Технология работы с документами

Сентябрь 3, 2022

Главная
Алгебра
Технология работы с документами

Содержание

2. Системы делопроизводства Делопроизводство в организациях имеет три основные системы: централизованную; децентрализованную; смешанную. Централизованная: все операции, связанные
3. Организация документооборота Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента их получения или создания
4. Различают три основных информационных документопотока: Документопоток входящих в организацию документов. Документопоток внутренних документов. Документопоток исходящих документов
5. Правила регистрации и индексирования документов Регистрация документа – это фиксация факта его создания или получения путем
6. Обработка документов, поступающих в организацию
7. Обработка исходящих документов
8. Обработка внутренних документов
9. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности документов, устранение возможности потерь
10. Правила регистрации Регистрация документов осуществляется в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора
11. При регистрации должны выполняться следующие правила: каждый документ регистрируется только один раз все документы регистрируются только
12. К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов: рекламные материалы; сообщения о совещаниях, конференциях и их
13. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер
14. Формы регистрации Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная; карточная; автоматизированная электронная (на компьютере). Журнальная форма
15. Регистрация входящих документов Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой
16. Регистрация исходящих документов Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под
17. Регистрация внутренних документов
18. Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) Для визуального различия регистрируемых групп документов на регистрационные карточки могут наноситься
19. Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки
20. Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки
21. Примерное письмо-просьба (исходящее инициативное)
22. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа
23. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа
24. Примерное ответное письмо (входящее)
25. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа
26. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа
27. Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа
28. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: 1. Автор (корреспондент): наименование организации, структурного подразделения или
30. Скачать презентацию

Слайд 2

Системы делопроизводства
Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:
централизованную;
децентрализованную;
смешанную.
Централизованная: все операции, связанные

с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранений дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки..(применяется в небольших фирмах или организациях)
Децентрализованная: все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно. (применяется в организациях территориально отдаленных от головной)
Смешанная: одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях. (применяется в крупных организациях со значительным объемом обрабатываемой документации)

Слайд 3

Организация документооборота
Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента

их получения или создания до завершения выполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Слайд 4

Различают три основных информационных документопотока:
Документопоток входящих в организацию документов.
Документопоток внутренних документов.
Документопоток

исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир.

Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период составляет объем документооборота

Слайд 5

Правила регистрации и индексирования документов
Регистрация документа – это фиксация факта его

создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал
Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Слайд 6

Обработка документов, поступающих в организацию

Слайд 7

Обработка исходящих документов

Слайд 8

Обработка внутренних документов

Слайд 9

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
учета количества документов;
обеспечения сохранности

документов, устранение возможности потерь документов;
обеспечения возможности ведения контроля исполнения документов;
обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях.

Слайд 10

Правила регистрации
Регистрация документов осуществляется в пределах групп в зависимости от названия

вида документа, его автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки

Слайд 11

При регистрации должны выполняться следующие правила:
каждый документ регистрируется только один

раз
все документы регистрируются только в одном месте (в журнале, на карточках и т.д.)
все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии
входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Слайд 12

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
рекламные материалы;
сообщения о совещаниях,

конференциях и их программы;
прейскуранты;
печатные издания (книги, журналы, газеты);
телеграммы;
научные отчеты по темам;
поздравительные письма и пригласительные билеты;
бухгалтерские документы;
письма, присланные в копии для сведения.

Слайд 13

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации,

основу которой составляет порядковый номер документа Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

шифра организации в министерстве или ведомстве

номера дела, в который помещается документ или его копия

порядкового номера документа в регистрационном журнале

Слайд 14

Формы регистрации
Формы регистрации могут быть трех видов:
журнальная;
карточная;
автоматизированная электронная (на компьютере).
Журнальная форма

используется в том случае, когда в организацию поступает не очень большое количество документов
Карточная форма является более удобной. При такой форме регистрации запись необходимый данных о документе производится в регистрационную карточку.

Слайд 15

Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом

нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации входящих документов или регистрационно-контрольную карточку
Дата поступления документа проставляется в начале каждого рабочего дня. Дата регистрации является основным источником для выдачи справочной информации.

Слайд 16

Регистрация исходящих документов
Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в

левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Слайд 17

Регистрация внутренних документов

Слайд 18

Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Для визуального различия регистрируемых групп документов

на регистрационные карточки могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю, с боку или по диагонали.

Слайд 19

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Слайд 20

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Слайд 21

Примерное письмо-просьба (исходящее инициативное)

Слайд 22

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Слайд 23

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Слайд 24

Примерное ответное письмо (входящее)

Слайд 25

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Слайд 26

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Слайд 27

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Слайд 28

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
1. Автор (корреспондент): наименование

организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа.
2. Наименование вида документа: заполняется в соответствии с наименованием вида документа.
3. Дата документа: записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа: переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления: переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления: номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа): переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция: переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения: проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа: переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела: переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

Технология работы с документами

Содержание

Организация документооборота Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента

Различают три основных информационных документопотока:Документопоток входящих в организацию документов.Документопоток внутренних документов.Документопоток

Правила регистрации и индексирования документов Регистрация документа – это фиксация факта его

Обработка документов, поступающих в организацию

Обработка исходящих документов

Обработка внутренних документов

Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности

Правила регистрацииРегистрация документов осуществляется в пределах групп в зависимости от названия

При регистрации должны выполняться следующие правила: каждый документ регистрируется только один

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:рекламные материалы;сообщения о совещаниях,

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации,

Формы регистрацииФормы регистрации могут быть трех видов:журнальная;карточная;автоматизированная электронная (на компьютере).Журнальная форма

Регистрация входящих документов Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом

Регистрация исходящих документовДля исходящих документов дата и индекс документа проставляются в

Регистрация внутренних документов

Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) Для визуального различия регистрируемых групп документов

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Примерное письмо-просьба (исходящее инициативное)

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения исходящего инициативного документа

Примерное ответное письмо (входящее)

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Регистрационная карточка справочно-информационной картотеки после заполнения входящего документа

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:1. Автор (корреспондент): наименование

Похожие презентации

Организация документооборота
Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента

Различают три основных информационных документопотока:
Документопоток входящих в организацию документов.
Документопоток внутренних документов.
Документопоток

Правила регистрации и индексирования документов
Регистрация документа – это фиксация факта его

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
учета количества документов;
обеспечения сохранности

Правила регистрации
Регистрация документов осуществляется в пределах групп в зависимости от названия

При регистрации должны выполняться следующие правила:
каждый документ регистрируется только один

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
рекламные материалы;
сообщения о совещаниях,

Формы регистрации
Формы регистрации могут быть трех видов:
журнальная;
карточная;
автоматизированная электронная (на компьютере).
Журнальная форма

Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом

Регистрация исходящих документов
Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в

Единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Для визуального различия регистрируемых групп документов

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
1. Автор (корреспондент): наименование