Документационное обеспечение бизнес-процессов

Август 2, 2022

Главная
Информатика
Документационное обеспечение бизнес-процессов

Содержание

2. Информация и предприятия в 21 веке
3. Что такое информация? 1) Знания о предметах, фактах, идеях и т. д., которыми могут обмениваться люди
4. Классификация информации по общественному назначению: Массовая информация - информация, предназначенная для населения определенных областей, регионов. Массовая
5. Классификация информации по способам возникновения, передачи и восприятия: Эстетическая (свет, тень, цвет, звук, запах…) Семантическая 1)
6. Функции информации Познавательная Цель – получение новой информации Коммуникативная Цель – передача информации с целью уменьшения
7. Жизненный цикл информации 1) Синтез (производство) 2) Представление 3) Хранение 4) Передача во времени Информация не
8. Роль информации в предприятии 21 века
10. Виды ресурсов предприятия по экономическому значению в 21 веке: Природные ресурсы Материальные ресурсы Трудовые (человеческие) ресурсы
11. Способы фиксации информации
12. Основные понятия и определения в документообороте
13. Что такое документ? Слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало "свидетельство", "доказательство"
14. Старейший договор (документ) Старейший документ, обнаруженный историками - мирный договор, подписанный в 1269 до н.э. между
15. Что является «фиксатором» решений между двумя контрагентами? Документы и массивы документов – это объекты отношений физических,
16. Виды документов в разрезе назначений Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его
17. Атрибутика документа Как правило, атрибуты документов располагаются в верхней и/или нижней частях документа и несут информацию
18. Причины потребностей в документах. Функции документов
19. Зачем нужны документы? Документ используется в различных областях деятельности, отраслях знаний, средах жизни и является объектом
20. Функции документов Функция отражения фактов хозяйственной жизни и оперативной деятельности; Функция обеспечения коммуникации между работниками организации;
21. Функции документов Функция содержания результата – в том случае, когда сам документ является результатом работы; Функция
22. Причины разделения документооборота и бизнес-процессов. Взаимное влияние документооборота и бизнес-процессов
24. Влияние документооборота и бизнес-процессов 1) Бизнес-процессы могут быть инициированы документами
25. Влияние документооборота и бизнес-процессов 2) Документы могут быть результатом исполнения бизнес-процессов
26. Влияние документооборота и бизнес-процессов 3) Документы регулируют бизнес-процессы
27. Влияние документооборота и бизнес-процессов 4) Документы сопровождают бизнес-процессы
28. Взаимосвязь документооборота и процессов принятия решений
29. Жизненные циклы документов и их основные виды
30. Виды документооборота
31. Централизованный документооборот При централизованном документообороте документы движутся вертикально по системе предприятий, это такие виды документов как
32. Документ уровня структурного подразделения Документооборот уровня структурного подразделения подразумевает, что документы не должны выходить за рамки
33. Децентрализованный документооборот Децентрализованный документооборот предполагает обмен документами между организациями (горизонтальное движение документов).
34. Типы документов при децентрализованном документообороте 1) Входящий документы - документы, которые поступили из внешних организаций 2)
35. Универсальная концепция движения документов при децентрализованном обороте
36. Типовые операции в документообороте организации 1) Экспедиция Экспедиция – это процесс, включающий в себя прием, регистрацию,
37. Типовые операции в документообороте организации 2) Исполнение После непосредственного исполнения документа, как правило, готовится ответный документ,
38. Типовые операции в документообороте организации 3) Контроль Данный вид операций предполагает слежение за сроками исполнения документов.
39. Blockchain как один из путей совершенствования документооборота
40. Что такое blockchain и откуда он возник? Blockchain – это технология, которая появилась в 2009 году
41. Что такое blockchain и откуда он возник? Блок транзакций – это особым образом организованная структура, предназначенная
42. Схема работы Blockchain в криптовалюте
43. Взаимодействие блоков и добавление нового блока в цепь После того, как блок набирает определенное количество транзакций,
44. Концепция использования технологии Blockchain в документообороте Документооборот без blockchain
45. Концепция использования технологии Blockchain в документообороте Документооборот с blockchain
46. Разветвление и схождение в документообороте
47. Задачи внедрения Blockchain в документооборот 1) Определить правила, по которым формируются блоки 2) Необходимо определить genesis
48. Методика внедрения системы электронного документооборота Автор: Р.А. Эседулаев
49. Последовательность этапов внедрения СЭД В соответствии с разработанными мировыми и отечественными практиками внедрения информационных систем (ИС)
50. получение общей информации об объекте внедрения СЭД; определение целей внедрения; определение общих ключевых требований к СЭД
