DigitScan Научно-техническая обработка архивных документов

Август 9, 2022

Главная
Юриспруденция
DigitScan Научно-техническая обработка архивных документов

Содержание

2. Нормативные документы Федеральный закон об Архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 г. №125 ФЗ, изменения
3. Наши услуги в рамках НТО Научно-техническая обработка документов Архивная обработка документов по личному составу (срок хранения
4. Понятие научно-технической обработки Научно-техническая обработка документов-это формирование документов в дела по определенным признакам. Например: лицевые счета
5. Виды документов по срокам хранения:
6. Архивная обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет) Документы по личному составу имеют особое,
7. Архивная обработка документов постоянного срока хранения Документы по основной деятельности в большинстве случаев не поступают на
8. Правильно оформленное дело по личному составу
9. Формирование документов по личному составу
10. Ваша выгода от архивной обработки дел по личному составу и дел постоянного хранения: Обеспечение сохранности и
11. Архивная обработка дел Экономия времени на поиск необходимого документа или дела при выдаче справок социального характера
12. Научно-справочный аппарат организации Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда
13. Передача документов в государственный архив Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным
14. Документы, которые передаются в государственный архив: -приказы по личному составу; -карточки (Форма Т-2) уволенных работников; -трудовые
15. Разработка и составление номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве
16. Ваша выгода от составления номенклатуры дел: Обеспечение сохранности и учета документов; Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям
17. Выделение документов к уничтожению включает в себя: Проведение экспертизы научной и практической ценности документов Выделение документов
18. Выделение дел к уничтожению
19. Ваша выгода от выделения документов к уничтожению: -экономия занимаемого места в офисе или на складе; -сокращение
20. Переплетные работы Переплет документов Сшив документов Оформление дел после переплетных работ (титульный лист, корешок дела)
21. Ваша выгода от переплета: Переплетенные документы занимают на 30 % меньше места в офисе; Переплет предотвращает
22. Операционное выполнение архивных работ В НТО существует определенный порядок выполнения работ, который включает в себя: -
23. Архив клиента до и после НТО Архив до НТО Архив после НТО, выполненной сотрудниками DigitScan
24. Для чего необходима архивная обработка документов (НТО) Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов Системное хранение
25. ВАША ВЫГОДА ОТ АРХИВНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ (НТО) дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства обеспечение сохранности персональных
26. Для правильного определения объема документов на НТО необходимо знать: 1. Период обработки 2. Численность личного состава
27. Ответственность за нарушением норм хранения и обработки документов В середине 2009 года введена в действие статья
28. Виды нарушений, санкции и основания
29. Виды нарушений, санкции и основания
31. Скачать презентацию

Слайд 2

Нормативные документы
Федеральный закон об Архивном деле в Российской Федерации от

22.10.2004 г. №125 ФЗ, изменения от 13.05.2008 г. №68 ФЗ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. №558

Слайд 3

Наши услуги в рамках НТО
Научно-техническая обработка документов
Архивная обработка документов по личному

составу (срок хранения 75 лет)
Архивная обработка документов по основной деятельности (постоянного хранения)

Выделение документов к уничтожению
Проведение экспертизы научной и практической ценности документов
Выделение документов к уничтожению с истекшими сроками хранения
Составление актов о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения

Переплетные работы
Переплет документов
Сшив документов
Оформление дел после переплетных работ (титульный лист, корешок дела)

Передача документов в государственный архив в случае ликвидации организации

Разработка и составление номенклатуры дел

Слайд 4

Понятие научно-технической обработки
Научно-техническая обработка документов-это формирование документов в дела по определенным

признакам.
Например: лицевые счета формируются в дела строго по годам, внутри годового раздела по фамилиям сотрудников по первым трем буквам. Приказы по хронологии, по номерам и датам. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4см.

