Инструкция по работе Битрикс 24 (21.08.2022) (1)

Август 10, 2022

Главная
Информатика
Инструкция по работе Битрикс 24 (21.08.2022) (1)

Содержание

2. Что такое СРМ Б24 АХС CRM-система — это программа для автоматизации и контроля взаимодействия компании с
3. Основные принципы работы в СРМ Все взаимодействие с клиентами осуществляется через портал Б24 АХС Вся информация
4. Из чего состоит СРМ Навигация по порталу Поиск в Битрикс 24 Меню Информация по сотрудникам компании
5. ПОИСК В БИТРИКС АХС Поисковая строка находится в верхней части портала Найти можно все что угодно:
6. МЕНЮ Находится в левой части портала Б24 АХС Базовые настройки установлены, но можно их менять под
7. Информация по отделам и сотрудникам Вводим в поисковую строку «Сотрудники», открываем этот пункт меню Выбираем либо
8. БАЗА ЗНАНИЙ Пишем в поисковой строке: «База знаний», переходим в раздел В Базе есть инструкции как
9. ВНУТРЕННИЕ ЧАТЫ БИТРИКС 24АХС Вся корпоративная переписка ведется только в чатах корпоративного портала Б24 АХС Чаты
10. ОПОВЕЩЕНИЯ В правом верхнему углу портала Б24 АХС есть колокольчик Приходят оповещения о письмах, задачах, прочие
11. ПОЧТА Вся переписка с клиентами, сотрудниками ведется исключительно на портале Б24 АХС. Использование личной почты запрещено
12. Телефония Все телефонные переговоры ведутся исключительно через портал Б24 АХС. С личных телефонов общаться с клиентом
13. Мессенджеры Диалог с клиентом можно вести исключительно в корпоративном мессенджере. Использование личных средств связи запрещено Переписку
14. Сущности Сущности это отдельные «документы» на портале Б24 АХС (Компания, Контакт, Лид, Сделка) Формат сущностей: Слева-
15. КОНТАКТ (1) ОБЯЗАТЕЛЬНО: При создании контакта обязательны для заполнения следующие поля: 1. Имя 2. E-mail: В
16. КОНТАКТ (2) Дубликаты Важно!!! Перед созданием Контакта следует проверить наличие совпадений данных с уже занесенными в
17. КОМПАНИЯ (1) ОБЯЗАТЕЛЬНО К ЗАПОЛНЕНИЮ: 1. Название компании: Полное название, сокращенное, юридическое лицо, если отличается, населенный
18. КОМПАНИЯ (2) Дубликаты: Важно!!! Перед созданием Компании следует проверить наличие совпадений данных с уже занесенными в
19. ЛИД Лид – это входящее обращение, поступившее от действующего или потенциального клиента компании Альфахимсинтез, менеджера по
20. СДЕЛКА 1. Вся работа с клиентом ведется исключительно В СДЕЛКЕ (Письма, звонки, переписка в мессенджерах, комментарии,
21. АВТОМАТИЧЕСКИЕ СДЕЛКИ Добавьте первый пункт списка Добавьте второй пункт списка Добавьте третий пункт списка
22. ПРЕДЛОЖЕНИЕ Заполняем вкладку товары в сделке, указываем цены Товары перейдут в предложение вместе с ценами В
23. ЗАДАЧИ (1) Задача является основным организационным инструментом работы в Б24 АХС Сделки без задач не допустимы.
24. ЗАДАЧИ (2) Как проверить есть ли у Вас сделки без задач? Заходим в раздел «Сделки» Включаем
25. АВТОЗАДАЧИ ЗАДАЧИ ВОРОНКИ ПРОДАЖИ Стадия «Новая заявка» - Установите контакт и выявите потребность у нового клиента.
26. КОММЕНТАРИЙ Добавьте первый пункт списка Добавьте второй пункт списка Добавьте третий пункт списка
27. ВОРОНКИ Добавьте первый пункт списка Добавьте второй пункт списка Добавьте третий пункт списка
28. РАБОТА В Б24 АХС Ежедневно начинаем Настройки Чем пользуемся
29. ПРОВЕРКА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ Б24 АХС Добавьте первый пункт списка Добавьте второй пункт списка Добавьте третий
30. САМОКОНТРОЛЬ В конце рабочего дня менеджер и его руководитель проверяют: 1. Созданные за день: - Контакты
31. КОНТРОЛЬ ВНЕШНИЙ
32. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Добавьте первый пункт списка Косяки Штрафы
34. Скачать презентацию