51. На этапе предпроектного обследования, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель проекта (РП), который составляет базовый
52. Информационное обследование Информационное обследование – сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, исследование существующих правил
53. Целями информационного обследования являются: изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации; разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков
54. С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений,
55. Информационное обследование Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа: С
56. Информационное обследование Пример оформления алгоритма обработки приказов по основной деятельности
57. Информационное обследование Пример оперограммы жизненного цикла приказа по основной деятельности
58. Информационное обследование Пример оформления информации о контроле документов
59. Информационное обследование В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о
60. Информационное обследование Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые
61. Разработка и настройка СЭД Целями физической реализации СЭД являются: На данном этапе осуществляется реализация описанных в
62. Разработка и настройка СЭД При выборе СЭД рекомендуем рассматривать следующие параметры: Наличие необходимых функций в системе
63. Разработка и настройка СЭД В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.
64. Опытно-промышленная эксплуатация Целью внедрения является факт начала работы пользователей в СЭД . В процессе внедрения выполняются
65. Опытно-промышленная эксплуатация Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном
66. Промышленная эксплуатация Это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных
67. С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в
68. Управление проектом Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг Управление проектом – отдельная
69. Основные действующие лица Заинтересованные стороны в проекте Команда проекта Команда управления проектом Менеджер проекта Спонсор проекта
70. Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы
71. Управление проектом © PMI PMBOK Заинтересованные стороны в проекте
72. Управление проектом © PMI PMBOK Пример жизненного цикла проекта Жизненный цикл проекта Выходы управления проектом Основные
73. Управление проектом © PMI PMBOK Устав проекта – это первый официальный документа проекта. Формально подтверждает существование
74. Управление проектом © PMI PMBOK Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта
75. Управление проектом © PMI PMBOK План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением
76. Управление проектом © PMI PMBOK Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение
77. Управление проектом © PMI PMBOK Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов).
78. Управление проектом © PMI PMBOK Закономерности жизненного цикла проекта Время Возможность влияния Стоимость изменений Возможность влияния
79. Управление проектом © PMI PMBOK Закономерности жизненного цикла проекта Время Риск и Стоимость Инициация Планирование Исполнение
80. Общие центры обслуживания в бизнесе
81. Типы бизнес-процессов Основные Вспомогательные (поддерживающие, обеспечивающие) Процессы управления Процессы развития
82. Характеристики основных процессов Направлены на производство товаров и услуг для конечного потребителя; Приносят прибыль.
83. Характеристики поддерживающих процессов Направлены на обеспечение основных процессов нужными ресурсами; Добавляют стоимость к конечному продукту; Не
84. Характеристики процессов управления Охватывают весь перечень функций управления как на уровне бизнес-системы в целом; Не приносят
85. Характеристики процессов развития Не приносят прибыль; Могут в перспективе оказать влияние на кампанию организации; Тратят огромное
86. Что такое общий центр обслуживания(ОЦО?) ОЦО – подразделение, в которое выносятся и где исполняются все обеспечивающие
87. Что дает внедрение ОЦО в организацию: Сокращение издержек за счет увольнения высокооплачиваемых работников в каждом из
88. Бизнес-процессы до внедрения ОЦО
89. Бизнес-процессы после внедрения ОЦО
90. Этапы создания ОЦО, параллельное создание ОЦО и внедрения системы ЭДО для поддержания работы ОЦО. Оценка эффективности
91. Стандартные этапы создания ОЦО 1) Оценка необходимости 2) Проектирование 3) Построение и тестирование 4) Внедрение и
93. Зачем нужны системы для поддержания работы ОЦО? Необходимо, чтоб филиалы могли «общаться» с общим центром обслуживания.
94. Типы последовательностей проектов по внедрению ОЦО и системы, поддерживающих его работу 1) Параллельное Достоинства: бизнес получает
95. Типы систем, поддерживающих парадигму ОЦО Системы документооборота; Системы класса BPMS; Системы класса ERP; Системы класса xECM.
96. Оценка внедрения ОЦО. Количественные результаты 1) Оценка количества созданных документов и отслеживание динамики данного показателя; 2)
97. Пример количественного параметра. Количество созданных документов
98. Оценка внедрения ОЦО. Финансовые результаты Оценка сохраняемых денежных средств в год с учетом уволенного количества сотрудников
100. Скачать презентацию

