Документоведение и делопроизводство

Сентябрь 15, 2022

Главная
Алгебра
Документоведение и делопроизводство

Содержание

3. Связи организации с внешней средой
5. Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
6. Предмет и задачи курса Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет
7. Предмет и задачи курса Предполагается, что курс ДОУ даст: общую концепцию о документировании деятельности современной организации
8. Основные задачи ДОУ отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования
9. Основные понятия Документирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации на различных носителях по
10. Основные понятия Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или
11. Основные понятия Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном
12. Свойства документа Информативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и др.) Эксплуатационное - способность
13. Функции документа Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека). Организационная (с
14. по отражаемым в них видам деятельности документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием
15. Классификация документов по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы. по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические;
16. по содержанию простые; сложные. по степени гласности открытые; с грифом ограничения доступа «для служебного пользования» -
17. по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы,
18. по юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы,
19. по форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда
20. по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные. по срокам хранения временного хранения (до 10
21. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов; технология работы
22. Состав нормативно-методической базы Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов,
23. Нормативно-методическая база включает: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; постановления и распоряжения Правительства
24. Стандартизация и унификация системы ДОУ Унификация Унификация производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности
25. Стандартизация Стандартизация Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований
26. Результатом работы по унификации и стандартизации стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о
27. Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г. Нормы
28. Управленческая документация. Системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ
30. Скачать презентацию

Слайд 2

Слайд 3

Связи организации с внешней средой

Слайд 4

Слайд 5

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование

и организацию работы с официальными документами в процессе осуществления им управленческих функций.
ДОУ является основополагающей технологией менед-жмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Предмет и задачи курса

Слайд 6

Предмет и задачи курса
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся

совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота.

Слайд 7

Предмет и задачи курса
Предполагается, что курс ДОУ даст:
общую концепцию о документировании

деятельности современной организации и работе с документами;
практические навыки в составление основных видов управленческих документов в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.

Слайд 8

Основные задачи ДОУ
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих

документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Слайд 9

Основные понятия
Документирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации

на различных носителях по установленным правилам)
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Архивное дело - деятельность по организации хранения документов.
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Слайд 10

Основные понятия
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые

людьми, устным, письменным или др. способом.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Слайд 11

Основные понятия
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий

информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п.
Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов)
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Слайд 12

Свойства документа
Информативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и

др.)
Эксплуатационное - способность противостоять различным воздействиям, долговечность, прочность документа, т.е. сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Слайд 13

Функции документа
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной

деятельности человека).
Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
Коммуникативная (обеспечивает внешние связи предприятия.
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

Слайд 14

по отражаемым в них видам деятельности
документы по общим и административным

вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Классификация документов

Слайд 15

Классификация документов
по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

Слайд 16

по содержанию
простые;
сложные.
по степени гласности
открытые;
с грифом ограничения доступа
«для служебного пользования» -

информация, предназначенная только для работников данного предприятия;
«коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю;
«секретно» - информация, составляющая государственную тайну.

Классификация документов

Слайд 17

по происхождению
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные

в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
по месту составления
внутренние;
внешние.

Классификация документов

Слайд 18

по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов,

подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

Классификация документов

Слайд 19

по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной

форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

Классификация документов

Слайд 20

по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
по срокам хранения
временного хранения (до

10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.

Классификация документов

Слайд 21

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:
подготовка управленческих

документов;
технология работы с документами;
систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.

Слайд 22

Состав нормативно-методической базы
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных

и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Слайд 23

Нормативно-методическая база включает:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
постановления

и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Слайд 24

Стандартизация и унификация системы ДОУ
Унификация
Унификация производится в целях сокращения количества применяемых

в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности

Слайд 25

Стандартизация
Стандартизация
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил

и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

ГОСТ 23670-79

Слайд 26

Результатом работы по унификации и стандартизации
стандарты на отдельные виды документов

(например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления")
стандарты на унифицированные системы документации
(например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
а также унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д.
Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.)

Слайд 27

Государственная система документационного обеспечения управления
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная

в 1990 г.
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г.
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Слайд 28

Управленческая документация. Системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Документоведение и делопроизводство

Содержание

Связи организации с внешней средой

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование

Предмет и задачи курсаОбъектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся

Предмет и задачи курсаПредполагается, что курс ДОУ даст:общую концепцию о документировании

Основные задачи ДОУотражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих

Основные понятияДокументирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации

Основные понятияИнформация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые

Основные понятияДокумент (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий

Свойства документаИнформативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и

Функции документаИнформационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной

по отражаемым в них видам деятельности документы по общим и административным

по содержаниюпростые;сложные.по степени гласностиоткрытые;с грифом ограничения доступа «для служебного пользования» -

по происхождениюофициальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные

по юридической силеоригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов,

по форме изложения (степени унификации)индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной

по срокам исполнениясрочные (с указанием срока исполнения);несрочные.по срокам хранениявременного хранения (до

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫСистема документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:подготовка управленческих

Состав нормативно-методической базыНормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных

Нормативно-методическая база включает:законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;постановления

Стандартизация и унификация системы ДОУУнификацияУнификация производится в целях сокращения количества применяемых

СтандартизацияСтандартизация Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил

Результатом работы по унификации и стандартизации стандарты на отдельные виды документов

Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная

Похожие презентации

Предмет и задачи курса
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся

Предмет и задачи курса
Предполагается, что курс ДОУ даст:
общую концепцию о документировании

Основные задачи ДОУ
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих

Основные понятия
Документирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации

Основные понятия
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые

Основные понятия
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий

Свойства документа
Информативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и

Функции документа
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной

по отражаемым в них видам деятельности
документы по общим и административным

по содержанию
простые;
сложные.
по степени гласности
открытые;
с грифом ограничения доступа
«для служебного пользования» -

по происхождению
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные

по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов,

по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной

по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
по срокам хранения
временного хранения (до

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:
подготовка управленческих

Состав нормативно-методической базы
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных

Нормативно-методическая база включает:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
постановления

Стандартизация и унификация системы ДОУ
Унификация
Унификация производится в целях сокращения количества применяемых

Стандартизация
Стандартизация
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил

Результатом работы по унификации и стандартизации
стандарты на отдельные виды документов

Государственная система документационного обеспечения управления
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная