Основные понятия и определения делопроизводства

Основные участники делопроизводства

руководители (организации и ее структурных подразделений);
секретари и делопроизводители;
исполнители -

Понятие делопроизводства

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая:
документирование и
организацию

Документирование

Это запись информации на различных носителях по установленным правилам

Это создание документов,

Организация работы с документами

организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и

Архив

- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение

Документ (документированная информация)

- это зафиксированная на материальном носителе информация

Документом может быть:

текст
рисунок
графика
фотография
аудиозапись
видеозапись

Ааааааааа
вввввввввв
сссссссссс
ддддддддд

Документ может быть:

Носителем информации (в сфере информационных технологий)
средством фиксации и передачи

Документ

Общая функция любого документа — способность содержать информацию.
Документы — носители

Основные функции документов

информационная (документирование, хранение и представление информации);
управленческая (решение управленческих вопросов);
коммуникативная

правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником права,

Основа делопроизводства

Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с

Классификация документов

Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным

Классификация документов

"Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и

Классификация документов

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства

Классификация документов

По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы;
По происхождению:

Классификация документов

По юридической значимости: подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты (повторные

Некоторые виды классификаций документов

По способу документирования

рукописно-печатные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы.

По происхождению

Официальные
документы

Личные
документы

создаются юридическими или физическими
лицами;
оформляются и

По характеру отображаемой информации

Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций;
Гипертекстовые -

По наименованию

Акты;
Анкеты;
Ведомости;
Протоколы;
Инструкции;
Отчеты;
Приказы и т.д.

По содержанию

Различают деловые документы:
по административным вопросам;
вопросам материально-технического снабжения;
бухгалтерского

По юридической значимости

Документы –
оригиналы

Копии
документов

Это документ, созданный
в первый

Виды оригиналов

Подлинник – это оригинал, составленный по определенной форме

Виды копий
дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа.

По форме (способу создания)
Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы

По характеру
информационных связей

По направленности документопотока

По функциональному назначению

Например,

По срокам хранения
Постоянного (вечного) хранения;
Долговременного хранения (более 10 лет);

Организация работы с документами

Тема

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех

Организация работы с документами

организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения

Основные типы документов:

входящие (документы, поступившие из внешних организаций);
исходящие (документы, создаваемые структурными

Основные принципы работы с документами

единый порядок составления и оформления документов и

Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены:

инструкция по делопроизводству предприятия
образцы

Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены:

методическое руководство со стороны

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом или

Маршрут входящего документа

СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Передача зарегистрированных документов заместителю
директора, в структурные подразделения или исполнителям.

Прием документов,

Маршрут исходящего документа

Корреспонденты

СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

номер документа, включающий номер дела;
дата

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же,

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок

Маршрут внутреннего документа

Совершенствование делопроизводства (для внутренних документов)

использовать возможности локальной сети предприятия ;

Эффективность

Экономится бумага.
Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать

Образцы основных документов управления

Тема

Организационные документы

Уставы
Положения
Инструкции

Устав

Устав – это правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в

Основные виды уставов

Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом – министерством, комитетом);
Устав

Устав должен иметь:

Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дату (это дата утверждения устава);
Гриф утверждения;
Отметку

Текст устава

Состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию:
Общие положения.
Цели, задачи, предмет

Положения, инструкции

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права

Должностная инструкция

Это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и

Распорядительные документы

Приказ
Распоряжение
Указание
Решение

Приказ

Это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

Приказы по основной деятельности

Образец приказа

Приказ по личному составу

Это правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по

Образец
сводного приказа по личному составу

Образец указания

Информационно-справочные документы

Протоколы
Акты
Докладные и служебные записки
Справки
Письма и др.

Протокол

Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на

Образец полного протокола

Образец полного протокола

Акт

Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия
Разновидности

Образец акта

Докладная записка

Это документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами

Образец внутренней
докладной записки

Объяснительные записки

составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
текст объяснительной записки составляется

Образец внутренней
объяснительной записки

Справка

Это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Виды справок

Справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п.,

Образец справки с места работы

Образец внутренней справки по производственной
деятельности

Заявление

Это документ, содержащий просьбу или предложение.
Текст заявления должен быть юридически правильным.
Не

Официально-деловой стиль изложения

Язык документов отличается подчеркнутой логичностью и безэмоциональностью

Образец заявления

Резюме

Это документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт

Образец резюме

Письмо

Это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте,

По содержанию и назначению письма могут быть:

инструкционные
гарантийные
информационные
рекламные

Стадии подготовки письма

Изучение существа вопроса;
Сбор необходимых сведений, в т.ч.

Письмо должно иметь:

Дату;
Номер;
Ссылку на дату и номер полученного

Образец исходящего
письма – просьбы

Образец входящего
письма-ответа

Текст письма

Должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным;
Текст, как правило, не

Образец гарантийного письма

Образец информационного письма