Слайд 2

Информация и предприятия в 21 веке

Слайд 3

Что такое информация?
1) Знания о предметах, фактах, идеях и т. д.,

которыми могут обмениваться люди в рамках конкретного контекста
(ISO/IEC 10746-2:1996)
2) Знания относительно фактов, событий, вещей, идей и понятий, которые в определённом контексте имеют конкретный смысл
(ISO/IEC 2382:2015)
3) Сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации
(ГОСТ 7.0-99)

Слайд 4

Классификация информации по общественному назначению:
Массовая информация - информация, предназначенная для населения

определенных областей, регионов. Массовая информация - это общественно-политическая, обыденная, научно-популярная информация.
Специальная информация – информация, предназначенная для использования узким кругом лиц, занимающихся решением сложных задач в области науки, техники, экономики.
Личная информация - информация, необходимая человеку для осуществления персональной деятельности: записная книжка, телефонный звонок т.д.

Слайд 5

Классификация информации по способам возникновения, передачи и восприятия:
Эстетическая (свет, тень, цвет,

звук, запах…)
Семантическая
1) результат познания законов природы, общества и мышления: "Земля - вращается";
2) первичная информация возникает в результате деятельности людей;
3) вторичная информация возникает в результате аналитико-синтетической переработки первичной информации;
4) выходная информация - это выводы о вторичной информации.
Визуальная (текстовая, числовая, смешанная…)
Аудиальная
Тактильная
Органолептическая (запах, звук)
Машинно-ориентированная

Слайд 6

Функции информации
Познавательная
Цель – получение новой информации
Коммуникативная
Цель – передача информации с целью

уменьшения энтропии о каком-либо явлении или сущности
Управленческая
Цель - формирование целесообразного поведения управляемой системы, получающей информацию

Слайд 7

Жизненный цикл информации
1) Синтез (производство)
2) Представление
3) Хранение
4) Передача во времени
Информация не

может «возникнуть» из неоткуда. Информация всегда порождается из другой информации, либо появляется на основании каких-либо фактов и событий, зафиксированных человеком или техникой через «входящие каналы» – слух, зрение, тактильные ощущения и т.д.

Слайд 8

Роль информации в предприятии 21 века

Слайд 9

Слайд 10

Виды ресурсов предприятия по экономическому значению в 21 веке:
Природные ресурсы
Материальные ресурсы
Трудовые

(человеческие) ресурсы
Финансовые ресурсы
Временные ресурсы
Информационные ресурсы
Сегодня информация является одним из наиболее значимых ресурсов для предприятий

Слайд 11

Способы фиксации информации

Слайд 12

Основные понятия и определения в документообороте

Слайд 13

Что такое документ?
Слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю"

и означало "свидетельство", "доказательство"
Документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
(ГОСТ Р 51141-98)
Документ - это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека
Документ либо фиксирует социально значимую информацию за временными и территориальными рамками непосредственного создания сообщения, либо выступает в роли некоего социального арбитра-гаранта (законодательство) к которому обращаются при решении спорных или неизвестных ситуаций и проблем

Слайд 14

Старейший договор (документ)
Старейший документ, обнаруженный историками - мирный договор, подписанный в

1269 до н.э. между хеттами и египтянами, который является самым старым договором, сохранившимся на сегодняшний день.