Слайд 5

Виды документов по срокам хранения:

Слайд 6

Архивная обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет)
Документы по

личному составу имеют особое, социальное значение для сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд- вот информационная ценность данных документов. Также надо учесть, что в отличие от документов по основной деятельности, документы по личному составу вне зависимости от масштаба и вида деятельности организации, в обязательном порядке при ликвидации поступают на государственное хранение.

Слайд 7

Архивная обработка документов постоянного срока хранения
Документы по основной деятельности в большинстве

случаев не поступают на государственное хранение, но до момента ликвидации организация, целесообразнее предпринять все меры по обеспечению их полноты и сохранности. По данным документам прослеживается история развития организации. Также существуют организации - источники комплектования архива, которые в обязательном порядке ежегодно передают документы по основной деятельности на государственное хранение.

Слайд 8

Правильно оформленное дело по личному составу

Слайд 9

Формирование документов по личному составу

Слайд 10

Ваша выгода от архивной обработки дел по личному составу и дел

постоянного хранения:

Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;
Экспертиза и восстановление утраченных в процессе работы документов;
Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;
Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
Экономия занимаемого документами места;

Слайд 11

Архивная обработка дел
Экономия времени на поиск необходимого документа или дела при

выдаче справок социального характера работникам;
По результатам обработки документов можно составлять акт о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения;
Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;
Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
Сокращение издержек, связанных с хранением, поиском и использованием документов;
Экономия денежных средств (наши услуги дешевле, чем собственная архивная служба);
Удобство работы с документами;
Повышение эффективности работы (передача функций архивной обработки нам, позволит клиентам сконцентрироваться на решении профильных задач);
Бесплатные консультации специалистами DigitScan.

Слайд 12

Научно-справочный аппарат организации
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень

единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Предисловие к описи включает обобщенную характеристику документов, включенных в опись по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов, сведения о наличии документов и особенности формирования дел.
Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Слайд 13

Передача документов в государственный архив
Документы по личному составу, образующиеся в процессе

деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа работников, размеров оплаты их труда, льготных прав и др., в связи с чем обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты граждан РФ.
При ликвидации организации в соответствии со ст. 23 ФЗ ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий в обязательном порядке (в случае отсутствия вышестоящей организации) передает документы по личному составу в государственный архив.

Слайд 14

Документы, которые передаются в государственный архив:
-приказы по личному составу;
-карточки (Форма Т-2)

уволенных работников;
-трудовые договоры уволенных работников;
-договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (ГПХ) и акты выполненных работ к ним;
-личные дела уволенных работников;
-лицевые счета по заработной плате или расчетные ведомости по заработной плате.

Слайд 15

Разработка и составление номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований

дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Слайд 16

Ваша выгода от составления номенклатуры дел:
Обеспечение сохранности и учета документов;
Дальнейшее хранение

документов соответствует требованиям законодательства;
Экономия времени на поиск необходимого документа или дела;
Формирование документов строго по срокам хранения.

Слайд 17

Выделение документов к уничтожению включает в себя:
Проведение экспертизы научной и практической

ценности документов
Выделение документов к уничтожению с истекшими сроками хранения
Составление актов о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения
Документы временного срока хранения это документы, связанные как с бухгалтерским учетом, так и с административно-хозяйственной деятельностью организации. Банковские, кассовые, авансовые отчеты, главная книга, журналы ордера, договоры - вот тот незначительный перечень документов, имеющий ограниченный пятью годами срок хранения.
По истечении данного срока данные документы совершенно законно могут быть отобраны к уничтожению и после составления акта о выделении дел на уничтожение, физически уничтожены. Одним из обязательных условий определения срока хранения документов, является отсутствие судебных и иных разбирательств, связанных с ними. В случае таких разбирательств, срок хранения документа исчисляется с момента вынесения окончательного решения и закрытия дела.

