Возможности Word, о которых вы, возможно, не знали

колонтитулами.
Оформление ссылок.
Рецензирование.
Работа с макросами.
Создание шаблонов.

нельзя
Трудоемко – данное действие придется повторять для каждого абзаца; для увеличения отступа или его удаления придется вручную переработать весь документ
Как делать нужно
Вкладка Главная => Абзац
Горизонтальная линейка
Применение соответствующего стиля (см. раздел «Применение стилей»)

Бегунок для задавания отступа первой строки абзаца (красной строки)

Поля страницы

Бегунок для изменения отступа слева для абзаца в целом

Бегунок для указания отступа справа

по левому с помощью пробелов
Почему так делать нельзя
При изменении размера шрифта, бумаги, ширины полей страницы, смене принтера и т.д. такая строка может отличаться от первоначального вида
Как делать нужно
Воспользоваться таблицей без прорисовки границ

Вставьте таблицу с нужным количеством строк и столбцов

Выровняйте часть текста по правому краю, часть – по левому

Выделите таблицу и уберите границы таблицы

Для удобства редактирования можно отобразить сетку, которая при печати не будет видна

делать нельзя
Трудоемко при наборе
Слово перестает быть словом, превращаясь в отдельные буквы
Часть такого слова может быть перенесена на другую строку без учета правил переноса
Разбор слова на буквы не позволяет Word проверить это слово на орфографию
Как делать нужно
С помощью разреженного интервала

Выберите разреженный интервал

При необходимости укажите величину разрядки

Enter
Почему так делать нельзя
Если в процессе форматирования абзацы оказываются на разных страницах, лишний «пустой» абзац нужно будет убирать вручную, при этом после каждого форматирования нужно просматривать весь текст на предмет таких лишних пустых абзацев в начале страницы
Как делать нужно
С помощью интервалов перед и после абзацев

Выберите интервал перед и после абзаца (по умолчанию кратно 6) или введите собственное значение

Выберите междустрочный интервал

При необходимости введите собственное значение междустрочного интервала

так делать нельзя
Если дополнить вышестоящий текст несколькими строками, то количество «пустых» абзацев нужно будет корректировать
Как делать нужно
С помощью Ctrl + Enter
Вкладка Главная => Абзац
С помощью разрывов

Установите флажок «с новой страницы»

Минус этого способа в том, что данное условие нужно применить только к тому абзацу, который должен быть перенесен на следующую страницу. Если оставить данный флажок, каждый новый абзац будет переносится на новую страницу. Более корректный перенос с помощью разрывов!

выравнивании текста по ширине между номером/маркером и текстом на разных строках будут разные интервалы
При удалении/добавлении позиций в начале/середине нумерованного списка придется изменять номера вручную
Как делать нужно
Вкладка Главная => Абзац => Нумерованный список
Вкладка Главная => Абзац => Маркированный список

Текст без применения нумерованного и маркированного списка

Текст с применением нумерованного и маркированного списка

образование больших интервалов между частями сокращений при выравнивании текста по ширине
Почему так делать нельзя
Плохо читаемо, визуально не красиво.
Как делать нужно
Через неразрывный пробел, с помощью Ctrl + Shift + Space (Пробел)

Текст без применения неразрывного пробела

Текст с применением неразрывного пробела

словами и тире внутри слова
Почему так делать нельзя
Это безграмотно!
Дефис – знак орфографический (как буква). Пишется внутри слова, короткий и без пробелов (когда-то, интернет-магазин). Также выглядит знак переноса.
Тире – знак пунктуационный (как точка, запятая и т.д.). Пишется с пробелами. Бывает двух видов: короткое (–) и длинное (—).
Как делать нужно
Дефис – знак «минус» на основной клавиатуре или на числовой клавиатуре («серый минус») без выделения пробелами
Тире короткое – Ctrl + Серый минус или Alt + 0150 (на числовой клавиатуре). Дефис обрамленные пробелами автоматически меняется на короткое тире!
Тире длинное – Ctrl + Alt + Серый минус или Alt + 0151 (на числовой клавиатуре)