Слайд 15

Что является «фиксатором» решений между двумя контрагентами?
Документы и массивы документов –

это объекты отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
(Закон «Об информации и защите информации»)
Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Слайд 16

Виды документов в разрезе назначений
Документ личного происхождения – это документ, созданный

лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ– это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Слайд 17

Атрибутика документа
Как правило, атрибуты документов располагаются в верхней и/или нижней частях

документа и несут информацию о том, когда был создан документ, кем подписан, к какой организации относится и т.д.

Слайд 18

Причины потребностей в документах. Функции документов

Слайд 19

Зачем нужны документы?
Документ используется в различных областях деятельности, отраслях знаний, средах

жизни и является объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так для юристов документ служит способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалист в области управления считает его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Слайд 20

Функции документов
Функция отражения фактов хозяйственной жизни и оперативной деятельности;
Функция обеспечения коммуникации

между работниками организации;
Функция фиксации результата работы;
Функция хранения информации;
Функция триггера – инициализации бизнес процесса, его следующей стадии или его завершения;

Слайд 21

Функции документов
Функция содержания результата – в том случае, когда сам документ

является результатом работы;
Функция донесения информации «извне» - от других организаций до «внутренних» сотрудников;
Функция идентификации объектов или личностей;
Функция «определения границ» – наделения сотрудников правами и обязанностями;
Функция подтверждения владения – подтверждения прав на владение, доступ и использования;
Функция подтверждения факта происшествия какого-либо события;
Функция источника информации – жизненно важного в 21 веке ресурса для ведения бизнеса.

Слайд 22

Причины разделения документооборота и бизнес-процессов. Взаимное влияние документооборота и бизнес-процессов

Слайд 23

Слайд 24

Влияние документооборота и бизнес-процессов
1) Бизнес-процессы могут быть инициированы документами

Слайд 25

Влияние документооборота и бизнес-процессов
2) Документы могут быть результатом исполнения бизнес-процессов

Слайд 26

Влияние документооборота и бизнес-процессов
3) Документы регулируют бизнес-процессы

Слайд 27

Влияние документооборота и бизнес-процессов
4) Документы сопровождают бизнес-процессы

Слайд 28

Взаимосвязь документооборота и процессов принятия решений

Слайд 29

Жизненные циклы документов и их основные виды

Слайд 30

Виды документооборота

Слайд 31

Централизованный документооборот
При централизованном документообороте документы движутся вертикально по системе предприятий, это

такие виды документов как распоряжения, отдаваемые головным офисом своим филиалам, запросы в вышестоящие организации и пр.

Слайд 32

Документ уровня структурного подразделения
Документооборот уровня структурного подразделения подразумевает, что документы не

должны выходить за рамки того подразделения, в котором они были созданы (например, служебные записки, промежуточная отчетность и пр.)

Слайд 33

Децентрализованный документооборот
Децентрализованный документооборот предполагает обмен документами между организациями (горизонтальное движение документов).

Слайд 34

Типы документов при децентрализованном документообороте
1) Входящий документы - документы, которые поступили

из внешних организаций
2) Исходящие документы – документы, которые внутри своего жизненного маршрута должны выйти за пределы организации, в которой они были созданы
3) Внутренние документы – созданные внутри организации и не выходящие за ее рамки

Слайд 35

Универсальная концепция движения документов при децентрализованном обороте

Слайд 36

Типовые операции в документообороте организации
1) Экспедиция
Экспедиция – это процесс, включающий в

себя прием, регистрацию, сортировку и доставку внутренним адресатам входящих документов (при документообороте входящих документов), а также процесс отправки исходящих документов. Данный процесс не регламентируется ГОСТом, поэтому он определяется внутренними нормативными документами организации

Слайд 37

Типовые операции в документообороте организации
2) Исполнение
После непосредственного исполнения документа, как правило,

готовится ответный документ, который должен быть согласован с соисполнителями. Соисполнители дают свои замечания и предложения ответственному исполнителю по подготовке ответного документа. После того, как проект ответного документа составлен, он должен быть согласован с соисполнителями и авторами резолюций на входящий документ, завизирован и подписан тем руководителем, на которого изначально был назначен документ. В инструкции по делопроизводству фиксируется порядок подписания документов

Слайд 38

Типовые операции в документообороте организации
3) Контроль
Данный вид операций предполагает слежение за

сроками исполнения документов. Как правило, данный вид деятельности включает в себя:
постановку документов на контроль;
отслеживание хода исполнения документов;
формирование отчетов по документам.
Отчеты формируются для руководителей. Обычно в отчеты включается информация о просроченных и исполненных документах, а также о тех документах, срок исполнения которых скоро истечет. Данная информация помогает руководителям принимать решения. Например, если количество просроченных документов растет, то это может означать, что в организации неэффективно построены определенные бизнес процессы.

