Тренинг коммуникативной компетентности. День 2. Деловая переписка

Содержание

Слайд 2

ОТЛИЧИЯ ПИСЕМ

ОТЛИЧИЯ ПИСЕМ

Слайд 3

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА *информационные письма: сообщение, извещение, уведомление, * письмо-подтверждение * рекомендательное

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

*информационные письма: сообщение, извещение, уведомление, * письмо-подтверждение
* рекомендательное письмо
* гарантийное

письмо * расписка
* письмо-запрос * объяснительная записка
* письмо-просьба * резюме
* письмо-предложение * заявление
* письмо-приглашение * характеристика
* письмо-претензия * доверенность
* письмо-благодарность * автобиография
Слайд 4

КАК ОПОЗНАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО? наименование документа (пишется посреди строки с прописной

КАК ОПОЗНАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО?

наименование документа (пишется посреди строки с прописной

буквы без строчки);
адресант – отправитель документа;
адресат – получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, Ф.И.О. в дательном падеже (кому?);
дата записывается арабскими цифрами: число, месяц, год (01.06.2013);
регистрационные номера;
подпись.
Слайд 5

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных

документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.
К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Слайд 6

ЭЛЕМЕНТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА? Стандартное обращение (должность, Ф.И.О.), возможно использование прилагательных уважаемый,

ЭЛЕМЕНТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА?

Стандартное обращение (должность, Ф.И.О.), возможно использование прилагательных уважаемый,

многоуважаемый, дорогой.
Вводная часть – излагается повод для письма.
Основная часть – формулируется главная цель письма: предложение, отказ, ответ, просьба, запрос, приглашение, благодарность, гарантия.
Заключение – выражается надежда на положительное решение вопроса, на то, что переписка будет продолжена…
подпись.
Слайд 7

Схема делового письма Реквизиты отправителя Реквизиты адресата ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ (предлог о

Схема делового письма

Реквизиты отправителя Реквизиты адресата
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ
(предлог о + сущ.

в предложном падеже)
или (по вопросу о + сущ. в предложном падеже)
(О поставке оборудования или По вопросу о поставке оборудования)
ТЕКСТ ПИСЬМА
Составители письма (подпись)
Слайд 8

Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый …, или Уважаемый …! Восклицательный знак

Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый …, или Уважаемый …!
Восклицательный знак после

обращения подчеркивает значимость и официальный тип письма, а запятая более будничный и личный характер.

Речевые секреты обращения!!!

Слайд 9

Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер: Уважаемый господин

Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер: Уважаемый господин

председатель! Уважаемый господин Иванов!
Если в обращении указываются имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает личный характер: Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемый Григорий!
Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный оттенок: Уважаемая Попова Светлана Владимировна!
При обращении к группе работников или коллективу организации используются обращения Уважаемые господа! Господа!
Обращение Уважаемые коллеги! Применяется по отношению к лицам одной профессии.
Формула Дорогие коллеги! несет более доверительный оттенок.
Слайд 10

Как правило, не принято употреблять местоимение я. Вместо я прошу –

Как правило, не принято употреблять местоимение я. Вместо я прошу –

прошу, вместо я выполнил – мной выполнено.
Форма мной решено неправильна, следует писать я решил.
Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа мы (Просим) или указывается название организации.
В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.
В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которого она составляется.

Деловые секреты местоимений!!!

Слайд 11

Могут выражать приглашение к сотрудничеству или сожаление в случае ограниченных возможностей

Могут выражать приглашение к сотрудничеству или сожаление в случае ограниченных возможностей

адресата: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество. Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.
Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости: С уважением Нина Леонидовна.

Речевые секреты заключения!!!

Слайд 12

Смягчение категоричности изложения: Школа просит, если это возможно, выслать программу конференции.

Смягчение категоричности изложения: Школа просит, если это возможно, выслать программу конференции.
Формула

речевого этикета: К сожалению, Ваши требования не могут быть удовлетворены.
Связь с предшествующей перепиской: Как Вам уже известно, мы взяли на себя определенные обязательства …
Не рекомендуется употреблять слова, побуждающие адресата к спешке при вынесении решений: срочно, незамедлительно; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: Прошу изучить и решить вопрос положительно.
Признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность. своевременный ответ, внимание : Благодарим Вас за … Позвольте выразить признательность за …

Секретные формулы делового заключения!!!

Слайд 13

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ деловое письмо, которым автор приглашает адресата принять участие в каких-либо

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

деловое письмо, которым автор приглашает адресата принять участие в каких-либо событиях,

представляющих взаимный интерес.
Характеризуется тем что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.
Слайд 14

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ Приглашаем Вас

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Приглашаем Вас

Слайд 15

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ деловое письмо, которое можно направить своему партнеру лично, по почте

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

деловое письмо, которое можно направить своему партнеру лично, по почте или

через Интернет. Письмо-благодарность может быть адресована как отдельному человеку, так и организации.
Письмо благодарности содержит: шапку документа, обращение, основной текст, подписью, печать.
Слайд 16

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ Выражаем благодарность

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

Выражаем благодарность

Слайд 17

РАСПИСКА Это документ, удостоверяющий получение чего-либо, а также документ, в котором

РАСПИСКА

Это документ, удостоверяющий получение чего-либо, а также документ, в котором могут

даваться какие-то обязательства.
Расписка содержит: наименование документа, указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса получателя (того, кто дает расписку); указание передающего – организации или лица; точное наименование получаемого/ передаваемого; дата; подпись получателя.
Слайд 18

Образец расписки РАСПИСКА Я, Матвеева Любовь Ивановна, ученик 6а класса МОУ

Образец расписки

РАСПИСКА
Я, Матвеева Любовь Ивановна, ученик 6а класса МОУ СОШ №

24, получила со склада новогодние костюмы для проведения мероприятия «Новогодний каламбур» в количестве 7 штук:
1 комплект костюма зайца (4 детали костюма: головной убор- уши, комбинезон, рукавички, пояс)
5 комплектов костюма «Снежинки» (4 детали костюма: головной убор, юбка, кофта. Накидка)
1 комплект костюма «Дед Мороз» (6 деталей костюма: головной убор- уши, кафтан, посох, мешок с надписью «Подарки», маска с бородой)
Обязуюсь вернуть в полной сохранности и чистоте до 2 января 2019 года.
28.12.2018 г. (подпись)
Слайд 19

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА краткое письменное изложение факта и причин, его вызвавших. Объяснительная

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

краткое письменное изложение факта и причин, его вызвавших.
Объяснительная записка содержит:

наименование документа, указание фамилии, имени, отчества, должности (статуса); описание сути происшедшего; дата; подпись получателя.
Слайд 20

ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ Заместителю директора МБОУ «СОШ № 2» Петровой Н.Н.

ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Заместителю директора
МБОУ «СОШ № 2»
Петровой

Н.Н.
от Смирновой А.П.,
учителя географии
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
16 ноября 2013 г. в кабинете № 22 учащимися был сломан макет солнечных часов, инвентарный номер 344. Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 6 по 20 ноября 2013 г. я находилась на стационарном лечении.
21 ноября 2013 г. (подпись)
Слайд 21

РЕЗЮМЕ Резюме – краткая анкета физического лица, так называемая профессиональная самоаттестация

РЕЗЮМЕ
Резюме – краткая анкета физического лица, так называемая профессиональная самоаттестация