Сопроводительное письмо

Август 11, 2022

Главная
Юриспруденция
Сопроводительное письмо

Содержание

2. Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма
3. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному
5. Письмо - просьба
6. Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих
8. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное! решение вопроса...», «Надеемся, что Вы
9. Письмо – запрос
10. Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит
12. Письмо-ответ
13. Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или
14. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать
16. Письмо-сообщение
17. Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение
19. Письмо –подтверждение
20. Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее
22. Информационное письмо
23. Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят
26. Гарантийное письмо
27. Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата
29. Письмо-извещение
30. Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (со¬вещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как
31. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письмо-извещение
33. Письмо- приглашение
34. Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке,
36. Письмо-предложение
37. Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой
39. Письмо-напоминание
40. Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация партнер не выполняет взятые на себя
41. Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если
43. Письмо-требование
44. Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях,
45. Требуем незамедлительно выполнить ... и т.д. Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: «В противном
47. Письмо-благодарность
48. Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
50. Письмо-поздравление
51. Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица,
52. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: Поздравляем Вас в связи с ... Искренне поздравляем Вас с
54. Скачать презентацию

Слайд 2

Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих

адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам ...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам ...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам ...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...» «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ...» «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам ...»

Слайд 3

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами,

которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Слайд 4

Слайд 5

Письмо - просьба

Слайд 6

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров,

необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Проси» Вас провести...», «Просим Вас предоставить...», «Просим Вас сообщить...» и т.д.

Слайд 7

Слайд 8

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное!

решение вопроса...», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)», «Одновременно просим Вас...».

Слайд 9

Письмо – запрос

Слайд 10

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений

или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылка на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.

Слайд 11

Слайд 12

Письмо-ответ

Слайд 13

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от __________ № ___...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Слайд 14

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без

объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с...».
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает

Слайд 15

Слайд 16

Письмо-сообщение

Слайд 17

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях,

фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также Письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что ...
Доводим до Вашего сведения, что ...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

Слайд 18

Слайд 19

Письмо –подтверждение

Слайд 20

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов

или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...)».
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Слайд 21

Слайд 22

Информационное письмо

Слайд 23

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального

характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа.
В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Слайд 24

Слайд 25

Слайд 26

Гарантийное письмо

Слайд 27

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются

организациям. Гарантироваться могут оплата работ продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации

Слайд 28

Слайд 29

Письмо-извещение

Слайд 30

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (со¬вещаниях, семинарах,

выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Слайд 31

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия

и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение - отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Слайд 32

Слайд 33

Письмо- приглашение

Слайд 34

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем,

что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет.
При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый ... !»

Слайд 35

Слайд 36

Письмо-предложение

Слайд 37

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве

в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Слайд 38

Слайд 39

Письмо-напоминание

Слайд 40

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация партнер

не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
Напоминаем Вам ... Вторично напоминаем Вам ... Обращаем Ваше внимание на то, что ... Ставим Вас в известность, что ...

Слайд 41

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть

организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

Слайд 42

Слайд 43

Письмо-требование

Слайд 44

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые

на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства ...
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) ...

Слайд 45

Требуем незамедлительно выполнить ... и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться

следующим образом: «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ... В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ... В противном случае мы не несем ответственности за последствия ...» и т.п.

Слайд 46

Слайд 47

Письмо-благодарность

Слайд 48

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с

выражением благодарности за совершенные действия.
Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в ...
Выражаем Вам свою благодарность за ….
Позвольте Вас поблагодарить за ...
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ... и т.п.

Слайд 49

Слайд 50

Письмо-поздравление

Слайд 51

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными

событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Слайд 52

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с ...
Искренне

поздравляем Вас с ...
Примите наши искренние поздравления в связи с ...
Сердечно поздравляем Вас с ... и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.