Слайд 39

Blockchain как один из путей совершенствования документооборота

Слайд 40

Что такое blockchain и откуда он возник?
Blockchain – это технология, которая

появилась в 2009 году и впервые была использована в криптовалюте Bitcon. Суть данной технологии заключается в том, что каждая транзакция проверяется и записывается в распределенные базу данных, которые являются независимыми друг от друга.

Слайд 41

Что такое blockchain и откуда он возник?
Блок транзакций – это особым

образом организованная структура, предназначенная для записи в систему группы транзакций.
Для того, чтобы достоверности транзакции необходимо, чтобы ее подписи и формат были проверены, после чего группы транзакций записываются в особую структуру - блок. При этом каждый новый блок содержит информацию о предыдущем. Благодаря этому информацию в блоках крайне легко проверить на подлинность. Более того, все блоки выстраиваются в единую цепочку, во главе которой находится единственный первичный блок (англ. genesis block). Первичный блок характерен тем, что у него отсутствует родительский блок.

Слайд 42

Схема работы Blockchain в криптовалюте

Слайд 43

Взаимодействие блоков и добавление нового блока в цепь
После того, как блок

набирает определенное количество транзакций, он передается остальным участникам-владельцам, которые принимают блок в структуру только лишь в том случае, если числовое значение хеша заголовка равно или меньше числа, величина которого периодически меняется и корректируется. Все хеширование происходит по функции SHA-256, результат которого нельзя обратить. Единственно возможный способ получить зашифрованный по данной функции результат – грубый перебор. При получении нового блока участники базы данных пересчитывают хеш блока и, если он посчитан неверно, то такой блок отбрасывается. Если же хеш посчитан верно, то блок добавляется в цепочку, и следующий блок должен включить хеш добавленного блока.

Слайд 44

Концепция использования технологии Blockchain в документообороте
Документооборот без blockchain

Слайд 45

Концепция использования технологии Blockchain в документообороте
Документооборот с blockchain

Слайд 46

Разветвление и схождение в документообороте

Слайд 47

Задачи внедрения Blockchain в документооборот
1) Определить правила, по которым формируются блоки
2)

Необходимо определить genesis block
3) Необходимо решить, как разграничить доступ к блокам и документам в них

Слайд 48

Методика внедрения системы электронного документооборота
Автор: Р.А. Эседулаев

Слайд 49

Последовательность этапов внедрения СЭД
В соответствии с разработанными мировыми и отечественными

практиками внедрения информационных систем (ИС) процесс внедрения СЭД включает несколько этапов работ, в результате выполнения которых разрабатываются соответствующие модели ИС.

Слайд 50

получение общей информации об объекте внедрения СЭД;
определение целей внедрения;
определение

общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
определение основных участников проекта (формирование рабочей группы);
определение общего уровня сложности потенциального проекта;
оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.

На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

Предпроектное обследование

Целями предпроектного обследования являются:

Слайд 51

На этапе предпроектного обследования, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель

проекта (РП), который составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта (см. Методику управления проектами – PMBOK).

Предпроектное обследование

Пример WBS проекта «Внедрения СЭД»

Слайд 52

Информационное обследование
Информационное обследование – сбор информации и данных о проекте внедрения

СЭД, исследование существующих правил и способов работы с документами, выявление функциональных требований к СЭД, а также структуризация полученных данных и разработка концептуальной модели Систем с целью постановки задач на разработку и настройку СЭД.

В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»). В результате анализа собранных данных разрабатываются оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.

Слайд 53

Целями информационного обследования являются:
изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
разработка

рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
разработка технического задания (ТЗ).

Результаты работы находят отражение в документе «Функциональные требования» или «Отчете», или «Техническом задании» (в зависимости от сложности проекта).

