Оптимизация процесса текущего контроля деятельности библиотек администрацией ЦБС

по электронной почте
Экономия времени на дорогу
Экономия транспортных расходов

мин.

Многоэтапность –16 этапов

Сокращение времени выполнения до 515 мин.

Сокращение этапов с 16 до 9

Эффективность оптимизации – 32,19 %

Налаживание автоматизированной системы взаимодействия между сотрудниками ЦБС

информационного письма для филиалов о необходимости подготовить и сдать информацию по заданной теме
30 мин

Составление списка рассылки и отправка информационного письма
10 мин

Составление тематической папки в электронной почте для сортировки писем
15 мин
Поступление информационного запроса по определенной теме в ЦБ от внешних источников

Сотрудник вне доступа к электронной почте, не знает о письме

Картирование процесса текущего контроля деятельности библиотек-филиалов при подготовке информации внепланового запроса

Нет internet
в библиотеках-филиалах

Телефонное уведомление о необходимости подготовить информацию если в библиотеке нет доступа к Internet
10 мин

Сбой связи, или телефон сотрудника не доступен

дополнительного разъяснения по теме и рассылка по e-mail
15 мин на библиотеку
(из 24 библиотек 25 % требуют уточнения по почте)
90 мин.

Доставка подготовленной по запросу информации из филиала в ЦБ без электронных средств связи
180 мин.

Анализ корректировка полученной информации сотрудниками ЦБ
10 мин на одну библиотеку
(240 мин)

Проведение телефонной консультации с целью исправления ошибок
15 мин.
25% библиотек допускает ошибки
(90 мин)

Сбой связи, или телефон сотрудника не доступен

Проведение телефонных консультаций по дополнительным вопросам при подготовке запрошенной информации
(из 24 библиотек 100 % требуют уточнения)
мин
с уточнениями
(240 мин)

Картирование процесса текущего контроля деятельности библиотек-филиалов при подготовке информации внепланового запроса

сводной информации по определенной теме ЦБ
480 мин.

Дополнительное телефонное уведомление филиалов, которые не уложились в отведенные временные рамки отчетного мероприятия
12 % библиотек
20 мин
(60 мин)

Дополнительное консультирование филиалов, которые не уложились в отведенные временные рамки отчетного мероприятия
12 % библиотек
15 мин
(45 мин)
Отправка тематической информации источнику запроса
10 мин.

Сбой связи, или телефон сотрудника не доступен

Составление списка ответов по дополнительным вопросам, возникающим при подготовке информации
40 мин
Утверждение подготовленной информации директором ЦБС
60 мин.

Картирование процесса текущего контроля деятельности библиотек-филиалов при подготовке информации внепланового запроса

библиотеки
Медленный Интернет при использовании мобильной сети
Индивидуальное неприятие сотрудниками новых технологий

1

2

3

3

4

5

информирование отдельных библиотек
Сократится время выполнения срочных работ за счет своевременного доведения информации о проблеме
Сократятся расходы на транспорт

по заданной теме
30 мин

Составление списка рассылки и отправка информационного письма
10 мин

Составление тематической папки в электронной почте для сортировки писем
15 мин
Поступление информационного запроса по определенной теме в ЦБ от внешних источников

Телефонное уведомление о необходимости подготовить информацию если в библиотеке нет доступа к Internet
10 мин

ПРОЦЕСС ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕК-ФИЛИАЛОВ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ

Описание ситуации «как БУДЕТ»

Сотрудник вне доступа к электронной почте, не знает о письме

Нет Интернета
в библиотеках-филиалах

Сбой связи, или телефон сотрудника не доступен

По мессенджеру копируется информационное письмо

Мессенджеры в сотовой связи обслуживаются бесплатно
Услуга доступа к сети Интернет в сотовой связи представлена в тарифах по умолчанию

Картирование процесса текущего контроля деятельности библиотек-филиалов при подготовке информации внепланового запроса

проблемный вопрос и беседа видна участникам, соответственно, не нужно дублировать информацию

Описание ситуации «как БУДЕТ»

Картирование процесса текущего контроля деятельности библиотек-филиалов при подготовке информации внепланового запроса

Составление дополнительного разъяснения по теме и рассылка по e-mail
15 мин на библиотеку
(из 24 библиотек 25 % требуют уточнения по почте)
90 мин.

Доставка подготовленной по запросу информации из филиала в ЦБ без электронных средств связи
180 мин.

Анализ корректировка полученной информации сотрудниками ЦБ
10 мин на одну библиотеку
(240 мин)

Проведение телефонной консультации с целью исправления ошибок
15 мин.
25% библиотек допускает ошибки
(90 мин)

Проведение телефонных консультаций по дополнительным вопросам при подготовке запрошенной информации
(из 24 библиотек 100 % требуют уточнения)
мин
с уточнениями
(240 мин)

внеплановой методической информации

Звуковое уведомление мессенджера не останется незамеченным для всех участников беседы.

Описание ситуации «как БУДЕТ»
Составление сводной информации по определенной теме ЦБ
480 мин.

Дополнительное телефонное уведомление филиалов, которые не уложились в отведенные временные рамки отчетного мероприятия
12 % библиотек
20 мин
(60 мин)

Дополнительное консультирование филиалов, которые не уложились в отведенные временные рамки отчетного мероприятия
12 % библиотек
15 мин
(45 мин)
Отправка тематической информации источнику запроса
10 мин.

Составление списка ответов по
дополнительным вопросам, возникающим при подготовке информации
40 мин
Утверждение подготовленной информации директором ЦБС
60 мин.