Номенклатура дел

Август 19, 2022

Главная
Юриспруденция
Номенклатура дел

Содержание

2. Номенклатура дел — регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их
3. Регистр — реестр (регистр), опись, перепись. Список, указатель чего-н., книга для записей. Регистратор — составитель описи
5. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: На образце НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ в предыдущем слайде указан не весь документ, а одна из
6. Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как: классификация и учет; облегчение поиска;
7. Номенклатура дел может быть: типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении
8. Обязанность по использованию номенклатуры
9. Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном
10. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае
11. Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1
12. Наличие номенклатуры дел, составленной по правилам Росархива, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с
13. Порядок формирования и утверждения номенклатуры
14. Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую
15. Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях
16. Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую
17. Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года
18. Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие
20. Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по
21. Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры
22. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от
23. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение
24. Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за
25. Кто занимается составлением номенклатуры дел
26. Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Да и
27. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а
28. Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации.
30. Скачать презентацию

Слайд 2

Номенклатура дел — регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности

организации.
Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения.
Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Определение

Слайд 3

Регистр — реестр (регистр), опись, перепись.
Список, указатель чего-н., книга для записей.

Регистратор — составитель описи
Регистрация - составление описи

РЕГИСТР – ЭТО:

Слайд 4

Слайд 5

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
На образце НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ в предыдущем слайде указан не весь

документ, а одна из его частей.
Данный образец представлен для того, чтобы было примерное понимание, как оформляется НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, какие разделы используются в этом документе.

Слайд 6

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:
классификация

и учет;
облегчение поиска;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Задачи номенклатуры дел

Слайд 7

Номенклатура дел может быть:
типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями

за образец при составлении собственного документа;
примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Виды номенклатуры дел

Слайд 8

Обязанность по использованию номенклатуры

Слайд 9

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2

ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):
государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Обязательное условие

Слайд 10

У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет.
Но следует иметь

в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

На случай ликвидации

Слайд 11

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных

сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы.
Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом.

Собственные архивы

Слайд 12

Наличие номенклатуры дел, составленной по правилам Росархива, не только поможет юрлицу

в учете документов,
работе с ними,
хранении и уничтожении, но и
облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Составление по правилам

Слайд 13

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Слайд 14

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя.
В тех организациях,

которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм.
Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику.
Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Составление номенклатуры дел

Слайд 15

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица,

предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций.
В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Документы для номенклатуры дел

Слайд 16

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и

экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).
Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Согласование

Слайд 17

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее

ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).
1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Разработка номенклатуры дел

Слайд 18

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего

отчетному.
Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Когда составляется номенклатура дел

Слайд 19

Слайд 20

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года.
Внизу

данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Утверждение номенклатуры дел

Слайд 21

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет

свою номенклатуру дел.
Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

Составление и согласование

Слайд 22

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые

одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Регистры структурных подразделений

Слайд 23

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1

раз в 5 лет.
Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Согласование

Слайд 24

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.
Один из них должен

находиться в
службе, ответственной за делопроизводство,
другой — в архиве.

Экземпляры

Слайд 25

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Слайд 26

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить

номенклатуру дел организации.
Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Свои специалисты - лучше

Слайд 27

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует

объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.
Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство.
Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Ответственные лица

Слайд 28

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации,

образующейся в ходе деятельности организации.
Изучается
устав учреждения,
положения о подразделениях (если они есть),
плановая и отчетная документация.

Состав документации