степени раскрытия содержания документов (только поисковые данные, фрагменты текста, полнотекстовые, комбинированные и т.д.).

Типология выставок

Слайд 43

Планирование проекта. Задачи этого этапа: сформулировать идею проекта, определить целевую аудиторию

выставки, обозначить возможности участия в проекте других архивов, организаций, создать рабочую группу, определить ответственных исполнителей, составить проект сметы расходов (в смете следует учесть необходимость проведения реставрации документов, переплётных работ, оцифровки документов, дизайнерских работ, изготовление рекламно-издательской продукции).