Слайд 18

Выделение дел к уничтожению

Слайд 19

Ваша выгода от выделения документов к уничтожению:
-экономия занимаемого места в офисе

или на складе;
-сокращение издержек, связанных с хранением, поиском и использованием документов;
- законное обоснование отказать проверяющим органам в предоставлении данных документов.

Слайд 20

Переплетные работы
Переплет документов
Сшив документов
Оформление дел после переплетных работ (титульный лист, корешок

дела)

Слайд 21

Ваша выгода от переплета:
Переплетенные документы занимают на 30 % меньше места

в офисе;
Переплет предотвращает порчу и утрату документов;
С переплетенными делами легче работать: документы не россыпаются и не спутываются, как в папках;
Переплет обеспечивает лучшую сохранность и порядок документов в деле: невозможно изменить размещение документов, не расшив его;
Переплетенное дело легко раскрывается, что позволяет сделать ксерокопию листов или электронную версию документа;
Облегчает и убыстряет передачу документов между должностными лицами и на государственное хранение.

Слайд 22

Операционное выполнение архивных работ
В НТО существует определенный порядок выполнения работ, который

включает в себя:
- систематизацию документов по срокам хранения
- экспертизу ценности документов
- НТО
- нумерацию листов
- оформление описи на дела
- составление внутренней описи (только на личные дела уволенных работников и трудовые договоры)
- согласование описи с клиентом или архивом
- переплет документов
- оформление дел (простановка архивных штампов и оформление обложки дела)
- систематизацию документов по описи и передачу их представителю клиента

Слайд 23

Архив клиента до и после НТО
Архив до НТО
Архив после НТО, выполненной

сотрудниками DigitScan

Слайд 24

Для чего необходима архивная обработка документов (НТО)
Обеспечение сохранности и учета особо

ценных документов
Системное хранение документов
Подготовка дел к передаче на государственное хранение
Выполнение требований законодательства
Экспертиза и восстановление утраченных документов
Без проведения предварительной НТО законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения

Слайд 25

ВАША ВЫГОДА ОТ АРХИВНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ (НТО)
дальнейшее хранение документов соответствует требованиям

законодательства
обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи
экономия занимаемого документами места
экономия времени на поиск необходимого документа при выдаче справок социального характера
документы подготовлены к передаче на государственное хранение
по результатам НТО можно составить акт о выделении документов на уничтожение

Слайд 26

Для правильного определения объема документов на НТО необходимо знать:
1. Период обработки

2. Численность личного состава
3. Процент «текучки» (средний) личного состава
4. Какие документы по личному составу ведутся
5. Специфические особенности документов по личному составу организации:
5.1. наличие работников вредных профессий;
5.2. наличие большого количества работников по договорам подряда, на которых не ведутся лицевые счета
6.Имеется ли в организации номенклатура дел

Слайд 27

Ответственность за нарушением норм хранения и обработки документов
В середине 2009 года

введена в действие статья 13.25 КоАП «Нарушение требований законодательства о хранении документов», предусматривающая наказание за неисполнение обязанности по хранению документов путем наложения административных штрафов. Размеры штрафа существенны для организаций малого и среднего бизнеса и составляют для физического лица от 2 500 руб. до 5 000 рублей, для юридического лица от 200 000 руб. до 300 000 рублей. (вместо прежних от 300 руб. до 3000 руб.) Требования статьи распространяются на АО, профессиональных участников РЦБ, НПФ, ООО, унитарные предприятия. Характерно, что ответственность для всех одинакова. Чтобы избежать финансовых потерь в виде штрафов руководителям компаний следует позаботиться о сохранности документации еще на стадии делопроизводства, не говоря уже об организации архивного хранения документации предприятия, как того требует архивное законодательство. Нарушение трудового законодательства в части порядка и сроков хранения документов может грозить административной ответственностью для руководителя предприятия, штрафами и даже дисквалификацией

Слайд 28

Виды нарушений, санкции и основания

Слайд 29

DigitScan Научно-техническая обработка архивных документов

Содержание

Нормативные документы Федеральный закон об Архивном деле в Российской Федерации от

