Pre-Order и Целевые запасы

КОГДА

Ежемесячная процедура
Дистрибьютор на портале, на основании данных запаса и прогноза Sell-Out, формирует Pre-Order (Sell-In план)
Pre Order должен обеспечить уровень запаса на складе дистрибьютора не ниже минимального уровня
Pre Order на уровне Дистрибьютор / PTP - SKU выводится на портал на закладку создания Недельной Заявки
Еженедельная процедура
Дистрибьютор создает Недельную Заявку на грузополучателя на следующую неделю
Недельные заявки дистрибьютора должны быть ориентированы на выполнение месячного Pre Order
Ежедневная процедура
Отдел по работе с Клиентами ЭФЕС (BSC) создает Заказы на отгрузку на основании Недельной Заявки

и Пивоварня и Клиент;
Pre-Order ежемесячно создается дистрибьютором на уровне СКЮ на портале.
На основание Pre-Order формируется запас на заводах EFES и тем самым повышается уровень сервиса клиента, обеспечивая всю потребность вовремя и в полном объёме;
Недельные заявки должны быть ориентированы на выполнение Pre Order;
Аккуратность Pre-Order Таргетируется;
По окончанию расчётного месяца считается выполнение цели аккуратности Pre-Order;

Что такое Pre-Order?

перейти на вкладку «Pre-Order».
Первым шагом выбирается Месяц планирования на который вносится Pre-Order
Вторым шагом - номер планнинг партнера
Нажать ОК

Вход на портал для внесения Pre-Order

выгружается необходимо:
Обновить версию Google Chrome. Настройки->Справка->О браузере.
В появившемся окне будет вариант обновить версию и перезапустить Chrome.
Разрешить всплывающие окна для сайта b2b.efesrussia.ru
Это кнопка в правом верхнем углу.
Выбрать вариант:
Всегда разрешать всплывающие окна
для сайта b2b.efesrussia.ru

ценового сегмента в литрах (пересчитывается после нажатия кнопки “Сохранить” или “Проверить”);
Новые продукты – выделены зеленым цветом.

Доступные поля в форме ввода:
Бренд – бренд продукта;
СКЮ – наименование продукта;
МПП – количество упаковок в паллете;
Ценовой сегмент;
Запас+Транзит на начало месяца – фактический запас на складах дистрибьютора с учетом товара в пути (При наличие VMI склада, запас суммируется Distr+VMI);
Прогноз Sales Out – текущего и следующего месяца, по умолчанию, предложен прогноз от Эфес;
Сумма недельных заявок;
Pre Order– месячный план отгрузок, подтвержденный дистрибьютором.
Запас+Транзит на конец месяца , в литрах – планируемый запас у дистрибьютора на конец месяца;
Запас в днях от-но прогноза SO – планируемый запас в днях на основе прогноза Sales Out следующего месяца;

поля, при нажатие треугольника в заголовках. (На картинке указан красной стрелкой)
При развертке появится такие поля как:
Proposed Order – рекомендуемый месячный объем выкупа от Efes;
Запас в днях от-но прогноза SO +20% – планируемый запас в днях на основе прогноза Sales Out следующего месяца, увеличенного на 20%;
Запас в днях от-но прогноза SO -20% – планируемый запас в днях на основе прогноза Sales Out следующего месяца, увеличенного на 20%;
Нижняя граница целевого запаса – Нижняя граница целевого запаса, которую необходимо поддерживать на ежедневном уроне;
Каждый столбец с заголовком имеет функцию фильтра (Сортировка по возрастанию/убыванию)

Упаковках:

В этой форме так же можно скорректировать прогноз Sales Out предложенный EFES с учетом вашего видения. После редактирования прогноза продаж, показатель «Запас на конец месяца» будет пересчитан.

Если вы хотите обнулить прогноз, необходимо поставить «0»
При вводе данных не используйте точку / запятую!