Информационное обследование

Слайд 54

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей

(Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне.

Информационное обследование

Слайд 55

Информационное обследование
Составить список существующих видов документов в организации и сделать

обследование каждого вида документа:

С целью получения необходимой информации рекомендуется:

описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления);
показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.;
описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);

Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает);
Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись);
Составить список регистраторов документов;
Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и др. информацию);
Составить список других ответственных за процесс обработки;
На основе перечисленных выше списков составить алгоритм (оперограмму).
Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы);
На основе обследований составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости);
Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости);
Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (в зависимости от должности).

Слайд 56

Информационное обследование
Пример оформления алгоритма обработки приказов по основной деятельности

Слайд 57

Информационное обследование
Пример оперограммы жизненного цикла приказа по основной деятельности

Слайд 58

Информационное обследование
Пример оформления информации о контроле документов

Слайд 59

Информационное обследование
В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота

и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.

На основе перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД или техническое задание на ее разработку. В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Слайд 60

Информационное обследование
Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом

конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.
Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Слайд 61

Разработка и настройка СЭД
Целями физической реализации СЭД являются:
На данном

этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе

разработка структуры БД СЭД;
разработка экранных форм;
разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.;
разработка технической документации на Систему.

Слайд 62

Разработка и настройка СЭД
При выборе СЭД рекомендуем рассматривать следующие параметры:

Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
Наличие необходимых карточек документов;
Сложность и стоимость доработки Системы;
Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
Стоимость и качество консалтинговых услуг;
Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

Слайд 63

Разработка и настройка СЭД
В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные

на этапе информационного обследования требования.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Слайд 64

Опытно-промышленная эксплуатация
Целью внедрения является факт начала работы пользователей в СЭД

В процессе внедрения выполняются следующие работы:

установка и настройка ПО;
обучение персонала и администраторов СЭД;
разработка документации по работе в СЭД для пользователей (Help);
устранение ошибок в работе системы;
доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Слайд 65

Опытно-промышленная эксплуатация
Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта

(пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

Слайд 66

Промышленная эксплуатация
Это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей

СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:

Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
Администрирование сервера и ПО;
Осуществление резервного копирования (back-up)

На данном этапе можно инициировать развитие СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга).

Слайд 67

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных

этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др.
На протяжении всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

Слайд 68

Управление проектом
Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или

услуг

Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами

Самые известные/широко используемые стандарты управления проектами:

PMBOK (американский стандарт: www.pmi.ru);
Price2 (английский стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
IPMA (европейский стандарт: www.ipma.org);
P2M (японский стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Слайд 69

Основные действующие лица
Заинтересованные стороны в проекте
Команда проекта
Команда управления проектом
Менеджер проекта
Спонсор проекта
©

PMI PMBOK

Управление проектом

Слайд 70

Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом
Спонсор проекта –

лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта

Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта

Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проекта и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта)

Управление проектом

Слайд 71

Управление проектом
© PMI PMBOK
Заинтересованные стороны в проекте

Слайд 72

Управление проектом
© PMI PMBOK
Пример жизненного цикла проекта
Жизненный цикл проекта
Выходы управления

проектом

Основные цели и задачи проекта

Начало

Устав

Требования

Спецификация

План

Базовый план

Принятие

Утверждение

Передача заказчику

Завершение

Продукт

Слайд 73

проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта.

Устав проекта может включать в себя:

Описание бизнес потребностей для инициации проекта;
Цель или основание проекта;
Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон;
Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones);
Описание функциональных организаций;
Описание организационных допущений и ограничений;
Суммарный бюджет проекта.

Слайд 74

целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать).

Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием..

Основные составляющие документа:

Цели проекта;
Описание продукта проекта
Результаты проекта
Допущения и ограничения в проекте, границы проекта;
План контрольных точек проекта.

Слайд 75

документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)

План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как:

План управления содержанием проекта;
Календарный план;
План управления стоимостью;
План управления качеством;
План управления персоналом;
План управления взаимодействием;
План управления рисками;
План управления снабжением;
План усовершенствования процессов

Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Слайд 76

относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта.

Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Слайд 77

(задействована значительная часть ресурсов).