тексте.
Зачем нужны стили?
Стили служат для единообразного оформления документа.
Применение стилей позволяет не задавать форматирование каждый раз для каждого «куска» текста в документе, можно создать стиль один раз и применять его.
Применение стилей позволяет легко изменить форматирование во всем тексте, изменив параметры стиля
С помощью стилей задается структура документа, облегчающая навигацию и позволяющая быстро создавать обновляемое оглавление.
Для более комфортной и быстрой работы с большими документами можно создавать собственные стили!

стиль «Обычный» (для основного текста) и стили заголовков «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. (для заголовков различных уровней).
По умолчанию стиль «Обычный» имеет следующие параметры форматирования:

Приведем параметры форматирования для данного стиля под корпоративные требования

Применен стиль «Обычный», заданный по умолчанию

Нажмите правой кнопкой мыши

При необходимости задайте название стиля

Задайте основные параметры форматирования

При необходимости задайте дополнительные параметры форматирования

Применен стиль «Обычный», с измененными настройками

в документе, например:
Нумерованный список
Маркированный список
Рисунки
Названия рисунков и таблиц
Текст в таблицах
и т.д.
Рассмотрим создания стиля «Маркированный список» в соответствие с корпоративными требованиями оформления документов

Задайте для абзаца требуемые параметры форматирования

Установите курсор в отформатированном абзаце и нажмите

Введите название стиля отображающее суть данного стиля, чтобы впоследствии было легко сориентироваться для чего создавался этот стиль

Представлен вид текста при применении данного стиля

При необходимости можно внести изменения в форматирование для данного стиля

создать обновляемое оглавление.

Установите курсор в том месте, где должно появиться оглавление

Выберите один из предложенных стилей оглавления

Нажмите при необходимости задания особых параметров оглавления

Выберите формат оглавления

Укажите уровни, которые будут отображаться в оглавлении

Установите параметры отображения страниц

Предпросмотр

При необходимости задайте дополнительные параметры оглавления

При необходимости измените стиль элементов оглавления

который составлен с ошибками, рассмотренными в разделе «Форматирование документа»? Как распознать, что документ составлен некорректно?

Если при отображении непечатаемых знаков, документ выглядит следующим образом, то данный документ составлен корректно.

Если при отображении непечатаемых знаков, документ выглядит следующим образом, то данный документ составлен НЕ корректно!

В таблице представлены некоторые непечатаемые символы

один раз пробел и введите {2;}

Нажмите один раз пробел

Выберите знак абзаца 2 раза

Выберите знак абзаца 1 раз

Удаление пустых абзацев

Таким образом можно убирать разрывы, знаки табуляции, тире, знак сноски и т.д.

«Область навигации»
При нажатии на название раздела осуществляется переход в начало данного раздела

Способ 2:
Переход в любой раздел из содержания
При нажатии Ctrl и щелчке на название раздела осуществляется переход в начало данного раздела

Для перемещения в конец документа нажмите Ctrl + End
Для перемещения в начало документа нажмите Ctrl + Home
На один экран вверх Page Up
На один экран вверх Page Down

На страницу вверх Ctrl + Page Up
На страницу вниз Ctrl + Page Down
Переход в начало экрана Alt + Ctrl + Page Up
Переход в конец экрана Alt + Ctrl + Page Down

Горячие клавиши

Горячие клавиши

части документа, содержащие искомый текст

Используйте для перемещения между найденными фрагментами

Для вызова строки поиска нажмите Ctrl + F

+ V или выберите вкладка Главная => Вставить => Специальная вставка

Вставка скопированного текста с заданным форматом

Вставка связанного с источником текста с заданным форматом

Перечень зависит от скопированного объекта

В основном используется для:
вставки текста, очищенного от форматирования;
вставки текста, связанного с источником копирования;
вставки информации из другого документа в виде ярлыка или гиперссылки, по которым осуществляется автоматический переход к исходному документу.

