Аналитические функции секретаря

Референт руководителя …

… это должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным

Навыки референта

уметь составлять документы делового и научно-делового характера
квалифицированно пользоваться источниками деловой

Навыки референта

составлять объявления, рекламные тексты, аннотации, буклеты к выпускаемой продукции, анонсы;
конспектировать

Навыки референта

реферировать любые письменные материалы;
составлять деловые письма, договоры и другие деловые

АСПД …

…. это преобразование документов в процессе их анализа, извлечения необходимой

Виды АСП

Реферат …

… краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические

Классификация рефератов

В зависимости от цели реферирования:
Информативный реферат
Индикативный реферат

Классификация рефератов

По числу отражаемых документов:
монографический
обзорный / сводный
реферат-фрагмент

Классификация рефератов

По форме изложения:
текстовый,
иллюстративный,
Табличный
Смешанный

Классификация рефератов

В зависимости от исполнителя:
авторский
референтский
машинный

Классификация рефератов

По функциональному назначению: 
Общие рефераты или рефераты-конспекты 
Специализированные или проблемно ориентированные 

Классификация рефератов

По объему или глубине свертывания:
Краткие рефераты – рефераты, объем которых не

Классификация рефератов

По степени формализации реферирования и по степени формализации структуры реферата:
Неформализованные
Формализованные

Аннотация …

… краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида,

Классификация аннотаций

По целевому назначению:
Справочные аннотации
Рекомендательные или рекламные

Классификация аннотаций

По объекту аннотирования:
Индивидуальная 
Аналитическая 
Групповая 

Классификация аннотаций

По составителю:
Авторские; 
Неавторские;

Различия между рефератами и аннотациями

Формально – аннотация не более 500 печатных

Библиографическое описание …

… это совокупность библиографических сведений об издании, приведенных по

Объектом БО может являться

документ в целом;
составная часть документа;
группа документов.

Досье …

… совокупность документов, информационных материалов, относящихся к какому-либо вопросу.

Обзор …

… вторичный документ, представляющий собой сжатое, систематизированное с выводами и

Выбор вида делового отчета

Письменные и устные
Официальные и неформальные
Традиционные и оригинальные
Одностраничные и

Классификация отчетов

По степени вклада, который они вносят в процесс принятия решений:
Информационный

Отчеты в форме служебной записки …

… предназначены для обмена информацией внутри

Особенности промежуточных отчетов

Дают информацию об:
Уровне соответствия темпов осуществления проекта (плана) намеченному

Характеристика периодических отчетов

Ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты.
Цель — держать других в курсе

Пояснительный отчет …

… отчет с целью пояснить что-либо (например, изменение правил

Отчеты в форме письма

Отчет-письмо напоминает по виду обычное письмо.
Поскольку обычно

Структура отчета-письма

Введение. Здесь обозначаются цели отчета.
Содержательная часть. Здесь внимание читателя следует

Характеристика отчета

Степень соблюдения формальных требований
Объем
Периодичность
Назначение
Вид проведенных исследований
Намерения, цели
Количество авторов
Степень вклада в

Этапы работы над отчетом

Этап 1. Листинг
Возьмите большой лист бумаги и зафиксируйте

Этапы работы над отчетом

Этап 2. Сортировка
Теперь начинайте приводить запись в порядок:
Что

Этапы работы над отчетом

Этап 3. Упорядочение
Результатом работы на этом этапе должен

Этапы работы над отчетом

Этап 4. Проверка.
Окончательная проверка записей

Этапы работы над отчетом

Этап 5. Запись
Не прерывайте письма, соблюдайте последовательный ход

Этапы работы над отчетом

Этап 6. Редактирование
Отложить текст на время
Попросите прочитать коллегу
Внимательно

Форма и структура отчета

Вариант 1

Использовать такую схему рекомендуется в том случае, если предполагается, что

Варианты 2 и 3

Любой вариант приемлем, если:
В отчете содержатся только хорошие

В каком порядке следует писать текст отчета?

Основную часть пишут в первую

Какие еще разделы могут быть в отчете?

концевые сноски
приложения
библиография
алфавитный

Как правильно скомпоновать отчет?

Как правильно оформлять заголовок в отчетах?

центрированный заголовок более важен, чем заголовок,

Как правильно оформлять таблицы и рисунки в отчетах?

Если таблица или рисунок

Как правильно оформлять таблицы и рисунки в отчетах?

В тексте должны иметься