В основные обязанности РП входят:

Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта;
Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта;
При необходимости – инициация запросов на изменение;
Прогнозы стоимости и сроков проекта.

Слайд 78

Возможность влияния на проект всех заинтересованных сторон уменьшается по мере продвижения к финишу, стоимость изменений, напротив, растет.

Слайд 79

Планирование

Исполнение

Завершение

Возможность наступления рисков в проекте уменьшаются по мере продвижения, одновременно с возможностью воздействия на ход проекта и конечный результат. Стоимость риска, в случае его возникновения, увеличивается от этапа к этапу и достигает максимума на последнем из них.
Этапы «Планирования» и «Исполнения» во время выполнения проекта многократно чередуются при переходе от одной его фазы к другой.

Слайд 80

Общие центры обслуживания в бизнесе

Слайд 81

Типы бизнес-процессов
Основные
Вспомогательные (поддерживающие, обеспечивающие)
Процессы управления
Процессы развития

Слайд 82

Характеристики основных процессов
Направлены на производство товаров и услуг для конечного потребителя;
Приносят

прибыль.

Слайд 83

Характеристики поддерживающих процессов
Направлены на обеспечение основных процессов нужными ресурсами;
Добавляют стоимость к

конечному продукту;
Не приносят прибыль.

Слайд 84

Характеристики процессов управления
Охватывают весь перечень функций управления как на уровне бизнес-системы

в целом;
Не приносят прибыль;
Имеют влияние на все другие виды процессов.

Слайд 85

Характеристики процессов развития
Не приносят прибыль;
Могут в перспективе оказать влияние на кампанию

организации;
Тратят огромное количество ресурсов.

Слайд 86

Что такое общий центр обслуживания(ОЦО?)
ОЦО – подразделение, в которое выносятся и

где исполняются все обеспечивающие процессы, которые только можно вынести за пределы филиалов.

Слайд 87

Что дает внедрение ОЦО в организацию:
Сокращение издержек за счет увольнения высокооплачиваемых

работников в каждом из филиалов
Пример: Сотрудник, отвественный за обработку больничных листов
Количество человек в филиале: 100
Средняя выбываемость сотрудников по болезни в день: 3%
Среднее время обработки больничного листа: 20 минут
Время полезной работы сотрудника, ответственного за ведение больничных листов, мин. = количество обрабатываемых листов в день * время, необходимое на обработку 1 листа = 100 * 0,03 * 20 = 60 минут.
Сокращение издержек
Улучшение качества исполнения поддерживающих бизнес-процессов;
Ускорение исполнения.

Слайд 88

Бизнес-процессы до внедрения ОЦО

Слайд 89

Бизнес-процессы после внедрения ОЦО

Слайд 90

Этапы создания ОЦО, параллельное создание ОЦО и внедрения системы ЭДО для

поддержания работы ОЦО. Оценка эффективности внедрения ОЦО на предприятии

Слайд 91

Стандартные этапы создания ОЦО
1) Оценка необходимости
2) Проектирование
3) Построение и тестирование
4) Внедрение

и «обкатка»
5) Оптимизация

Слайд 92

Слайд 93

Зачем нужны системы для поддержания работы ОЦО?
Необходимо, чтоб филиалы могли «общаться»

с общим центром обслуживания.
Общение может проходить разными способами, самое эффективное – с использованием систем

Слайд 94

Типы последовательностей проектов по внедрению ОЦО и системы, поддерживающих его работу
1)

Параллельное
Достоинства:
бизнес получает конечный результат быстрее
Недостатки:
проекты внедрения влияют друг на друга, срыв сроков одного из них грозит срывом сроков для общего проекта
2) Последовательное
Достоинства:
проекты независимы друг от друга, срыв срока одного из проектов влияет только на текущий проект
Недостатки:
Общий результат достигается за большее количество времени

Слайд 95

Типы систем, поддерживающих парадигму ОЦО
Системы документооборота;
Системы класса BPMS;
Системы класса ERP;
Системы класса

xECM.

Слайд 96

Оценка внедрения ОЦО. Количественные результаты
1) Оценка количества созданных документов и отслеживание

динамики данного показателя;
2) Количество уволенных сотрудников;
3) Изменение времени обработки документов по видам
4) Качественные показатели процессов (количество ошибок, браков, неправильно запущенных документов и т.д.)

