Организация работы с документами. Организация документооборота

Август 9, 2022

Главная
Юриспруденция
Организация работы с документами. Организация документооборота

Содержание

2. Документооборот - – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения
3. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов Предварительное рассмотрение и распределение документов Регистрация документов Контроль
4. Это запись информации на различных носителях по установленным правилам Это создание документов, т.е. составление, оформление, согласование
5. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается
6. Образец графления журнала (разносной книги) для курьера Образец заполнения журнала (разносной книги) для курьера
7. Образец справки, составляемой при обнаружении повреждений упаковки корреспонденции Образец регистрационного штампа входящего документа
8. целью его является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные
9. Предварительное рассмотрение документов Рассмотрение документов руководителем Образец заполнения информационного листка на 28.04.2008 Секретарь фирмы подпись Ю.С.
10. Передача документов в структурные подразделения Образец графика доставки документов Образец графления разносной книги
11. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,
12. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические,
13. журнальная карточная автоматизи-рованная Существует три формы регистрации документов:
14. Регистрация документов Образец графления журнала регистрации входящей корреспонденции
15. Образцы заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции
16. Образец контрольно-регистрационной карточки
17. Образец заполнения контрольно-регистрационной карточки входящей документации Лицевая сторона Оборотная сторона
18. Образец графления журнала регистрации исходящей корреспонденции Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции
19. Образец заполнения контрольно-регистрационной карточки исходящей документации Лицевая сторона
20. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения
21. Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку
22. Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления
23. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
24. Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
25. Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При наличии в
26. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется
27. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. В зависимости от сроков
28. Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации
29. Образец оформления обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
30. Образец оформления внутренней описи 08.07.2009 Внутренняя опись документов дела №... Итого документов ……………………………………………………………… (цифрами и прописью)
31. Образец оформления заверительной надписи Заверительная надпись ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ….. В дело подшито (вложено) и пронумеровано
32. Образец оформления описи документов Опись документов дела УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Инициалы, фамилия Дата
33. В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел (цифрами и прописью) с № ______ по № ___________
34. Номенклатура дел дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
35. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования: предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов
36. Образец оформления номенклатуры дел АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ___________________ Глава администрации (района, города) ____________ района УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ________Инициалы,
39. Управляющий делами (зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
40. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
41. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации под методическим руководством архива
43. Скачать презентацию

Слайд 2

Документооборот -
– это движение документов в организации с момента

их создания или получения до завершения исполнения или отправления

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.

Слайд 3

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов
Предварительное рассмотрение и

распределение документов

Регистрация документов

Контроль за исполнением

Информационно-справочная работа

Исполнение документов, их составление, согласование, оформление

Оперативное (текущее ) хранение документов

Отправка или направление в дело

Создание документа

Экспертиза ценности документов и передача на архивное хранение

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

Слайд 4

Это запись информации на различных носителях по установленным правилам
Это создание документов,

т.е.
составление,
оформление,
согласование и
изготовление

Создание документа

Слайд 5

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и

целостность упаковки:
ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

Прием и предварительное рассмотрение документов, поступивших в организацию

Слайд 6

Образец графления журнала (разносной книги) для курьера
Образец заполнения журнала (разносной книги)

для курьера

Слайд 7

Образец справки, составляемой при обнаружении повреждений упаковки корреспонденции
Образец регистрационного штампа входящего

документа

Слайд 8

целью его является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством

и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
реальная срочность исполнения документа;
вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

Предварительное рассмотрение и распределение документов

Слайд 9

Предварительное рассмотрение документов Рассмотрение документов руководителем Образец заполнения информационного листка
на 28.04.2008
Секретарь фирмы

подпись Ю.С. Ермакова

Слайд 10

Передача документов в структурные подразделения Образец графика доставки документов
Образец графления разносной книги

Слайд 11

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной

форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:
учет документов,
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения,
поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Регистрация документов

Слайд 12

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных

целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения;
программы семинаров, совещаний и конференций;
печатные издания (книги, брошюры, журналы);
пакеты с пометкой "лично";
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы.

Слайд 13

журнальная
карточная
автоматизи-рованная
Существует три формы регистрации документов:

Слайд 14

Регистрация документов Образец графления журнала регистрации входящей корреспонденции

Слайд 15

Образцы заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции

Слайд 16

Образец контрольно-регистрационной карточки

Слайд 17

Образец заполнения контрольно-регистрационной карточки входящей документации
Лицевая сторона
Оборотная сторона

Слайд 18

Образец графления журнала регистрации исходящей корреспонденции
Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции

Слайд 19

Образец заполнения контрольно-регистрационной карточки исходящей документации Лицевая сторона

Слайд 20

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами контроля исполнения являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Различают:
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

Контроль исполнения документов

Слайд 21

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Слайд 22

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах

организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).

Информационно-справочная работа по документам организации

Слайд 23

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение

можно подразделить на два подвида:
хранение документов в процессе их исполнения;
хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Оперативное хранение документов

Слайд 24

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии

с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).5

Слайд 25

Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать

10 см.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Слайд 26

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного

документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
название организации;
название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).
После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
количество листов в деле;
дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Оформление обложки дел

Слайд 27

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными

правилами.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению, при этом допускается:
не проводить систематизацию документов в деле,
не нумеровать листы дела,
не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

Оформление дел

Слайд 28

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет

которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Слайд 29

Образец оформления обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Слайд 30

Образец оформления внутренней описи
08.07.2009
Внутренняя опись
документов дела №...
Итого документов ………………………………………………………………
(цифрами и

прописью)
Количество листов внутренней описи …………………………………………
(цифрами и прописью)
Должность Подпись Инициалы, фамилия

Слайд 31

Образец оформления заверительной надписи
Заверительная надпись
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № …..
В дело подшито (вложено)

и пронумеровано …………………..листа (-ов)
(цифрами и
прописью)
В том числе: литерные листы ……………………………………………….
Пропущенные номера + листов внутренней описи ____________

Должность лица, составившего
заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия

Слайд 32

Образец оформления описи документов
Опись документов дела
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись

Инициалы, фамилия
Дата
Фонд № ______
Опись № _____
дел постоянного хранения за _____ год
___________________________________________________________________
Название раздела структурного подразделения министерства, ведомства

Слайд 33

В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с №

______ по № ___________ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность составителя описи Подпись Инициалы, фамилия
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Инициалы, фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
Наименование организации архивного учреждения
____________ № ____________ № ____________

Слайд 34

Номенклатура дел
дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному

вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
типовая номенклатура дел;
примерная номенклатура дел;
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Слайд 35

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
предназначена для систематизации документов, т.е.

она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
имеет справочное значение при изучении структуры организации;
является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Слайд 36

Образец оформления номенклатуры дел
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
_______ Глава администрации
(района, города) района
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

________Инициалы, фамилия
(общий отдел) Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.00 № 00-00
на 20__ г.

Слайд 37

Слайд 38

Слайд 39

Управляющий делами
(зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия
Итоговая запись о категориях и

количестве дел,
заведенных в 20 ___ году

Управляющий делами
(зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия
СОГЛАСОВАНО
Зав. райгосархивом Подпись Инициалы, фамилия
00.00.00

Слайд 40

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их

ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации под методическим руководством архива организации.

Экспертиза ценности документов

Слайд 41

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

организации под методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Организация работы с документами. Организация документооборота

Содержание

Документооборот - – это движение документов в организации с момента

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов Предварительное рассмотрение и

Это запись информации на различных носителях по установленным правиламЭто создание документов,