Приказы, упорядочивание и стандартизация процессов в СЭД

Содержание

Слайд 2

Типы приказов Приказы по личному составу (кадровая и бухгалтерская деятельность): О

Типы приказов

Приказы по личному составу (кадровая и бухгалтерская деятельность): О поощрении

(премия, материальная помощь) Об исполнении обязанностей Штатное расписание (утверждение, внесение изменений) О применении дисциплинарного взыскания Положение об оплате труда работников (внесение изменений) Об установлении лимита остатка кассы Об утверждении графика отпусков Правила внутреннего трудового распорядка (внесение изменений)
Приказы по административно-хозяйственным вопросам: О списании основных средств (материальных запасов); О проведении инвентаризации; Порядок предоставления и использование мобильной связи
Приказы по основной деятельности: О комиссии (создание, внесение изменений) О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности Об утверждении Списка работников, имеющих доступ к служебной информации ограниченного распространения и иной конфиденциальной информации; О назначении лиц, ответственных за осуществление электронного обмена информацией Сайт ФКУ О назначении ответственного за эксплуатацию средств защиты информации в информационно- аналитической системе регулирования на транспорте
Слайд 3

Создание карточки приказа инициатором Инициатор создает карточку приказа на своем рабочем

Создание карточки приказа инициатором

Инициатор создает карточку приказа на своем рабочем месте

в СЭД по кнопке «Создать приказ»
Слайд 4

Инициатор заполняет обязательные поля - выделены *. Остальные поля система заполняет

Инициатор заполняет обязательные поля - выделены *.
Остальные поля система заполняет

автоматически.

Новое поле «Вид приказа», в зависимости от которого будет формироваться системой дальнейший процесс по приказу.
Список для каждого инициатора индивидуальный, в зависимости в какое подразделение он входит.

Слайд 5

После заполнения всех полей система автоматически формирует шаблон приказа. Текст приказа

После заполнения всех полей система автоматически формирует шаблон приказа. Текст приказа

инициатор вводит вручную.

В случае если контроль по приказу требуется, система автоматически формирует строку контроля в шаблоне приказа.

Слайд 6

Процессы согласования и исполнения приказов В зависимости от выбранного вида приказа,

Процессы согласования и исполнения приказов

В зависимости от выбранного вида приказа, система

автоматически проставляет участников процесса по приказу: Обязательные согласующие – если есть этап согласования; Исполнитель (исполнители); Обязательные лица для ознакомления; Контролер – если требуется контроль за исполнением приказа.
Описание маршрутов представлено в приложении - «Приложение 1 Таблица участников процесса по приказам.docx».
Слайд 7

Этап подписания приказа – возможность указания ГД контролером приказа На этапе

Этап подписания приказа – возможность указания ГД контролером приказа

На этапе подписания

приказа (при необходимости!!!) ГД (Секретарь ГД) сможет добавить себя в дополнительные контролеры – в таком случае, после исполнения приказ поступит к ГД на подтверждение исполнения.
Прежний контролер (если он был выставлен системой) – не изменится ни в карточке приказа, ни в тексте приказа.
Слайд 8

Особый контроль просроченных приказов Все просроченные приказы должны поступать на особый

Особый контроль просроченных приказов

Все просроченные приказы должны поступать на особый контроль

Романову А.В. в папку «Я контролер».
Романов А.В. должен иметь возможность взять/снять приказ с контроля.
Слайд 9

Актуализация статуса приказа

Актуализация статуса приказа

Слайд 10

Актуализация статуса приказа инициатором Приказы по личному составу (кадровая и бухгалтерская

Актуализация статуса приказа инициатором

Приказы по личному составу (кадровая и бухгалтерская деятельность):


Приказы по основной деятельности:

Период актуализации согласован с инициаторами.
В указанный период система автоматически будет отправлять инициатору задание на актуализацию статуса приказа.
НО инициатор может сам выставлять период актуализации – см. слайд 11

Слайд 11

Актуализация статуса приказа инициатором При создании карточки приказа инициатор может указать

Актуализация статуса приказа инициатором

При создании карточки приказа инициатор может указать свой

период актуализации статуса приказа – ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода, ежегодно.
Слайд 12

Актуализация статуса приказа - Действует Инициатору в папку «Мои задачи» с

Актуализация статуса приказа - Действует

Инициатору в папку «Мои задачи» с установленной

периодичностью поступает задание на актуализацию статуса приказа.
Инициатор завершает задание выбрав актуальный статус – Действует/Не действует.
Слайд 13

Актуализация статуса приказа – отображение информации в листе истории В листе

Актуализация статуса приказа – отображение информации в листе истории

В листе истории

фиксируется информация о периоде актуализации статуса приказа, а также результат актуализации.
Слайд 14

Актуализация статуса приказа – Не действует При выборе результата «Не действует»,

Актуализация статуса приказа – Не действует

При выборе результата «Не действует», инициатору

необходимо указать доп. информацию – требуется ли подготовить новый приказ.
Если новый приказ требуется, то инициатор не сможет актуализировать статус текущего приказа до тех пор, пока не будет создан новый приказ.
Слайд 15

Актуализация статуса приказа – отображение информации в листе истории Если приказ

Актуализация статуса приказа – отображение информации в листе истории

Если приказ уже

не действует, в листе истории также будет отображена дополнительная информация по новому приказу – блок «Связанные документы».
Слайд 16

Просмотр действующих приказов Генеральным директором На рабочем месте ГД должна быть

Просмотр действующих приказов Генеральным директором

На рабочем месте ГД должна быть настроена

папка «Приказы», в которой будут отображаться ТОЛЬКО действующие приказы.
Также в представление папки будет выведены колонки: «Тип приказа», «Тип контрольного срока», в которой будет отображена информация по сроку исполнения приказа.
Слайд 17

Исполнение бессрочных приказов – контроль за инициатором (ЗГД) Инициатор (ЗГД) должен

Исполнение бессрочных приказов – контроль за инициатором (ЗГД)

Инициатор (ЗГД) должен иметь

возможность отправить приказ на повторное исполнение (по кнопке «Отправить на исполнение») – с возможностью выбора необходимых исполнителей. После исполнения всеми исполнителями инициатору должно поступать задание на подтверждение исполнения.
Слайд 18

Запрос подготовки приказа в рамках поручения ГД В рамках карточек поручений

Запрос подготовки приказа в рамках поручения ГД

В рамках карточек поручений должна

быть создана новая резолюция «Подготовить приказ». Система должна контролировать исполнение данной резолюции в рамках исполнения поручения.