Слайд 2

Что такое СРМ Б24 АХС
CRM-система — это программа для автоматизации

и контроля взаимодействия компании с клиентами
Она хранит и структурирует информацию о сделках и покупателях, помогает оптимизировать маркетинг, повысить продажи и качество обслуживания. Customer Relationship Management переводится как «управление отношениями с клиентами». Это подход, при котором бизнес строится вокруг покупателя и его потребностей.

Слайд 3

Основные принципы работы в СРМ
Все взаимодействие с клиентами осуществляется через

портал Б24 АХС
Вся информация полученная в результате взаимодействия внимательнейшим образом фиксируется в системе
Добавьте третий пункт списка

Слайд 4

Из чего состоит СРМ
Навигация по порталу
Поиск в Битрикс 24
Меню
Информация по сотрудникам

компании (отделы/сотрудники/контакты)
База знаний (инструкции обучающие видео)
Коммуникации
Внутренние чаты (групповые/индивидуальные)
Оповещения
Почта
Телефония
Мессенджеры (воцап)
Сущности и документы
Компания
Контакт
ЛИД
Сделка
Предложение

Средства организации рабочего процесса
Задача
Проект (совокупность задач)
Комментарии
Автоматизация
Автоматическая постановка задач
Автоматическое создание сделки
Инструменты продаж
Воронка ЛИДЫ
Воронка ПРОДАЖИ
Воронка ОБРАЗЦЫ
Воронка ПРЕТЕНЗИИ

Слайд 5

ПОИСК В БИТРИКС АХС
Поисковая строка находится в верхней части портала
Найти

можно все что угодно: Сотрудника, компанию, контакты, документы и пр.

Слайд 6

МЕНЮ
Находится в левой части портала Б24 АХС
Базовые настройки установлены, но можно

их менять под себя (поменять последовательность, убрать или добавить пункт

Слайд 7

Информация по отделам и сотрудникам
Вводим в поисковую строку «Сотрудники», открываем этот

пункт меню
Выбираем либо Структура компании, либо Сотрудники
Выбираем сотрудника, открываем его карточку, видим всю контактную информацию

Слайд 8

БАЗА ЗНАНИЙ
Пишем в поисковой строке: «База знаний», переходим в раздел
В Базе

есть инструкции как письменные, так и в видео формате
Все инструкции обязательны к изучению с последующей аттестацией

Слайд 9

ВНУТРЕННИЕ ЧАТЫ БИТРИКС 24АХС
Вся корпоративная переписка ведется только в чатах

корпоративного портала Б24 АХС
Чаты бывают как групповые (в зависимости от отдела) так и персональные
Чаты можно создавать для обсуждения какой либо темы в т.ч. непосредственно в сделке

Слайд 10

ОПОВЕЩЕНИЯ
В правом верхнему углу портала Б24 АХС есть колокольчик
Приходят оповещения о

письмах, задачах, прочие
В идеале не прочитанных оповещений быть не должно

Слайд 11

ПОЧТА
Вся переписка с клиентами, сотрудниками ведется исключительно на портале Б24 АХС.

Использование личной почты запрещено
Переписка может вестись только из Лида или Сделки
Перед тем как написать письмо убедитесь, что контрагент занесен в Контакты
Все не прочитанные письма сопровождаются оповещениями

Слайд 12

Телефония
Все телефонные переговоры ведутся исключительно через портал Б24 АХС. С личных

телефонов общаться с клиентом запрещено.
На случай аварии на АТС Б24 АХС предусмотрены корпоративные сотовые телефоны
Звонок осуществляется непосредственно из Лида или Сделки
Заходим в карточку Лида или Сделки, нажимаем курсором трубку около номера телефона
Пропущенные звонки фиксируются в чатах

Слайд 13

Мессенджеры
Диалог с клиентом можно вести исключительно в корпоративном мессенджере. Использование личных