текущий файл

уровни (например: главы, параграфы, разделы, подразделы, статьи).
Зачем нужно структурировать текст?
Возможность создания обновляемого оглавления документа (см. раздел «Создание обновляемого оглавления»).
Возможность быстрой навигации по тексту (см. раздел «Навигация через оглавление документа»).
Как создать структурированный текст?
С использованием стилей заголовков соответствующего уровня (см. раздел «Создание и использование стандартных стилей»)
Структурирование через режим структуры

уровней структуры и уровень основного текста. С каждым из этих уровней связан определенный стиль. Например, стиль «Заголовок 1» соответствует уровню 1 в структуре документа, «Заголовок 2» – уровню 2 и т.д. Уровню основного текста соответствует стиль «Обычный».

Вид текста в режиме структуры

Выберите количество уровней, которое будет отображено. При выборе «Все уровни» будут показаны заголовки всех уровней и основной текст

Выход из режима структуры

Смена режима

их приходится разбивать на части. В этом случае можно настроить таблицу таким образом, чтобы заголовок таблицы повторялся на каждой странице.

Выделите строки, которые необходимо повторять на последующих страницах

Результат

В MS Word заголовки таблицы повторяются в местах автоматического разрыва страниц. Если разрыв страницы вставлен в таблицу вручную, заголовок не повторяется!

на части. Если разрыв страницы оказался в длинной строке, часть этой строки по умолчанию переносится на следующую страницу. Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения.

Снимите флажок

Результат

попадает на конец страницы, и в конце страницы остается только шапка таблицы, необходимо переносить шапку таблицы на следующую страницу.

Установите флажок

Результат

Таким же образом можно делать неразрывными таблицу и ее название. Правильнее создать стиль для заголовка таблицы и установить данный параметр для стиля.

любой части экрана. Эта функция полезна при составлении инструкций и руководств.

Установите курсор там, где нужно вставить скриншот

После нажатия «Вырезка экрана» отметьте мышью ту часть экрана, которую нужно вставить в текст

Отмеченная часть автоматически вставится в место, где установлен курсор

Обрежьте те части, которые не должны отображаться и нажмите Enter

Результат

не «отрывались» от самих рисунков, необходимо задать данное условие в параметрах абзаца.

Правильнее создать стиль для рисунка и установить данный параметр для стиля.

Установите флажок

Результат

полях каждой из страниц документа.
Зачем они нужны?
В колонтитулы можно включать текст и изображения:
Номера страниц
Время
Дату
Эмблему компании
Название документа
Имя файла
Фамилию автора
и т.д.

отличаться

Важно! После вставки рисунка необходимо в появившейся вкладке «Формат» выбрать «Обтекание текстом» - «сверху и снизу»

Нажмите для завершения работы с колонтитулами

Введите текст и при необходимости отформатируйте

Создайте гиперссылку

Вставьте нумерацию страниц

документом
Оглавления
Названия
Перекрестные ссылки
Гиперссылки
Закладки
Зачем они нужны?
Оглавления – см. раздел «Создание обновляемого оглавления»
Название – позволяет создавать обновляемые нумерованные подписи таблиц, рисунков, графиков и т.д.
Перекрестные ссылки – позволяют создавать обновляемые ссылки на названия
Гиперссылки – позволяют быстро переходить к веб-страницам, другим файлам, частям текущего файла
Закладки – в сочетании с гиперссылками позволяют переходить к определенной позиции в документе

обновляемых названий позволяет автоматически обновлять нумерацию таблиц, рисунков, графиков и др. элементов в случае их изменения.