КНОПКИ в форме ввода Pre-Order
Если нажать кнопку:
«Проверить» – пересчитается запас на конец месяца с учетом введенного Pre Order или скорректированного прогноза Sales Out;
«Сохранить» – введенные данные будут сохранены;
«Сбросить» – система вернет исходные данные, которые были после нажатия кнопки сохранить;
«Снять блокировку» - используется в случае блокировки пользователя;
«Переменные» – дает возможность выбрать другого планнинг партнера. Использовать только после сохранения данных!
«Выгрузить в Excel» – даёт возможность импортировать форму Pre-Order со всеми данными в Excel;

исторические и прогнозируемые продажи с разделением на каналы сбыта и сеть КиБ

Словарь терминов:
Sell-Out TT – Продажи в традиционную розницу.
Sell-Out MT – Продажи в локальные сети.
Sell-Out КиБ – Продажи исключительно в сеть Красное и Белое.
Прогноз Sales-Out EFES – Прогноз всех продаж, предоставленный Efes.
Прогноз Sales-Out EFES КиБ – прогноз в сети КиБ, предоставленный Efes.
Прогноз Sales-Out ДИСТР-РА – прогноз всех продаж, предоставленный дистрибьютором.
Прогноз промо в ТТ – Прогноз запланированных активностей в традиционной рознице.
Прогноз промо в MТ – Прогноз запланированных активностей в локальных сетях.

Отгрузки
В отчете Pre-order заложены следующие принципы, которые не являются ошибкой соблюдения аккуратности планирования Pre-order дистрибьютором:

Pre Order:
Дефицит продукта
Отгрузка позже даты по инициативе Эфес
Отгрузка раньше даты по инициативе Эфес
Отгрузка по инициативе Эфес
Downsizing
Замена регулярного продукта на мультипаки
Доукомплектование машины

Основные принципы работы отчета Pre-order и подход к расчету KPI

Ошибкой дистрибьютора является:
Отказ от созданного заказа
Нехватка денежных средств

Расчёт выполнения Pre-Order - это результат сравнения Pre-Order и фактической выборки с учетом анализа причин отклонения
Расчет аккуратности производится на уровне SKU с последующим объединением по группам значимости*
NPD/Promo – новинки и позиции, участвующие в активностях
Другие SKU – остальные СКЮ
Оценивается на уровне планнинг-партнера (имеющего отдельную Sell Out – цель). Объединения в группы по принадлежности к одной компании не происходит

периоде
Заказы не создан из-за дистр-ра - сравнение Pre Order c фактическими отгрузками и суммой недельных заказов за отчетный месяц
Заказы созданы, но не отгружены из-за дистр-ра - недостаток денежных средств, отказ от заказа, невозврат кег и тд
Заказы не созданы “из-за Эфес” – сравнение суммы недельных заявок с созданными заявками
Заказы созданы, но не отгружены “из-за Эфес” – нет продукции, брак, контроль качества, транспорт и тд

Примеры анализа причин отклонения Pre Order и фактической выборки и
определения ОШИБКИ

/ ∑ Pre-Order по группе
( если аккуратность по группе <0, то принимаем аккуратность по группе =0 )

1

Расчет итогового результата выполнения Pre-Order

портале через отчёт «Аккуратность Pre-Order»
Отчёт выгружается на указываемый месяц и плэнинг партнёра.
В отчёте отображается выполнение Pre-Order по категориям KEG, NPD и Другие SKU – которое можно развернуть до уровня SKU.

только по вине Дистрибьютора:
своевременно не созданы заявки
заказ отклонен Кредитным Отделом
заказ отклонен Дистрибьютором
Отклонения по вине EFES уменьшают общую ошибку отклонений:
Снижение целевого запаса - если EFES не отгрузил вовремя и в полном объеме созданную недельную заявку

Порог выполнения 85%

Аккуратность Нижней Границы ЦЗ считается по формуле :
1-(∑ (л) отрицательных отклонений от Нижней Границы ЦЗ по вине Дистрибьютора / на ∑ (л) Нижней Границы ЦЗ)

отгрузки.
Размер неотгруженной заявки из-за Эфес можно увидеть по строке «Объем не отгружен. заявки» (1)
Далее выполняется пересчет выполнения нижней границы с учетом неотгруженной заявки. Для этого необходимо обратить внимание на строку «Объем не отгружен. Заявки Смещенные» (2)
- Объем не отгружен. Заявки Смещенные – сумма неотгруженных заявок из-за Эфес смещенная на количество дней в пути от завода до склада дистрибьютора.

