Правила оформления реквизитов на кадровых документах

компании в соответствии
с учредительными документами.
За полным наименованием компании
в скобках укажите сокращенное наименование так, как оно предусмотрено уставом
Публичное акционерное общество «Альфа»
(ПАО «Альфа»)

При продольном расположении реквизитов указывайте автора по середине верхнего поля бланка документа

При угловом расположении реквизитов указывайте автора в левом углу верхнего поля бланка документа

наименование подразделения, которое издало документ, в соответствии
со штатным расписанием

Публичное акционерное общество
«Альфа» (ПАО «Альфа»)
Отдел кадров

Указывайте наименование структурного подразделения – автора документа под наименованием организации

должности в бланке должностного лица в соответствии со штатным расписанием

Публичное акционерное общество
«Альфа» (ПАО «Альфа»)
Начальник отдела кадров

Указывайте наименование должности лица – автора документа под наименованием организации

организацию или гражданину

Назвать автора документа

В бланке письма указывайте:
- почтовый адрес;
- номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;
- код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП
Яблочкова ул., д. 11,
Москва, 127130
Тел.: +7(499)123-45-67 факс: +7(499)765-43-21
E-mail: alfa@mail.ru
ОКПО 43219071, ОГРН 1234567890123
ИНН 7654813801, КПП 156718293

Указывайте справочные данные об организации
в левом верхнем углу под наименованием организации

наименование вида документа заглавным буквами на любых документах, кроме писем
ПРИКАЗ
УВЕДОМЛЕНИЕ
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

При продольном расположении реквизитов указывайте наименование документа
по середине бланка документа

При угловом расположении реквизитов указывайте наименование документа
в левом верхнем углу бланка документа

дату события, зафиксированного в документе, в последовательности: день месяца, месяц, год

Придать документу
юридическую силу

Указывайте дату между реквизитами
«Наименование организации – автора документа»
и «Место составления или издания документа»
03.07.2018
3 июля 2018 г.

соответствии с утвержденной номенклатурой дел

Указывайте регистрационный номер после реквизита «Дата документа», между реквизитами «Наименование организации – автора документа» и «Место составления
или издания документа»

Облегчить хранение
и поиск документа

Обеспечить работу с документом внутри компании
№ 111-к
№ 120/08-05

поступившее в отдел кадров, на бланке письма делайте ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа

Делайте ссылку в бланке письма в левом верхнем углу подреквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа»

Облегчить хранение
и поиск документа

Обеспечить работу с документом внутри компании
На № 120/08-05 от 30.07.2018

составления
или издания документа
в соответствии с принятым административно-территориальным делением
Москва
г. Торжок Тверской обл.

Указывайте место составления или издания документа
после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа»

к которой ограничен законом: персональные данные сотрудников, коммерческая тайна и др. Дополните гриф номером экземпляра документа и другими необходимыми сведениями
Персональные данные сотрудников
Коммерческая тайна
Экз. № 2

Подтвердить выполнение
кадровых процедур

Обеспечить работу с документом внутри компании

Указывайте гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля

падеже.
Если направляете документ физическому лицу, указывайте фамилию, инициалы, почтовый адрес
Публичное акционерное общество «Союз»
(ПАО «Союз»)
Егорову А.Н.
Дмитровская ул., д. 15, кв. 111,
г. Мытищи, Московская обл.,
311452

Облегчить работу с документом, который направляете в другую организацию или гражданину

Подтвердить выполнение
кадровых процедур

При продольном расположении реквизитов указывайте адресата справа под реквизитами бланка

При угловом расположении реквизитов указывайте адресата в верхней правой части документа

утвержден приказом, сошлитесь на приказ.
Если документ утверждает коллегиальный орган, сошлитесь
на протокол
УТВЕРЖДАЮ
Директор ПАО «Альфа»
Соловьев Ю.В. Соловьев
03.07.2018
УТВЕРЖДЕНА
приказом ПАО «Альфа»
от 03.07.2018 № 111 

Подтвердить выполнение
кадровых процедур

Гриф утверждения заготовьте в правом верхнем углу первого листа документа. Строки центруйте относительно самой длинной строки

Гриф утверждения заготовьте в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки выравнивайте по левому краю

Придать документу юридическую силу

заголовке к тексту указывайте краткое содержание документа
с предлогом «О» или «Об». Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»
Об изменении штатного расписания
Об увольнении
Удальцова Е.А.

При угловом расположении реквизитов указывайте заголовок к тексту
под реквизитами бланка слева,
от границы левого поля

В приказах указывайте заголовок
над текстом посередине рабочего поля документа, центруйте относительно самой длинной строки

информационно-справочных документах указывайте сведения о документах, которые прилагаются к основному.
В приказах и локальных актах ссылайтесь на то, что документы являются приложениями к основному
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
(приложение 1)
Приложение 1

В информационно-справочных документах ставьте отметку о приложении под текстом от границы левого поля

На первом листе документа-приложения ставьте отметку в правом верхнем углу

согласовывает коллегиальный орган, сошлитесь
на протокол

СОГЛАСОВАНО
Председатель совета директоров
ПАО «Альфа»
Соловьев Ю.В. Соловьев
03.07.2018
СОГЛАСОВАНО
профкомом ПАО «Альфа»
(протокол от 03.07.2018 № 11)

Подтвердить выполнение
кадровых процедур

Гриф согласования заготовьте на последнем листе документа под текстом

Гриф согласования заготовьте в левом верхнем углу первого листа документа на уровне
грифа утверждения или под наименованием документа

Придать документу юридическую силу

его подписи.
Если к документу есть замечания, визирующий должен дополнить визу фразой «Замечания прилагаются»

Начальник отдела кадров
Громова А.А. Громова
03.07.2018
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
Громова А.А. Громова
03.07.2018

Подтвердить выполнение
кадровых процедур

Обеспечить работу с документом внутри компании

Размещайте визы на последнем листе документа под подписью

инициалы
и фамилию.
Должностное лицо поставит свою подпись

Начальник
отдела кадров Громова А.А. Громова

Придать документу юридическую силу

Размещайте подпись под текстом документа

отметку включите:
- фразу «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи;
- фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
- срок действия сертификата ключа электронной подписи

Придать документу юридическую силу

В месте, которое соответствует месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе

права лиц, фиксируют факты, связанные с финансами и на иных документах, которые должны быть заверены печатью по закону

Придать документу юридическую силу

Печать проставляйте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ

верхнем поле документа

Обеспечить работу с документом внутри компании

исполнителя.
Отметку можно дополнить наименованием должности, структурного подразделения
и электронным адресом

Обеспечить работу с документом внутри компании
Семенова Виктория Семеновна,
Отдел кадров, инспектор по кадрам
+7(499)123-55-66, svs@mail.ru

Ставьте отметку на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля

Если нет места – на оборотной стороне документа внизу слева

Можно оформлять отметку колонтитулом

или выписка соответствуют подлиннику. Укажите: слово «Верно»; должность; подпись; расшифровку подписи – инициалы, фамилию; дату заверения копии или выписки из документа.
Если документ направляете в другую организацию, укажите, где остался подлинник

Придать документу юридическую силу

Отметку о заверении копии ставьте под реквизитом «Подпись»

Подтвердить выполнение
кадровых процедур

выполнение кадровых процедур

Резолюцию на документе ставит руководитель или иное должностное лицо, полномочное принимать решения по кадровым вопросам. Указывает: фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей; поручение по документу; при необходимости – срок исполнения;
подпись и дату

Резолюцию ставят на свободном месте рабочего поля первого листа документа