Выберите соответствующее название элемента в выпадающем списке

При необходимости задайте собственное название элемента

При необходимости задайте параметры нумерации

Введите название рисунка

При необходимости обновить нумерацию названий во всем тексте выделите весь текст, нажав Ctrl + F, нажмите F9 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Обновить поле».

и прочие элементы. При изменении нумерации элементов, ссылки на них должны также обновится.

Установите курсор в том месте, где необходимо вставить ссылку на рисунок

Выберите в типе ссылке название элемента, на который будете ссылаться

Выберите «Постоянная часть и номер» для того, чтобы в тексте отображалось название элемента и номер

Выберите соответствующее название

Результат

При необходимости обновить нумерацию ссылок на названия во всем тексте выделите весь текст, нажав Ctrl + F, нажмите F9 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Обновить поле».

ссылку

Выделите текст или объект, который должен представлять гиперссылку

Нажмите при необходимости изменить подсказку

Введите адрес для ссылки на веб-страницу

Результат

Изменена подсказка для гиперссылки

представлять гиперссылку

В поле отображается структура документа, выберите необходимый раздел

Создать гиперссылку на раздел текущего документа возможно только если создана структура документа (в тексте к заголовкам применялись стили заголовков)

Результат. Щелкните для перехода к соответствующему разделу

к которому нужно перейти

Укажите закладку к которой нужно перейти

Результат. Щелкните для перехода к тексту, указанному на 1 шаге

– используются для добавления комментариев к тексту
Исправления – служат для внесения изменений в текст с возможностью отслеживать вносимые исправления, а также принять их или отклонить

текста.

Введите комментарий к выделенному фрагменту

Выделите фрагмент, к которому необходимо дать комментарий

Нажмите при необходимости ответить на комментарий

Используйте для удаления комментария

Используйте для перемещения по комментариям

причем, как изменения, касающиеся содержания, так и изменения формата документа.

Изменения в содержании выделяются цветом, при этом удаления – зачеркиваются, добавления - подчеркиваются

Изменения в форматировании выносятся в примечания

Выделяя изменения, можно принимать их или отклонять, возвращаясь к первоначальному варианту

В документе можно отображать все исправления; показывать текст с учетом внесенных исправлений, не отображая при этом сами исправления; либо показывать текст без учета исправлений, т.е. исходный вариант.

В документе можно отображать только исправления определенного типа; настроить показ исправлений в выносках или в тексте; отображать исправления конкретных пользователей

вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.
Зачем он нужен?
Ускорение часто выполняемых операций редактирования или форматирования
Объединения нескольких команд, например вставки таблицы с определенными размерами, границами и числом строк и столбцов
Упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах
Автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах

в дальнейшем, выбирая из списка можно было понять, что делает этот макрос

Введите сочетание клавиш для того, чтобы запускать макрос при помощи сочетания клавиш

Нажмите для того, чтобы запускать макрос кнопкой

Отметьте, если хотите отобразить кнопку на панели быстрого доступа

При необходимости измените вид кнопки

записи макроса. После того как вы закроете окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму. Теперь можно выполнять необходимые действия.
Создадим макрос, указанный с примере, с помощью которого можно щелчком мышью применить к выделенному участку текста шрифт Arial, полужирное начертание и размер шрифта 14.
Когда появится панель записи макроса, сделайте следующее.
Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная.
В диалоговом окне Шрифт выберите шрифт Arial, начертание - Полужирный, размер - 14.
Нажмите кнопку ОК и остановите запись. Для этого щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Остановить запись. Макрос готов.

Для применения макроса нажмите на кнопку, назначенную макросу или нажмите сочетание клавиш

Выделите текст, к которому необходимо применить макрос

создания новых документов.
Зачем он нужен?
Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов.
Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

копия. Шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).
Например, техническое задание (ТЗ) или руководство пользователя (РП) – распространенный документ. Вместо создания структуры ТЗ или РП с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла .docx или .docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

Выберите место для сохранения шаблона

Выберите один из форматов