средств связи запрещено
Переписку допускается вести из Лида или Сделки
Оповещения о сообщении от клиента отображаются справа

Слайд 14

Сущности
Сущности это отдельные «документы» на портале Б24 АХС (Компания, Контакт, Лид,

Сделка)
Формат сущностей: Слева- информация о сущности, справа коммуникации и задачи.
Данные в сущность заносятся по необходимости, по мере поступления информации

Слайд 15

КОНТАКТ (1)
ОБЯЗАТЕЛЬНО:
При создании контакта обязательны для заполнения следующие поля:
1. Имя
2. E-mail:

В идеале личная рабочая почта сотрудника.
3. Компания: Обязательная привязка к компании (с физлицами не работаем).
ПО МЕРЕ ПОСТУПЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ:
1. Фамилия, Отчество.
2. Должность и Роль: реальная должность и роль сотрудника в организации.
3. Телефон сотрудника: В идеале сотовый телефон сотрудника, Общий телефон организации + добавочный номер. Если индивидуального номера нет, указывать общий номер компании до выяснения.
4 Комментарий: Прикреплен в правом верхнем углу. Наполняем информацией по мере поступления. (Особенности контакта, важная для продаж информация).
5. Дополнительные поля: Заполнять по мере поступления информации о клиенте.

Слайд 16

КОНТАКТ (2)
Дубликаты
Важно!!! Перед созданием Контакта следует проверить наличие совпадений данных с

уже занесенными в Б24 Контактами, Компаниями и Сделками и только после этого принимать решение о создании
Вбиваем данные в поисковую строку Б24, анализируем результаты.
Как найти дубли: совпадения выявляются методом сопоставления ключевых параметров (ФИО, телефон, e-mail).
Прочее:
Если в компании один контакт для связи, указываем e-mail в компании, а в контакте (в окошечке, где пишем почту), комментарий "Почта одна".
При написании письма из почты следует удостовериться, что ответственный за контакт Вы, иначе создастся дубликат.
При написании письма в Битрикс 24 выбираем Контакт из списка, а не из адресной книги.

Слайд 17

КОМПАНИЯ (1)
ОБЯЗАТЕЛЬНО К ЗАПОЛНЕНИЮ:
1. Название компании: Полное название, сокращенное, юридическое лицо,

если отличается, населенный пункт (записываем без кавычек).
Например: ЮНИТОР ООО; ЗАРЯ ЗАО;
РОМАШКА ООО МОСКВА
РОМАШКА ООО КЕМЕРОВО
2.Телефон компании: Общий телефон организации.
3. E-mail: Общая почта компании (например, info@...).
4. Сайт компании (за исключением случаев, когда сайт не удается найти по названию компании и E-mail. В таких случаях оставляем ссылку на страничку компании на сайте https://www.rusprofile.ru/).
5. Контакты (за исключением случаев, когда новая компания берется в работу).
6. Адрес компании.
7. Реквизиты.
8. Тип компании
- Клиент
- Поставщик
- Транспортная компания.
9. Вид деятельности:
- Производство (конечный потребитель)
- Торговая организация
- Прочее.
10. Сфера деятельности:
- Производство моющих средств
- Фармацевтика
- Транспортные услуги
- Для Агро (производство удобрений, кормов)
- Пищевое производство
- Прочее.
ЗАПОЛНЕНИЕ ПО МЕРЕ ПОСТУПЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ:
Комментарий: Закреплен в правом верхнем углу карточки компании. Заполняем постоянно, по мере получения новой информации по компании.

Слайд 18

КОМПАНИЯ (2)
Дубликаты:
Важно!!! Перед созданием Компании следует проверить наличие совпадений данных с

уже занесенными в Б24 Контактами, Компаниями и Сделками и только после этого принимать решение о создании
Как найти:
Совпадения выявляются методом сопоставления ключевых параметров (ФИО, телефон, e-mail). Вбиваем данные в поисковую строку Б24, анализируем результаты.

