Основы работы в Excel

lvbobr@mail.ru

ПРОГРАММА РАБОТЫ

1. Изучение теоретических разделов.
2. Лабораторные работы и практические занятия.
3.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА:

1. Боброва Л.В. Информационно-аналитические технологии в государственном и муниципальном

1.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧАХ

Текущий этап развития информационных технологий называют информационной революцией.

Это уже четвертая информационная

После повсеместного распространения компьютеров в центре внимания информационных технологий находились

1.1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ – ОСНОВА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ СТРУКТУРА

КАДРОВАЯ СТРУКТУРА

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА

МАРКЕТИНГОВАЯ СТРУКТУРА

Информационная структура

Обеспечивает работу всех других

1.2. ОБРАБОТКА ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

1.2.1. Базы данных в Excel

База данных – такой способ организации данных

Информационно-поисковая система имеет в своем составе две компоненты:
база данных (БД);

Рассмотрим фрагмент БД - Экзаменационная ведомость студентов нескольких специальностей разных форм

Для сортировки и отбора информации в БД Excel служит меню Сортировка

В Ms Office 2007 и 2010 удобно также пользоваться меню Сортировка

1. Отсортируем информацию по полю Факультет (по возрастанию):
1.1. Выделить диапазон Е1:Е16;
1.2.

Результат сортировки:

2. Отсортируем информацию по полю Специальность (по возрастанию):
2.1. Выделить диапазон F1:F16;
2.2.

Результат сортировки:

3. Отсортируем информацию по трем полям:
2.1. Выделить диапазон А1:G16;
2.2. Данные –

Результат сортировки:

Представлена таблица базы данных «Кадры». Произведена сортировка в порядке возрастания по

В базе данных произведена сортировка в порядке возрастания по окладу. Укажите

Укажите порядок сортировки данных:
a. По Форме обучения.
b. По Факультетам
c.По разделам.
d.

Для фильтрации данных:
Выделить весь диапазон БД, ячейки А1:G16.
Выполнить команды Данные –

Предположим, нужно отфильтровать список студентов-заочников:
Щелкнуть по кнопке раскрытия списка Форма обучения.
Снять

Результат фильтрации:

Для организации расширенного фильтра:
1. Создаем диапазон условий (строки 18 и19).

2. Выполнить команды Данные – Фильтр – Дополнительно.
3. В открывшемся диалоговом

Результат фильтрации

Исходные
данные

Результат фильтрации

Пример 2

Исходные
данные

Укажите, сколько записей останется в таблице после применения расширенного фильтра (ячейки

Укажите, «№ пп» записей, которые останутся в таблице после применения расширенного

Укажите, сколько записей останется в таблице после применения расширенного фильтра (ячейки

1.2. Подведение промежуточных итогов

При работе со списками команда: вкладка Данные, группа

Подведение итогов (расчет средних значений оценок) по факультетам с данными по

Подведение итогов по факультетам

Подведение итогов по всей ведомости

1.3. Консолидация рабочих таблиц

Если размещение информации во всех таблицах одинаково,

Пример

Пусть на разных листах рабочей таблицы представлены отчеты о продаже товаров

Филиал 1 Филиал 2 Филиал 3

Как видно, списки включенных в таблицы товаров, а также порядок перечисления

Для объединенного анализа данных необходимо создать новый рабочий лист, где

Опции в окне Консолидация

Подписи верхней строки и Значения левого столбца

В результате Excel создаст структуру, содержащую внешние ссылки.

Просмотр записей консолидации

1.4.Создание сводной таблицы

Сводные таблицы применяются для группировки, обобщения и анализа данных,

Пример: Создать сводную таблицу для каждого исполнителя и стоимость выполненных работ.

Выполнить команды: Данные – Сводная таблица – шаг 1

Шаг 2 – выбор страничных полей

Шаг 3 – указание диапазона для консолидации

Шаг 4 – выбор размещения сводной таблицы

Сводная таблица

Сводная таблица после редактирования

Список записей сводной таблицы

Отбор записей для просмотра

Просмотр выбранных записей

Построение сводной диаграммы

Сводная диаграмма

Отбор записей в сводной диаграмме

Диаграмма для выбранных записей