Требования к оформлению документов. Бланки документов. Правила их оформления

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Штатное расписание, Структура и штатная численность);
распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);
По времени создания: первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
По типу содержания: текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
По способу представления: электронный, на бумажных носителях
По месту издания: внутренние, внешние
По направлению отправки: входящие, исходящие
По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые
По уровню секретности: не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

 
- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
- культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.
Специальные функции документа:
- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ;
- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества

- Государственный герб
02 - герб субъекта
03 - эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;

- печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:
01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19.
Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты:
09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

на бланках.
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
 Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
 20 мм - левое, верхнее и нижнее;
 10 мм - правое.
 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
 Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
 Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
 Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
  Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.

структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
 Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.