Инструкция к ProjectMate 10

долгой и успешной карьеры в Lidings
В рамках процедуры адаптации новых сотрудников мы бы хотели поделиться с Вами информацией, которая будет Вам полезна при учете своего рабочего времени.

WELCOME ON BOARD

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

автоматизацию бизнес-процессов фирмы.

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

Основные задачи, которые позволяет решить ProjectMate 10:
Создание единой базы контрагентов и контактов фирмы;
Повышение качества группового взаимодействия сотрудников фирмы;
Автоматизация бизнес-процессов и документооборота;
Получение исчерпывающей статистике и аналитики по проектам фирмы.

клиентами (Customer Relationships Management)
CRM-система – корпоративная информационная система, в которой автоматизированы все этапы работы с клиентами.
Контрагент – юридическое лицо (компания), с которым Вы взаимодействуете. Это может быть клиент, партнер, поставщик и пр.
Проект – ограниченная во времени деятельность, имеющая своей целью создание уникального продукта, услуги или достижения конкретного результата. Проект может быть как внешним, так и внутренним.
Мой календарь – рабочая область c временной шкалой для создания записей, отражающих деятельность сотрудника в течение рабочего дня.

К СОДЕРЖАНИЮ

времени
Участники проекта управляют своим временем в специальном разделе Журнал и представлении Мой календарь. С календарем пользователи системы работают большую часть времени в процессе исполнения проекта. Если в представлении Мой календарь хранятся личные данные проекта, то в представлении Общий календарь пользователь может увидеть записи о времени всех интересующих его участников проекта или пользователей системы в целом.

в календаре и щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрав пункт «Создать запись о времени»:

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

времени, открывается новый документ – карточка записи о времени

К СОДЕРЖАНИЮ

изменения проекта необходимо нажать на кнопку Проект и выбрать проект из списка, далее нажать OK. Регулировать отображение проектов можно с помощью выбора источника:

Внесение записей

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

выбрать Вид деятельности из раскрывающегося списка.
Если запись о времени заносится на будущее, при сохранении она приобретает состояние Черновик. В этом состоянии она не учитывается в системе. Изменив ее состояние на Отправлено на утверждение, участник проекта направляет ее «на согласование» руководителю проекту или помощнику, которые могут ее утвердить, отправить на доработку или отклонить.

Leading the Way in Russian Law

Внесение записей

К СОДЕРЖАНИЮ

Черновик
Отправлена на утверждение
Утверждена
Отправлена на доработку
Отклонена
Включена в финансовый документ

У записей о времени может быть несколько состояний:

Журнал и из карточки проекта через основное меню Действия > Создать запись о затратах или через контекстное меню, нажав правой кнопкой мыши и выбрав пункт Создать запись о затратах.
В разделе Журнал > Мой календарь представление Затраты предназначено для просмотра затрат, где текущий сотрудник является исполнителем.
В разделе Журнал > Общий календарь представления Затраты для утверждения, Затраты по сотрудникам, Затраты по категориям предназначены для просмотра затрат сразу по нескольким сотрудникам.
В карточке Проекта на вкладке Затраты представлены затраты по конкретному проекту сгруппированные по типу.
Создавать, редактировать и удалять неутвержденные записи о затратах могут все участники проекта.

Leading the Way in Russian Law

Внесение записей

К СОДЕРЖАНИЮ

выбирается из участников проекта, проект и основание. Тип затрат – выбирается из списка типов затрат, занесенных в справочник «Типы затрат». Если в карточке справочника «Типы затрат» указаны: ед. изм, цена, ставка НДС, признак «К оплате», то при выборе данного типа затрат в записи о затратах соответствующие поля будут автоматически заполнены.

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

и запросам» на закладке Время/Затраты параметров системы. Далее в карточке Затраты через меню Вид выбрать пункт Задание, в карточке появится поле:

Внесение записей

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

дорогу отлична от ставки сотрудника, рекомендуется при создании записи о времени относить ее услугу «Время в пути». Услуга создается в разделе Справочники. Для услуги "Время в пути" выбирается способ оплаты - Время и затраты и указывается Цена. 

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

учет времени в пути. При добавлении услуги в проект, цена берется из справочника в зависимости от валюты проекта.

Внесение записей

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

При создании записи о времени потраченного на дорогу, его следует относить на услугу. В этом случае, ставка специалиста равна цене на услугу "Время в пути".

и внеплановая работа, которая также учитывается и вносится в систему CRM. В табличке ниже вы найдете описание деятельности и соответствующий подраздел для того, чтобы грамотно описать и соотнести вашу внеплановую деятельность в соответствующий раздел.

Ежедневно необходимо вносить 8 часов своего рабочего времен в CRM-систему. Необходимо также вносить записи о нерабочих днях (отсутствие по болезни, отпуск и т.д.)

!

К СОДЕРЖАНИЮ

работать с ней вне офиса. Для этого необходимо установить программу на ПК перейдя по ссылке https://cloud.projectmate.ru и далее следовать инструкциям на экране (ссылка открывается только через браузеры Internet Explorer и Edge). Также, для мобильных устройств на IOs возможно установить приложение ProjectMate, скачав его через App Store.
В случае работы по проектам Legal support, по которым существуют отдельные подпроекты, запись должна соответствовать следующей структуре: Название подпроекта: описание содержания (краткое, емкое), например:
Название подпроекта: Meda v.Unifarm Trust:
Описание содержания работы: correspondence…
Вносим в «Заголовок»: Meda v.Unifarm Trust: correspondence with the client re new anti-trust legislation breach by Unifarm Trust.

Leading the Way in Russian Law

К СОДЕРЖАНИЮ

которых вы пишете. Поэтому необходимо обращать внимание на причинно-следственную связь и логичность изложения действий, чтобы не складывалось впечатление, что уже финализированный документ вновь подвергается правке.
Время, затраченное на осуществление проекта или внепроектную деятельность должно отражать реальное время работы над поставленными задачами. В связи с этим, старайтесь вносить записи своевременно. Необходимо, по крайней мере, раз в неделю пересматривать записи на предмет наличия неточностей, ошибок и нарушения хронологического порядка.
Любая запись должна быть оправдана и соизмерима с затраченным временем и усилиями. Например, на «звонки в суд», вы вряд ли затрачиваете 2 часа. В противном случае, это свидетельствует о неэффективности организации вашего рабочего времени. Поэтому стремитесь наполнить его содержанием. Соответственно, через «;» - «точка с запятой», вы можете указать прочие виды деятельности по проекту, которые сопутствовали звонкам в суд.
По причине того, что несколько сотрудников могут осуществлять работу над одним и тем же проектом в одни и те же сроки, необходимо подробно указывать какаю часть работы выполнялась, в частности, над каким именно из множества документов по проекту осуществлялась работа.

Leading the Way in Russian Law

Особенности внесения записей

К СОДЕРЖАНИЮ