Культура оформления документов в деловом общении

Август 11, 2022

Главная
Русский язык
Культура оформления документов в деловом общении

Содержание

2. Деловая переписка Деловая переписка — это процесс бизнес- и служебной коммуникации посредством почты. В нем, как
3. Виды деловых переписок: письма-ответы – ответы на инициативные письма; инициативные письма – составляются по инициативе адресанта
4. Правила деловой переписки
5. 1. Полезная структура из текста понятна цель общения; в тексте есть призыв к действию /обобщающий вывод;
6. Грамотно оформленная тема ясно отразите суть письма; не превышайте объем в 50 символов; ссылайтесь на цепочку
7. Заботливая подача информации разбейте текст на абзацы; придерживайтесь правила деловой переписки: одно письмо = 1 экран
8. Лаконичная информативная подпись указывайте в личной подписи обязательно личный телефон: или мобильный, или корпоративный, но тогда
9. Пример перегруженной и лаконичной подписи
10. Нейтральный тон не пишите в излишне уверенном, приказном, умоляющем, угрожающем тонах; избегайте смайликов (или хотя бы
11. Пример эмоционального и нейтрального письма
12. Быстрый и четкий ответ отвечайте на любое письмо в течение 1 часа; если вам задали ряд
13. Официальная корреспонденция Термин «официальная переписка» охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом
14. Оформление деловой корреспонденции
15. Фирменные бланки Прежде всего, когда адресат получает ваше письмо, первым делом он захочет узнать, от кого
16. Деловые конверты Чтобы придать корреспонденции официальный вид, используйте конверты с собственным логотипом и названием вашей компании.
17. Персонализация Обращение по имени – очень легкий прием, гарантирующий отличный результат для установления прочных отношений. При
18. Классификация деловых писем
19. 1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой
20. 2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на
21. 3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма – это письма, рассылаемые
22. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее
23. 5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение,
24. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой
26. Скачать презентацию

Слайд 2

Деловая переписка
Деловая переписка — это процесс бизнес- и служебной коммуникации посредством почты. В нем,

как и в обычном общении, есть место эмоциям, первому впечатлению, точкам соприкосновения. Но деловую переписку отличает официально- деловой стиль.

Слайд 3

Виды деловых переписок:
письма-ответы – ответы на инициативные письма;
инициативные письма – составляются

по инициативе адресанта с определенной целью;
письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя:
циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

Слайд 4

Правила деловой переписки

Слайд 5

1. Полезная структура
из текста понятна цель общения;
в тексте есть призыв к действию /обобщающий

вывод;
в тексте есть ответы на все поставленные собеседником вопросы;
у текста четкая, ясная структура;
у письма релевантная тексту содержательная тема.

Слайд 6

Грамотно оформленная тема
ясно отразите суть письма;
не превышайте объем в 50 символов;
ссылайтесь на цепочку писем, если

это ответ.

Слайд 7

Заботливая подача информации
разбейте текст на абзацы;
придерживайтесь правила деловой переписки: одно письмо =

1 экран прокрутки;
заключите самую важную мысль в первый абзац;
избавьтесь от избыточных слов (канцеляризмы, вводные, эпитеты);
используйте маркированные списки;
избегайте вычурного оформления (только пара слов жирным шрифтом на все письмо);
используйте лаконичную информативную подпись.

Слайд 8

Лаконичная информативная подпись
указывайте в личной подписи обязательно личный телефон: или мобильный, или

корпоративный, но тогда обязательно с добавочным номером;
указывайте телефон в общепринятом стандарте по маске: +7 (...) ...-..-.., чтобы получателю было удобно его скопировать в набор номера с любого устройства;
в качестве дополнительного контакта желательно указать мессенджер или дополнительный телефон, по которому уж точно при возникновении форс-мажора вы ответите за 15 минут;
опустите реверансы вежливости вроде «с уважением», «искренне ваш», «с пожеланиями доброго дня» и так далее: искренней вежливости в этих общих фразах нет, зато они засоряют письмо, занимают строчки, в которых можно разместить полезную информацию.

Слайд 9

Пример перегруженной и лаконичной подписи

Слайд 10

Нейтральный тон
не пишите в излишне уверенном, приказном, умоляющем, угрожающем тонах;
избегайте смайликов (или хотя бы

не отправляйте их первым, а только в ответ на отправленный смайлик);
не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток», «дезигн», «дрова», жмыло«, «ИМХО») и вообще любые сленговые выражения, которые хороши лишь для неформального общения;
избегайте афоризмов, пословиц, метафор — выражайте свои мысли прямо, ясно и четко;

Слайд 11

Пример эмоционального и нейтрального письма

Слайд 12

Быстрый и четкий ответ
отвечайте на любое письмо в течение 1 часа;
если вам задали ряд вопросов —

ответьте на все;
обозначайте сроки решения задач, перечисленных в письме;
если вопрос срочный — звоните, а не пишите;
проверяйте формат, название, содержание вложений.

Слайд 13

Официальная корреспонденция
Термин «официальная переписка» охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции,

направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Слайд 14

Оформление деловой корреспонденции

Слайд 15

Фирменные бланки
Прежде всего, когда адресат получает ваше письмо, первым делом он

захочет узнать, от кого оно. Лучший способ сообщить это — использовать бумагу с логотипом и фирменной символикой, чтобы получатель, только распечатав конверт, ясно понял, от кого письмо.

Слайд 16

Деловые конверты
Чтобы придать корреспонденции официальный вид, используйте конверты с собственным логотипом

и названием вашей компании.

Слайд 17

Персонализация
Обращение по имени – очень легкий прием, гарантирующий отличный результат

для установления прочных отношений. При отправке деловых писем большое значение для создания благоприятного впечатления имеют внешний вид письма, свидетельствующий о профессионализме исполнителя и манера написания.

Слайд 18

Классификация деловых писем

Слайд 19

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.
Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки,

заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо

Слайд 20

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на

письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

Слайд 21

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.
Циркулярные письма – это письма,

рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).
Обычные письма направляются одному получателю.

Слайд 22

По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.
В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее

время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.
Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

Слайд 23

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое

значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

Слайд 24

По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не

имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

Культура оформления документов в деловом общении

Содержание

Деловая перепискаДеловая переписка — это процесс бизнес- и служебной коммуникации посредством почты. В нем,

Виды деловых переписок:письма-ответы – ответы на инициативные письма;инициативные письма – составляются

Правила деловой переписки

1. Полезная структура из текста понятна цель общения;в тексте есть призыв к действию /обобщающий

Грамотно оформленная темаясно отразите суть письма;не превышайте объем в 50 символов;ссылайтесь на цепочку писем, если

Заботливая подача информацииразбейте текст на абзацы;придерживайтесь правила деловой переписки: одно письмо =

Лаконичная информативная подписьуказывайте в личной подписи обязательно личный телефон: или мобильный, или

Пример перегруженной и лаконичной подписи

Нейтральный тонне пишите в излишне уверенном, приказном, умоляющем, угрожающем тонах;избегайте смайликов (или хотя бы