Содержание
- 2. Документооборот С документами необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать
- 3. Документооборот Документ может быть создан и на предприятии (например, приказ). Такой документ также регистрируется. При этом,
- 4. Функции делопроизводства Функции делопроизводственного персонала заключаются в приеме и регистрации документов, в продвижении документов по предприятию
- 5. Функции системы Дело Система ДЕЛО обеспечивает: регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с
- 6. Понятия Организационная структура предприятия. Отображает состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, участвующих в процессе делопроизводства. Определяет
- 7. Понятия Группы документов. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е.
- 8. Картотеки Картотеки. Электронная картотека - аналог традиционной картотеки, которая содержит упорядоченные в соответствии с правилами документооборота
- 9. Кабинеты Кабинеты. При каждой картотеке в соответствии с правилами документооборота может быть создано произвольное количество так
- 10. Папки кабинета Папки кабинета. Регистрационные карточки, попавшие в любой из кабинетов, могут быть сгруппированы по определенным
- 12. Скачать презентацию
Документооборот
С документами необходимо выполнять некоторые общие операции:
принимать и отправлять,
регистрировать,
Документооборот
С документами необходимо выполнять некоторые общие операции:
принимать и отправлять,
регистрировать,
передавать по назначению,
контролировать ход их исполнения,
давать справки по документам.
В украинских учреждениях традиционно сложились определенные правила организации этой работы.
Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что сведения о нем заносится в журнал или картотеку, и ему присваивается уникальный регистрационный номер.
После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.
Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетом руководителям - авторам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.
Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.
Документооборот
Документ может быть создан и на предприятии (например, приказ). Такой
Документооборот
Документ может быть создан и на предприятии (например, приказ). Такой
При этом, если документ предназначен для использования на предприятии, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий.
Реквизиты внутренних и исходящих документов, как правило, совпадают.
Непосредственно за организацию делопроизводства, т.е. за реализацию принятых правил обработки, на предприятиях обычно отвечает специальное подразделение - т.н. служба документационного обеспечения управления.
На конкретных предприятиях эта служба может называться управлением делами, канцелярией, секретариатом, общим отделом и т.д. В ведении этой службы обычно находится также делопроизводственный персонал других структурных подразделений предприятия.
Функции делопроизводства
Функции делопроизводственного персонала заключаются в приеме и регистрации документов, в
Функции делопроизводства
Функции делопроизводственного персонала заключаются в приеме и регистрации документов, в
Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей.
Состав регистрируемых реквизитов документов, правила регистрации, оформления резолюций и передачи документов при их передвижении, правила контроля исполнения, а также соответствующие отчетные формы регламентируются на предприятии соответствующими инструкциями.
Функции системы Дело
Система ДЕЛО обеспечивает:
регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма
Функции системы Дело
Система ДЕЛО обеспечивает:
регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма
регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
формирование реестров отправки для экспедиции учреждения.
Понятия
Организационная структура предприятия. Отображает состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, участвующих
Понятия
Организационная структура предприятия. Отображает состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, участвующих
Правила документооборота. Правила, определяющие порядок регистрации документов, их систематизации, движения и исполнения, списания в дело.
Регистрационная карточка (РК). Электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. РК является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК сводится к заполнению ее реквизитов. К реквизитам РК относятся регистрационный номер документа, автор резолюции, резолюция, исполнители документа (включая ответственного исполнителя), контрольный срок исполнения и др.
Понятия
Группы документов. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
Понятия
Группы документов. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
Входящие;
Исходящие (внутренние);
Письма и обращения граждан.
Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции.
Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов.
Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.
Картотеки
Картотеки. Электронная картотека - аналог традиционной картотеки, которая содержит упорядоченные в
Картотеки
Картотеки. Электронная картотека - аналог традиционной картотеки, которая содержит упорядоченные в
Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то при каждом таком подразделении создается своя собственная картотека.
Если документ исполняется в нескольких подразделениях, то карточка документа (дубликат карточки) будет одновременно находиться в картотеках этих подразделений. Если подразделение не имеет собственной картотеки, то оно может пользоваться централизованной картотекой (картотекой предприятия).
Состав картотек с их привязкой к подразделениям предприятия хранится в системном справочнике Подразделения.
Кабинеты
Кабинеты. При каждой картотеке в соответствии с правилами документооборота может быть
Кабинеты
Кабинеты. При каждой картотеке в соответствии с правилами документооборота может быть
Принадлежность должностного лица к определенному кабинету устанавливается администратором системы по правилу: каждое должностное лицо может быть приписано только к одному кабинету.
Состав кабинетов и их владельцев хранится в системном справочнике Кабинеты.
Если подразделение имеет собственную картотеку, то владельцами кабинета, создающегося при картотеке подразделения, могут быть только должностные лица - сотрудники этого подразделения.
Если кабинет создается при централизованной картотеке, то владельцами кабинета могут быть любые должностные лица.
Папки кабинета
Папки кабинета. Регистрационные карточки, попавшие в любой из кабинетов,
Папки кабинета
Папки кабинета. Регистрационные карточки, попавшие в любой из кабинетов,
папка Поступившие. В ней накапливаются РК документов, требующие исполнения, но еще не принятые к работе владельцем кабинета;
папка На исполнении. В ней хранятся РК документов, исполнением которых в данный момент занят владелец кабинета;
папка На контроле. В ней хранятся РК документов, ход исполнения которых контролируется владельцем кабинета;
папка У руководства. В ней хранятся РК документов, проекты резолюций по которым направлены на утверждение владельцу кабинета;
папка На рассмотрение. В ней хранятся РК документов, требующих утверждения проекта резолюции владельцем кабинета;
папка В дело. В ней хранятся документы, подлежащие списанию в дело владельцем кабинета.