Наши услуги в рамках НТОНаучно-техническая обработка документовАрхивная обработка документов по личному

Понятие научно-технической обработкиНаучно-техническая обработка документов-это формирование документов в дела по определенным

Виды документов по срокам хранения:

Архивная обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет) Документы по

Архивная обработка документов постоянного срока хранения Документы по основной деятельности в большинстве

Правильно оформленное дело по личному составу

Формирование документов по личному составу

Ваша выгода от архивной обработки дел по личному составу и дел

Архивная обработка делЭкономия времени на поиск необходимого документа или дела при

Научно-справочный аппарат организацииАрхивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень

Передача документов в государственный архивДокументы по личному составу, образующиеся в процессе

Документы, которые передаются в государственный архив: -приказы по личному составу;-карточки (Форма Т-2)

Разработка и составление номенклатуры делНоменклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований

Ваша выгода от составления номенклатуры дел: Обеспечение сохранности и учета документов;Дальнейшее хранение

Выделение документов к уничтожению включает в себя:Проведение экспертизы научной и практической

Выделение дел к уничтожению

Ваша выгода от выделения документов к уничтожению: -экономия занимаемого места в офисе

Переплетные работыПереплет документовСшив документовОформление дел после переплетных работ (титульный лист, корешок

Ваша выгода от переплета: Переплетенные документы занимают на 30 % меньше места

Операционное выполнение архивных работВ НТО существует определенный порядок выполнения работ, который

Архив клиента до и после НТОАрхив до НТОАрхив после НТО, выполненной

Для чего необходима архивная обработка документов (НТО)Обеспечение сохранности и учета особо

ВАША ВЫГОДА ОТ АРХИВНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ (НТО) дальнейшее хранение документов соответствует требованиям

Для правильного определения объема документов на НТО необходимо знать:1. Период обработки

Ответственность за нарушением норм хранения и обработки документовВ середине 2009 года

Виды нарушений, санкции и основания

Виды нарушений, санкции и основания

Похожие презентации

Нормативные документы
Федеральный закон об Архивном деле в Российской Федерации от

Наши услуги в рамках НТО
Научно-техническая обработка документов
Архивная обработка документов по личному

Понятие научно-технической обработки
Научно-техническая обработка документов-это формирование документов в дела по определенным

Архивная обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет)
Документы по

Архивная обработка документов постоянного срока хранения
Документы по основной деятельности в большинстве

Архивная обработка дел
Экономия времени на поиск необходимого документа или дела при

Научно-справочный аппарат организации
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень

Передача документов в государственный архив
Документы по личному составу, образующиеся в процессе

Документы, которые передаются в государственный архив:
-приказы по личному составу;
-карточки (Форма Т-2)

Разработка и составление номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований

Ваша выгода от составления номенклатуры дел:
Обеспечение сохранности и учета документов;
Дальнейшее хранение

Выделение документов к уничтожению включает в себя:
Проведение экспертизы научной и практической

Ваша выгода от выделения документов к уничтожению:
-экономия занимаемого места в офисе

Переплетные работы
Переплет документов
Сшив документов
Оформление дел после переплетных работ (титульный лист, корешок

Ваша выгода от переплета:
Переплетенные документы занимают на 30 % меньше места

Операционное выполнение архивных работ
В НТО существует определенный порядок выполнения работ, который

Архив клиента до и после НТО
Архив до НТО
Архив после НТО, выполненной

Для чего необходима архивная обработка документов (НТО)
Обеспечение сохранности и учета особо

ВАША ВЫГОДА ОТ АРХИВНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ (НТО)
дальнейшее хранение документов соответствует требованиям

Для правильного определения объема документов на НТО необходимо знать:
1. Период обработки

Ответственность за нарушением норм хранения и обработки документов
В середине 2009 года