Организация хранения документов

Июль 30, 2022

Главная
Юриспруденция
Организация хранения документов

Содержание

2. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач делопроизводства
3. Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования
4. Задачи архива - прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; - информационно-справочная работа по архивным документам
5. Экспертиза ценности документов Это изучение документов с использованием принципов и критериев их оценки (историзма, происхождения, содержания,
6. Экспертная комиссия действует в организации постоянно; назначается приказом руководителя; состоит не менее чем из трех человек.
7. Основные функции экспертной комиссии рассмотрение номенклатуры дел организации; ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения
8. Результат работы экспертной комиссии Выделяются 3 группы документов: передаваемые в архив (срок хранения свыше 10 лет);
9. Сроки хранения документов Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании делопроизводственного года Примеры сроков
10. Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом
11. Этапы архивного хранения документов в организации архив структурного подразделения архив организации государственный архив
12. Этапы архивного хранения документов в организации Документы текущего и последнего истекшего года Архив структурного подразделения Хранение
13. Подготовка документов к архивному хранению Полное оформление - для дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10
14. Подготовка документов к архивному хранению Частичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения (до 10 лет): документы
15. Правила хранения дел -Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их
16. Порядок передачи дел в архив Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным
17. Порядок передачи дел в архив Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет
18. При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства
19. Шифрование Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи,
20. Архивное хранение документов в электронной форме Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив
21. Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в
22. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и
24. Скачать презентацию

Слайд 2

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из

основных задач делопроизводства

Слайд 3

Архив
- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение

документов с целью использования ретроспективной документной информации.
Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов.

Слайд 4

Задачи архива
- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
- информационно-справочная работа

по архивным документам предприятия;
- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Слайд 5

Экспертиза ценности документов
Это изучение документов с использованием принципов и критериев их

оценки (историзма, происхождения, содержания, внешних особенностей и т.д.)
Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года.
Цель экспертизы:
определить сроки хранения документов;
подготовить к архивному хранению;
отобрать документы для уничтожения.

Слайд 6

Экспертная комиссия
действует в организации постоянно;
назначается приказом руководителя;
состоит не

менее чем из трех человек.
Примерный состав ЭК:
заместитель директора;
ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров);
зав.архивом (секретарь ЭК).
Функции и права ЭК закреплены в нормативном документе - Положении об экспертной комиссии организации

Слайд 7

Основные функции экспертной комиссии
рассмотрение номенклатуры дел организации;
ежегодный

отбор документов для архивного хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения и др.
Определение сроков хранения конкретных документов проводится по перечням документов с указанием сроков их хранения (перечень типовых документов и ведомственный перечень).
ЭК - совещательный орган. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации.

Слайд 8

Результат работы экспертной комиссии
Выделяются 3 группы документов:
передаваемые в архив (срок

хранения свыше 10 лет);
необходимые для дальнейшего использования;
подлежащие уничтожению.
Составляются следующие учетные документы:
опись дел постоянного хранения;
опись дел по личному составу;
опись дел временного хранения (свыше 10 лет);
акт о выделении дел и документов к уничтожению

Слайд 9

Сроки хранения документов
Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании

делопроизводственного года
Примеры сроков хранения:
гарантийные письма - 3 года акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет журналы регистрации несчастных случаев на производстве - 75 лет;
личные дела сотрудников - (75 л - возраст сотрудника); документы связанные с финансированием (планы, сметы, финансовые отчеты) - постоянно и т.д.

Слайд 10

Как исчисляются сроки хранения документов
Срок хранения документов исчисляется с 1

января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года.
На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ.
Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

Слайд 11

Этапы архивного хранения документов в организации
архив структурного подразделения
архив организации
государственный архив

Слайд 12

Этапы архивного хранения документов в организации
Документы текущего и последнего истекшего года
Архив

структурного подразделения

Хранение 2 года

Архив организации

Дела временного хранения
(сдача по номенклатуре)

Дела постоянного хранения (сдача по описи)

Хранение 15 лет

Государственный архив

Хранение до истечение срока

уничтожение

Слайд 13

Подготовка документов к архивному хранению
Полное оформление - для дел постоянного
и долговременного

хранения (свыше 10 лет):
оформление обложки;
составление внутренней описи документов;
переплет или подшивка;
нумерация листов;
составление заверительной надписи

Слайд 14

Подготовка документов к архивному хранению
Частичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения

(до 10 лет):
документы оставляют в делах в скоросшивателях;
листы не нумеруются;
описи на дела и заверительные надписи не составляются.

Слайд 15

Правила хранения дел
-Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных

картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
-Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре.
-На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
-Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
-Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Слайд 16

Порядок передачи дел в архив
Передача дел производится только по описям и

в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Слайд 17

Порядок передачи дел в архив
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет

каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Слайд 18

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
•

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Слайд 19

Шифрование
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела

номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе

Слайд 20

Архивное хранение документов в электронной форме
Особенность электронного хранения состоит в направлении

документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными).
Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Слайд 21

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной

карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов.
Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам.
Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке).

Слайд 22

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается

в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Организация хранения документов

Содержание

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из

Архив- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение

Задачи архива- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;- информационно-справочная работа

Экспертиза ценности документовЭто изучение документов с использованием принципов и критериев их

Экспертная комиссия действует в организации постоянно; назначается приказом руководителя; состоит не

Основные функции экспертной комиссии рассмотрение номенклатуры дел организации; ежегодный

Результат работы экспертной комиссииВыделяются 3 группы документов: передаваемые в архив (срок

Сроки хранения документовДокументы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании

Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляется с 1

Этапы архивного хранения документов в организацииархив структурного подразделенияархив организациигосударственный архив

Этапы архивного хранения документов в организации Документы текущего и последнего истекшего годаАрхив

Подготовка документов к архивному хранениюПолное оформление - для дел постоянногои долговременного

Подготовка документов к архивному хранениюЧастичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения

Правила хранения дел-Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных

Порядок передачи дел в архивПередача дел производится только по описям и

Порядок передачи дел в архив Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: •

ШифрованиеЗатем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела

Архивное хранение документов в электронной формеОсобенность электронного хранения состоит в направлении