На примере видно, что изначально в ошибку дистрибьютору на дату 16.06. попадает -3200л (3).
Далее выполняется пересчет выполнения нижней границы с учетом смещенных неотгруженных заявок(2).
Итоговый размер ошибки по нижней границе видно в строке «Не соблюдение нижней границы (из-за Дистрибьютора.)» . В нашем случае, ошибка равна -200л (4).
Не соблюдение нижней границы (из-за Дистрибьютора.) на 16.06. = 8 355 – 11 555 + 3 000 = - 200л

Анализ отчета выполнения нижней границы в случаях дефицита или поздней даты отгрузки

Ноября

Pre Order формируется Дистрибьютором на B2B портале на базе компонентов:
Прогноз продаж SO текущего и двух последующих месяцев
Нижняя граница целевого запаса, текущего и одного следующего месяца.
Запас дистрибьютора на начало месяца (С учётом транзита)
Расчётный запас на конец планируемого месяца.
На портале так же формируется расчётный Proposed Order, как рекомендация для Pre Order
Все компоненты имеют детализацию PTP /SKU/month

вторичного признака.
Например развернуть SKU на код и наименование:
На отчёте нажимаем правой кнопкой мыши, в выплывающем меню выбираем «Свойства» далее «Признак». В появившемся окне выбирает в графе «Просмотреть»
Вариант : Текст средней длинны & Ключ.

формы Pre Order необходимо:

1. Нажать на кнопку «Снять блокировку»;

2. Откроется новая вкладка с надписью Unlock (Блокировка снята), которую необходимо закрыть;

3. Обновить формат, нажав на кнопку «Переменные».

с формой:
После нажатия одной из кнопок (сохранить данные, проверить и т.д.) приложение выдаст ошибку:

Сохраняйте ваши планы чаще!

на портале».
В запросе обязательно указывать:
Логин для доступа на портал;
Описание ошибки;
Скриншот ошибки.

В случае ошибки необходимо написать запрос на support@efesrussia.ru

Pre Order. Недельные заявки обозначают вашу потребность в продукте и используются для формирования заказов с отгрузкой в указанные сроки.

Дистрибьютор самостоятельно, вовремя, на еженедельной основе размещает недельную заявку на электронной странице в интернете https://b2b.efesrussia.ru – далее «Портал».

Рассмотрим график размещения недельных заявок в рамках месяца:

До конца дня 01.01 размещает заявку на 2 неделю с 08.01 по 14.01; До конца дня 02.01 отдел планирования выделяет ассортимент под размещенную заявку ; 03.01 отдел CS создает заказы на заявку 2 недели.

До конца дня 08.01 размещает заявку на 3 неделю с 15.01 по 21.01; До конца дня 09.01 отдел планирования выделяет ассортимент под размещенную заявку ; 10.01 отдел CS создает заказы на заявку 3 недели.

До конца дня 15.01 размещает заявку на 4 неделю с 22.01 по 28.01; До конца дня 16.01 отдел планирования выделяет ассортимент под размещенную заявку ; 17.01 отдел CS создает заказы на заявку 4 недели.

До конца дня 22.01 размещает две заявки на 5 неделю (1) с 29.01 по 31.01 и (2) с 01.02 по 04.02 ; До конца дня 23.01 отдел планирования выделяет ассортимент под размещенную заявку ; 24.01 отдел CS создает заказы на заявку 5 недели.

Магазин».
Запустить браузер, войти в магазин и перейти на вкладку «В2В Магазин», откроется новое окно.

