Проверка наличия и состояния архивных документов

по архивному делу от 2015 года – пп.2.39–2.44;
Правила по делопроизводству 2019 года – пп.6.33–6.35;
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях – пп.8.21–8.24.

архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции

ГОСТ Р 7.0.8-2013 пункт 135

недостатков в учёте документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учёт документов, требующих реставрации, консервационно-профилактической и технической обработки.

Ц
Е
Л
И

СЛУЧАЕ:

стихийных бедствий
массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы
при смене заведующих архивохранилищами

ПОЛНЫЕ ИЛИ ВЫБОРОЧНЫЕ
для документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года

оформление результатов:
дела в наличии => докладная записка работника на имя руководителя
отсутствие каких-либо дел => розыск

документов

архивные документы –
не менее 1 раза в 25 лет
(в библиотеке − 1 раз в 15 лет)
цикличность определяется на основании решения ЭПК/ЭМК архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учёта архивных документов

кинодокументы на нитрооснове − 1 раз в 2 года

УД − ежегодно

аудиовизуальные и ЭД документы − 1 раз в 5 лет

ОЦД на бумажной основе –
1 раз в 10 лет
(в библиотеке − 1 раз в 5 лет)

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
архив, музей, библиотека, научная организация

МУНИЦИПАЛЬНЫЕ
архив, музей, библиотека
1 раз в 10 лет

бумажные документы – один раз в 10 лет;
вида носителя аудиовизуальные и электронные документы – один раз в 5 лет, кинодокументы на нитрооснове – один раз в 2 года.

Регулярность проверки наличия и состояния документов

перемещения дел в другое помещение;
после ЧП, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.

проверяемые архивные фонды
сверка их сопоставимых показателей
уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверка правильности составления итоговых записей
P.S. может проводиться как самостоятельный вид работы
непосредственная сверка описательных статей описи и информационных характеристик обложек дел
документальное оформление результатов
организация розыска необнаруженных дел

ЕСЛИ в деле документы учтены по внутренним описям, ТО сверка наличия документов с внутренней описью и листом-заверетелем
+
ЕСЛИ дело в несброшюрованном (без подшивки) виде, ТО сверка наличия листов в деле
+
ЕСЛИ дела с УД
О Б Я З А Т Е Л Ь Н О проверять полистно

на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела данного архивного фонда;
изымать из проверяемого архивного фонда неправильно подложенные дела других архивных фондов;
изымать дела, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
изымать дела, не внесённые в опись, и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

П
О
Р
Я
Д
О
К

архивных документов АКТЕ проверки наличия и состояния архивных документов;
одновременно с АКТОМ проверки (при необходимости): акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты;
в конце (на обороте) описи дел проставляется запись (можно штампом): «ПРОВЕРЕНО», акт, его дата и номер (акт проверки наличия и состояния документов);
на все отсутствующие в ходе проверки дела (документы) – карточки учёта в картотеку необнаруженных архивных документов;
результаты проверки физического состояния дел – в картотеку учёта физического (технического) состояния архивных документов;
после проверки наличия и состояния архивных документов короба с архивными документами опечатываются.

Р
Е
З
У
Л
Ь
Т
А
Т
Ы

дел отдельно
P.S. при проверке небольших по объёму фондов допускается составление одного листа на все описи дел
в случае обнаружения в ходе проверки недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты
листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями
лист (листы) проверки − основа заполнения акта

во все учётные документы

года (в архиве и/или организациях)
руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива
архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место + в листе проверки (графа «Примечание») и в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об их обнаружении, которая заверяется подписью работника
дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учёта в установленном порядке
дела, не обнаруженные в ходе розыска, включаются в акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны + подробная справка о проведении розыска − в архивный орган для принятия окончательного решения о снятии с учёта

Р
О
З
Ы
С
К

руководителя на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела
МУЗЕЙ − в соответствии с Правилами (2007) и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда России
БИБЛИОТЕКА − в соответствии с Правилами (2007) и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов России
!!! в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учёта

ЗАВИСИТ от места хранения документов
Архивного фонда России

работы и деятельности сотрудников архива)

ДЕЙСТВИЯ
Немедленно получить официальное подтверждение форс-мажорной ситуации:
при затоплении у собственника помещения получить соответствующий акт (справку из ЭРК)
при краже − обратиться с заявлением в МВД и получить соответствующие документы
при стихийном бедствии − в территориальном управление МЧС − справку
при пожаре − в органах МЧС − акт
Издать приказ руководителя о создании комиссии по расследованию причин утраты/гибели
Оформить результаты действий комиссии соответствующим актом, утверждённым руководителем
Пройти инвентаризацию (по 402-ФЗ от 06.12.2011) и составить опись утраченных документов

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526:
Изучить пункты 2.39–2.44.