Слайд 19

ЛИД
Лид – это входящее обращение, поступившее от действующего или потенциального клиента

компании Альфахимсинтез, менеджера по продажам сторонней организации, а также третьих лиц, ранее не имеющих отношений с компанией Альфахимсинтез.
Происхождение Лидов
Лиды поступают из следующих каналов коммуникации:
1) E-mail.
2) Звонок.
3) Сайт – форма обратной связи.
4) Мессенджеры: Telegram/WhatsApp.
Где смотреть лиды: В воронке лиды. При создании лида на менеджера автоматически выставляется задача и приходит оповещение
Что делать с лидами: см. инструкцию по продажам

Слайд 20

СДЕЛКА
1. Вся работа с клиентом ведется исключительно В СДЕЛКЕ (Письма, звонки,

переписка в мессенджерах, комментарии, задачи)
2. Сделка должна находиться на корректной стадии и соответствовать текущей работе.
3. В каждой сделке обязательно должна стоять задача.
4. После каждого контакта с клиентом обновляем комментарий. (Все устные и письменные договоренности фиксируем в комментариях).
5. Поля сделки обязательные к заполнению:
- Название сделки: Продукт или группа продуктов + объем.
- Сумма сделки (Обязательна со стадии «Отправлено КП»)
- Вкладка «Товары»
- Условия оплаты (обязательна со стадии «договор/счет направлен»)
- Контакт: Указать одно или несколько контактных лиц, у которых в карточке клиента указаны должности и роли. Несколько контактов недопустимо без - пояснения принадлежности к сделки. - Компания: Обязательно! С физлицами не работаем.
- ПРОЧИЕ ПОЛЯ СДЕЛКИ
По мере поступления информации к заполнению:
- указываем способ доставки (самовывоз, ТК, наемный), цену покупки транспортных услуг в момент нахождения (инф от ОЛ)
- если доставка осуществляется АХС, обязательно прописываем цену покупки и цену продажи (инф от ОЛ)

Слайд 21

АВТОМАТИЧЕСКИЕ СДЕЛКИ
Добавьте первый пункт списка
Добавьте второй пункт списка
Добавьте третий пункт списка

Слайд 22

ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Заполняем вкладку товары в сделке, указываем цены
Товары перейдут в предложение вместе

с ценами
В предложении указываем условия
Отправляем клиенту

Слайд 23

ЗАДАЧИ (1)
Задача является основным организационным инструментом работы в Б24 АХС
Сделки без

задач не допустимы. Важно! Если Вы случайно удалили задачу, создайте ее вручную.
Все взаимодействие со смежными подразделениями (закупки, логистика, бухгалтерия, маркетинг, прочие) осуществляется через постановку задач.
Задачи следует распределять равномерно в течение рабочего дня.
Перед постановкой задач необходимо реально сопоставить время и сложность задачи.
На конец рабочего дня все поставленные задач следует выполнить.
Перенос сроков задач без выполненных действий, без веских на то причин - недопустимо.
В случае невозможности выполнения задач за день – доложить руководителю.

Слайд 24

ЗАДАЧИ (2)
Как проверить есть ли у Вас сделки без задач?
Заходим

в раздел «Сделки»
Включаем вид «Список»
Указываем «Ответственного»
Выбираем графу «Дела», указываем фильтр «Нет дел».
Нажимаем на кнопку «Найти»

Слайд 25

АВТОЗАДАЧИ ЗАДАЧИ ВОРОНКИ ПРОДАЖИ
Стадия «Новая заявка» - Установите контакт и выявите

потребность у нового клиента.
Стадия «Квалифицирован» ставится задача – Сформируйте КП.
Стадия – «КП направлено» – Получите обратную связь по КП.
Стадия «Договор – счет направлен» - Проконтролируйте подписание документов и предоплату
Стадия «Внесите данные об отгрузке» - уведомления в чат Эдвард.
Стадия «Товар отправлен». Проконтролируйте доставку и заполните фактическую дату доставки в сделке.
Стадия «Товар доставлен». Запросите у клиента подтверждающие документы.
Стадия «Завершить сделку». Договоритесь на повторную закупку.

