Секретарь - лицо фирмы

Сентябрь 15, 2022

Главная
Алгебра
Секретарь - лицо фирмы

Содержание

2. Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он
3. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от
4. 1. Правовые основы управления; 2. Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации
5. Основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационному документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную
6. Обеспечивать эффективную работу руководителя, оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый
7. Организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью
8. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или подразделения). Должностные обязанности секретаря
9. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 3. Организует телефонные
10. 5.Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. 6.
11. 8. Организует прием посетителей, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и
12. Профессиональные и личные качества помощника руководителя Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью
13. К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных
14. Имидж секретаря Имидж — это реальное или воображаемое представление о фирме — складывает из фирменного стиля,
15. У моей профессии, безусловно, есть будущее. Как бы она ни называлась, как бы ни различались обязанности
17. Скачать презентацию

Слайд 2

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И

действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.

Секретарь — лицо учреждения

Слайд 3

Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает

на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность — вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

Слайд 4

1. Правовые основы управления; 2. Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные

акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
3. Отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает;

Что должен знать и уметь секретарь

Слайд 5

Основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационному

документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

Слайд 6

Обеспечивать эффективную работу руководителя, оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать

рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя;

Секретарь должен уметь:

Слайд 7

Организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять

и оформлять документы с помощью ПК; оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. — факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Слайд 8

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или

подразделения).

Должностные обязанности секретаря

Слайд 9

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его

поручению работников. 3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. 4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем — (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Слайд 10

5.Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия,

способствующие его эффективной работе. 6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руково-дителя различные материалы. 7. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осу-ществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным испол-нителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан.

Слайд 11

8. Организует прием посетителей, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой

дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и спе-циальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор материалов для докладов и речей руководителя.

Слайд 12

Профессиональные и личные качества помощника руководителя Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией,

разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

Слайд 13

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда

проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки. Личные качества

Личные качества

Слайд 14

Имидж секретаря Имидж — это реальное или воображаемое представление о фирме

— складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь — от секретаря.

Слайд 15

У моей профессии, безусловно, есть будущее. Как бы она ни называлась,

как бы ни различались обязанности секретаря в зависимости от места и условий его работы, как бы далеко ни шагнул технический прогресс, уже давший в помощники деловому человеку телефон, компьютер, Интернет, электронную записную книжку, – любой руководитель всегда нуждается в человеке, который не только возьмет на себя многочисленные “мелочи”, но и создаст особую атмосферу в приемной, будет надежной опорой и связующим звеном в работе всего коллектива.