Организация работы с документами

Организация работы с документами это – организация документооборота, хранения и использования

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

1. входящие (поступающие в организацию);
2.

Входящие документы

проходят на начальном этапе следующие операции:
а) первичную
обработку;
б)

Исходящие и внутренние документы

проходят на начальном этапе следующие операции:
а) составление

Общими для всех групп являются следующие операции:

- рассмотрение документов руководителем;
- регистрация

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления документов и

Работа с входящими документами

Входящий документ - документ, поступивший на предприятие, в

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4)

Маршрут движения входящих документов

Работа с исходящими документами

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из

Основные этапы обработки исходящих документов:

- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности

Работа с внутренними документами

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций

Регистрация документов

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по

Регистрация необходима:

а) для обеспечения сохранности документов;
б) для удобства поиска документов;

Формы регистрации документов:

централизованная,
децентрализованная,
смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции,

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных),

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с

Виды регистрации:

журнальная,
карточная,
компьютерная.

. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Форма регистрационного журнала для внутренних документов

Примерный образец регистрационно-контрольной карточки (лицевая сторона)

Примерный образец регистрационно-контрольной карточки (оборотная сторона)

Компьютерная регистрация документов

Контроль исполнения документов

Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и

Содержание контроля исполнения:

- занесение данных о документе, исполнителе, и сроках исполнения

Контроль осуществляют руководители, заместители руководителей, спец. структурные подразделения, работники службы делопроизводства,

Сроки исполнения документов делятся:

на типовые
и индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами

Сроки исполнения считаются:

- для входящих документов - со времени поступления;
- для

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

журналы регистрации,
персональный

Признаки заведения дел

Дело - папка, в которой собраны документы, объединенные под

Первичная классификация документов в делопроизводстве

Документы формируются в дела по следующим признакам:
номинальный

Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации,

Номенклатура предназначена:

а) для группировки исполненных документов в дела;
б) учета и

Номенклатуры дел подразделяются

на типовые,
примерные
конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с

Пример оформления номенклатуры дел

Формирование и оформление дел

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело

Правильное формирование дел способствует

оперативному поиску необходимых документов;
обеспечению их сохранности;
установлению

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила придерживаются следующего порядка:

в дело

На обложке дела указывается:

1) наименование организация;
2) структурное подразделение;
3) номер папки по

Форма оформления обложки дела

Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа для удобства поиска

Форма карты заместителя дела

Дела выдаются сотрудникам на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранения

Примерный состав ЭК:

зам. директора (главный бухгалтер); ведущий специалист (юрист, работник службы

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, передаваемые

К документам, передаваемым в архив, относятся:

- устав, учредительный договор, решение о

Подготовка дел к передаче в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют

Форма внутренней описи документов в деле

Форма листа заверителя

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

по основной

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в

Форма описи дел структурного подразделения

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства. При этом на