Слайд 26

КОММЕНТАРИЙ
Добавьте первый пункт списка
Добавьте второй пункт списка
Добавьте третий пункт списка

Слайд 27

ВОРОНКИ
Добавьте первый пункт списка
Добавьте второй пункт списка
Добавьте третий пункт списка

Слайд 28

РАБОТА В Б24 АХС
Ежедневно начинаем
Настройки
Чем пользуемся

Слайд 29

ПРОВЕРКА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ Б24 АХС
Добавьте первый пункт списка
Добавьте второй пункт

списка
Добавьте третий пункт списка

Слайд 30

САМОКОНТРОЛЬ
В конце рабочего дня менеджер и его руководитель проверяют:
1. Созданные

за день:
- Контакты
- Компании
- Сделки
2. Наличие необработанных Лидов
3. Наличие не выполненных задач
4. Наличие дубликатов Контактов и Компаний

Слайд 31

КОНТРОЛЬ ВНЕШНИЙ

Слайд 32

Инструкция по работе Битрикс 24 (21.08.2022) (1)

Содержание

Что такое СРМ Б24 АХС CRM-система — это программа для автоматизации

Основные принципы работы в СРМ Все взаимодействие с клиентами осуществляется через

Из чего состоит СРМНавигация по порталуПоиск в Битрикс 24МенюИнформация по сотрудникам

ПОИСК В БИТРИКС АХС Поисковая строка находится в верхней части порталаНайти

МЕНЮНаходится в левой части портала Б24 АХСБазовые настройки установлены, но можно

Информация по отделам и сотрудникамВводим в поисковую строку «Сотрудники», открываем этот

БАЗА ЗНАНИЙПишем в поисковой строке: «База знаний», переходим в разделВ Базе

ВНУТРЕННИЕ ЧАТЫ БИТРИКС 24АХС Вся корпоративная переписка ведется только в чатах

ОПОВЕЩЕНИЯВ правом верхнему углу портала Б24 АХС есть колокольчикПриходят оповещения о

ПОЧТАВся переписка с клиентами, сотрудниками ведется исключительно на портале Б24 АХС.

ТелефонияВсе телефонные переговоры ведутся исключительно через портал Б24 АХС. С личных

МессенджерыДиалог с клиентом можно вести исключительно в корпоративном мессенджере. Использование личных

СущностиСущности это отдельные «документы» на портале Б24 АХС (Компания, Контакт, Лид,

КОНТАКТ (1)ОБЯЗАТЕЛЬНО:При создании контакта обязательны для заполнения следующие поля:1. Имя2. E-mail:

КОНТАКТ (2)ДубликатыВажно!!! Перед созданием Контакта следует проверить наличие совпадений данных с

КОМПАНИЯ (1)ОБЯЗАТЕЛЬНО К ЗАПОЛНЕНИЮ:1. Название компании: Полное название, сокращенное, юридическое лицо,

КОМПАНИЯ (2)Дубликаты:Важно!!! Перед созданием Компании следует проверить наличие совпадений данных с

ЛИДЛид – это входящее обращение, поступившее от действующего или потенциального клиента

СДЕЛКА1. Вся работа с клиентом ведется исключительно В СДЕЛКЕ (Письма, звонки,

АВТОМАТИЧЕСКИЕ СДЕЛКИДобавьте первый пункт спискаДобавьте второй пункт спискаДобавьте третий пункт списка

ПРЕДЛОЖЕНИЕЗаполняем вкладку товары в сделке, указываем ценыТовары перейдут в предложение вместе

ЗАДАЧИ (1)Задача является основным организационным инструментом работы в Б24 АХССделки без

ЗАДАЧИ (2)Как проверить есть ли у Вас сделки без задач? Заходим

АВТОЗАДАЧИ ЗАДАЧИ ВОРОНКИ ПРОДАЖИСтадия «Новая заявка» - Установите контакт и выявите

КОММЕНТАРИЙДобавьте первый пункт спискаДобавьте второй пункт спискаДобавьте третий пункт списка

ВОРОНКИДобавьте первый пункт спискаДобавьте второй пункт спискаДобавьте третий пункт списка

РАБОТА В Б24 АХСЕжедневно начинаемНастройкиЧем пользуемся

ПРОВЕРКА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ Б24 АХСДобавьте первый пункт спискаДобавьте второй пункт

САМОКОНТРОЛЬВ конце рабочего дня менеджер и его руководитель проверяют: 1. Созданные