Слайд 97

Пример количественного параметра. Количество созданных документов

Слайд 98

Оценка внедрения ОЦО. Финансовые результаты
Оценка сохраняемых денежных средств в год с

учетом уволенного количества сотрудников

Документационное обеспечение бизнес-процессов

Содержание

Информация и предприятия в 21 веке

Что такое информация?1) Знания о предметах, фактах, идеях и т. д.,

Классификация информации по общественному назначению:Массовая информация - информация, предназначенная для населения

Классификация информации по способам возникновения, передачи и восприятия:Эстетическая (свет, тень, цвет,

Функции информацииПознавательнаяЦель – получение новой информацииКоммуникативнаяЦель – передача информации с целью

Жизненный цикл информации1) Синтез (производство)2) Представление3) Хранение4) Передача во времениИнформация не

Роль информации в предприятии 21 века

Виды ресурсов предприятия по экономическому значению в 21 веке:Природные ресурсыМатериальные ресурсыТрудовые

Способы фиксации информации

Основные понятия и определения в документообороте

Что такое документ?Слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю"

Старейший договор (документ)Старейший документ, обнаруженный историками - мирный договор, подписанный в

Что является «фиксатором» решений между двумя контрагентами?Документы и массивы документов –

Виды документов в разрезе назначенийДокумент личного происхождения – это документ, созданный

Атрибутика документаКак правило, атрибуты документов располагаются в верхней и/или нижней частях

Причины потребностей в документах. Функции документов

Зачем нужны документы?Документ используется в различных областях деятельности, отраслях знаний, средах

Функции документовФункция отражения фактов хозяйственной жизни и оперативной деятельности;Функция обеспечения коммуникации

Функции документовФункция содержания результата – в том случае, когда сам документ

Причины разделения документооборота и бизнес-процессов. Взаимное влияние документооборота и бизнес-процессов

Влияние документооборота и бизнес-процессов1) Бизнес-процессы могут быть инициированы документами

Влияние документооборота и бизнес-процессов2) Документы могут быть результатом исполнения бизнес-процессов

Влияние документооборота и бизнес-процессов3) Документы регулируют бизнес-процессы

Влияние документооборота и бизнес-процессов4) Документы сопровождают бизнес-процессы

Взаимосвязь документооборота и процессов принятия решений

Жизненные циклы документов и их основные виды

Виды документооборота

Централизованный документооборотПри централизованном документообороте документы движутся вертикально по системе предприятий, это

Документ уровня структурного подразделенияДокументооборот уровня структурного подразделения подразумевает, что документы не

Типы документов при децентрализованном документообороте1) Входящий документы - документы, которые поступили

Универсальная концепция движения документов при децентрализованном обороте

Типовые операции в документообороте организации1) ЭкспедицияЭкспедиция – это процесс, включающий в

Типовые операции в документообороте организации2) ИсполнениеПосле непосредственного исполнения документа, как правило,

Типовые операции в документообороте организации3) КонтрольДанный вид операций предполагает слежение за

Blockchain как один из путей совершенствования документооборота

Что такое blockchain и откуда он возник?Blockchain – это технология, которая

Что такое blockchain и откуда он возник?Блок транзакций – это особым

Схема работы Blockchain в криптовалюте

Взаимодействие блоков и добавление нового блока в цепьПосле того, как блок

Концепция использования технологии Blockchain в документооборотеДокументооборот без blockchain

Концепция использования технологии Blockchain в документооборотеДокументооборот с blockchain

Разветвление и схождение в документообороте

Задачи внедрения Blockchain в документооборот1) Определить правила, по которым формируются блоки2)

Методика внедрения системы электронного документооборотаАвтор: Р.А. Эседулаев

Последовательность этапов внедрения СЭД В соответствии с разработанными мировыми и отечественными

получение общей информации об объекте внедрения СЭД; определение целей внедрения; определение

На этапе предпроектного обследования, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель

Информационное обследованиеИнформационное обследование – сбор информации и данных о проекте внедрения

Целями информационного обследования являются: изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;разработка