Система планирования гибких графиков

Правила планирования по сотрудникам
Кадровые мероприятия

3

Формирование
Табеля

Плановая смена
Отметка фактического присутствия

1

СОТРУДНИКОВ

ЛОКАЛЬНЫЕ КОРРЕКТИРОВКИ
ЧЧ ПО МАГАЗИНУ В КАЛЬКУЛЯТОРЕ ЧИСЛЕННОСТИ

ПЛАНИРОВАНИЕ
ЗАКАЗА НА АУТСОРСИНГ

ПЛАНИРОВАНИЕ
ГРАФИКА НА МЕСЯЦ

ПЛАНИРОВАНИЕ ГРАФИКОВ МЕНЕДЖМЕНТА МАГАЗИНА И ДМ

ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ

ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА

УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА ПРИ ОТКЛОНЕНИЯХ

АВТОМАТИЧЕСКИ

РУКОВОДИТЕЛИ
СЕКЦИЙ

ДИРЕКТОР

ASM

«-»

«-»

«-»

SAP Portal

Загрузка первичных данных для планирования в систему

Настройка правил работы сотрудников

Директор/Менеджер:
Проверил состав секций
Проверил наличие всех сотрудников
Проверил отпуска и командировки

Менеджер/Директор:
Настроил доступности
Настроил шаблоны фиксированных графиков
Установил Кадровые документы
Проверил/скорректировал настройку длины смены
Проверил/скорректировал настройку 2 выходных подряд или выходные раздельно

Директор:
Скорректировал ЧЧ между секциями (если необходимо)
ТЗ 1 – ТЗ или AV, Digital
ТЗ 2 – БТ
ТЗ 3 – m_mobile

Директор:
Сформировал заказ на месяц
Отправил контрагенту

Выполнил/проверил:

график зависимых сотрудников - Директор, Менеджеры ТЗ, Старшие продавцы и другие сотрудники принимающие участие в ДМ
Запланировал график ДМ
Не забыл заблокировать сформированные смены от автоматического расчёта, чтобы они не изменились!

Менеджер:
Убедился ещё раз, что все подготовлено для автоматического расчёта
Запустил автоматический расчет

Выполнил/проверил:

и покрытие нагрузки

Анализ графика в интерфейсе «График»

Менеджер/Директор:
Проверил график на каждый день. Проанализировал нехватку персонала по дням и часам
Скорректировал единичные часы и смены вручную
Нет ошибок? Отправил график на утверждение
Ошибок много? Проверь настройки планирования и/или найди решение в «VERME_ПАМЯТКА ПО ПЛАНИРОВАНИЮ ГИБКИХ ГРАФИКОВ». Автоматический расчёт можно запускать неоднократно после внесения корректировок в правила работы сотрудников

Менеджер/Директор:
ЧЧ графика соответствуют плановым ЧЧ, нагрузка покрыта на 90% и выше, расчёт правильный. Переходи к следующему этапу
Качество покрытия ниже? Переходи к следующему шагу и проанализируй график более детально

Выполнил/проверил:

проблемы
Убедился, что ручные корректировки не превышают 30%
Убедился, что качество покрытия более 90%
Убедился что ЧЧ графика не превышают ЧЧ плана в «Мониторе»
Отправил графики на утверждение директору

Директор:
Проверил графики по секциям:
Убедился, что ручные корректировки не превышают 30%
Убедился, что качество покрытия более 90%
Убедился что ЧЧ графика не превышают ЧЧ плана в «Мониторе»
График секции соответствует указанным выше критериям. Утвердил график
При утверждении последней секции отклонение по эффективности магазина выходит за рамки допустимых значений (от 0% до + 5%). График отправляется на утверждение ASM

Выполнил/проверил:

примеру 10-19
Сумма рабочих часов сотрудника
Покрытие потребности
Сохранение изменений
Сотруднику назначен кадровый документ «Неявка», т.к. он болеет

1

2

3

4

5

6

7

отражает текущее состояние (2)

Для отслеживания покрытия рекомендуется использовать ракурс «День» или «Неделя»
Ракурс «Месяц» используется для просмотра графика на весь месяц

!

1

2

и желтая заливка) отклоняются от плана по Эффективности часа – графики на магазин утверждаются при утверждении последней секции
Если отклонение от Эффективности сильное (красная заливка) – графики направляются на утверждение ASM. ASM может подтвердить графики или отклонить на перепланирование.

После утверждения графика на весь магазин – график распечатывается и подписывается у каждого сотрудника

!

ЧЕЛОВЕКО-ЧАСАМ (С УЧЕТОМ ОТПУСКА И КОМАНДИРОВОК)

ОТКЛОНЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ГРАФИКОВ ОТ ПЛАНА

ЭФФЕКТИВНОСТЬ С УЧЕТОМ СПЛАНИРОВАННОГО ГРАФИКА

УТВЕРЖДЁННЫЙ ПЛАН ПО ЭФФЕКТИВНОСТИ

УТВЕРЖДЁННЫЙ ПЛАН ПО ОБОРОТУ

и HR BP отправляется прогноз выполнения оборота и эффективности часа. Отчётность отражает количество часов на которое нужно увеличить или уменьшить графики, чтобы выполнить эффективность часа на 100%.
Корректировать графики можно текущей датой, вчерашним днём и на бедующие периоды, при этом нужно ориентироваться на правила работы сотрудников и не допускать большое количество переработок и недоработок

АВТОРИЗОВАТЬСЯ В M.LIFE ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОЙ РЕГИСТРАЦИИ В VERME

-> интернет и внутренние порталы -> Ошибка VERME/Timebook