В2В-Магазин не открыватся необходимо:
Обновить версию Google Chrome. Настройки->Справка->О браузере.
В появившемся окне будет вариант обновить версию и перезапустить Chrome.
Разрешить всплывающие окна для сайта b2b.efesrussia.ru
Это кнопка в правом верхнем углу.
Выбрать вариант:
Всегда разрешать всплывающие окна
для сайта b2b.efesrussia.ru

кнопку «+» – добавить новую заявку.
Нажать напротив поля Заказчик на кнопку « » выбрать данные из списка.
Нажать напротив поля Грузополучатель на кнопку « » выбрать данные из списка на какого получателя необходимо разместить заявку.
Нажать напротив поля Период отгрузки на кнопку « » выбрать открытый период из списка. В списке будет доступен только тот период, который открыт.
Нажать на кнопку «Далее» для продолжения формирования заявки.
В случае если Вы ошиблись или не уверены в размещаемой заявке ее можно отменить в любой момент формирования (до сохранения) нажав кнопку отмена и прервать операцию

в таблице присутствуют два столбца Бренд и SKU/Продукт.
Для размещения недельной заявки на SKU/Продукт необходимо найти его (SKU) в таблице и проставить в нужной строчке необходимое количество в УПАКОВКАХ.
Количество – Общее количество необходимого продукта (необходимо вносить кратно 1 паллету, при несоблюдении данного условия на экране будет выведена ошибка и написана кратность)
Количество для НКК - количество необходимого продукта для Федеральной сети, например, КиБ (необходимо вносить кратно 1 паллету, при несоблюдении данного условия на экране будет выведена ошибка и написана кратность. Значение в столбце НКК не может превышать общее количество)
Дельта с Pre Order - Остаток в Pre Order после создания заявки.

Наименование юр.лица
Получатель - Ваш код получателя/ Наименование обособленного подразделения
Адрес доставки – Фактический адрес местонахождения обособленного подразделения
Условие отгрузки – Способ доставки ГП на склад дистрибьютора:
Требуемая дата поставки – первый день недели/месяца размещаемой заявки
ИНН/КПП Получателя – ИНН и КПП обособленного подразделения
Стоимость заявки без НДС – Сумма денежных средств, которая должна находиться на счету дистрибьютора во вторник для начала отгрузок
Общий объём заявки – количество литров в размещённой заявке
Общий вес заявки – количество КГ в размещённой заявке
Грузоподъёмность транспорта – Мастер данные по минимальному и максимальному весу заявки
Автотранспорт – 17000 – 19200 КГ; Ж/Д – 58000 – 60000 КГ; Контейнер – 24000 – 26000 КГ
Расчетное количество транспортных средств – количество единиц транспортных средств в размещённой заявке
При размещение недельной заявки необходимо учитывать на сколько единиц транспорта размещена заявка; Ваша принимающая мощность; График работы принимающего и отпускающего склада.

«Далее» и сохранить размещенную заявку.
Во вторник отдел Планирования возьмет заявку в работу и будет выделять ассортимент.
В среду группа по созданию и обработке дистрибьюторских заказов возьмет ее в работу и будет создавать заказы на следующую неделю.
После сохранения недельной заявки самостоятельно редактировать её будет невозможно. Просим со всей ответственностью и внимательностью отнестись к этому.

выполнение KPI:

Причины, не влияющие на выполнение KPI:

дистрибьютора, предназначенный для размещения Pre-Order и Недельных заявок, обмена информацией между Поставщиком и Покупателем по средствам новостной ленты.

Структура портала b2b.efesrussia.ru:
Дистрибьютор
Новости дистрибьютора - Важная информация для дистрибьютора публикуемая Поставщиком
Pre-Order – инструмент для размещения потребности на месяц.
B2B Магазин - инструмент для размещения недельной заявки
Корректирующие документы - инструмент для корректировки недельной заявки
Список заказов – Информация о заказах созданных группой по обработке и сопровождению заказов и создание претензий.
Список претензий – Информация о созданных претензиях
Отчёты дистрибьютора – Отчеты доступные дистрибьютору для самостоятельной выгрузки
Документы дистрибьютора – В разделе находятся инструкции по работе по всем предыдущим разделам, инструкции по ведению мастер-данных, информацию о новинках, схемы проездов на заводы отгрузки, график выпускаемых отчетов, и другая необходимая информация.
Магазин заказов
Заказы на возврат КЕГ – Инструмент для создания заказов на возвратную тару
Заказы ОПТ – Инструмент для просмотра заказов созданных группой по обработке и сопровождению заказов.