Финансовая отчетность по гранту

Июль 21, 2022

Главная
Финансы
Финансовая отчетность по гранту

Содержание

2. Основные принципы отчетности с EED - Вся коммуникация касательно гранта (имейлы, письма, отчеты) должна иметь в
3. Основные принципы отчетности с ЕED График предоставления отчетности указан в статье 5 Вашего Договора о предоставлении
4. ЭТАПЫ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВОГО ОТЧЕТА 1. ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТА И СКАНОВ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПО ФИНАНСОВОМУ И АНАЛИТИЧЕСКОМУ ОЧЕТУ
5. Предоставление отчетности через портал 1. Перейдите на страницу https://support.democracyendowment.eu/ Портал должен открываться во всех современных браузерах,
6. По финансовому отчёту, пожалуйста, создайте папки для каждой статьи бюджета c указанием соответсвующего номера в названии
7. ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Financial Report – приложение к грановому договору (пример ниже) включает в себя расходы
9. ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Financial Report Form – приложение к грановому договору (пример ниже). Суммарный итог по
11. ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Detailed analysis (пример ниже) Заполняется на основании первичной документации, которая подтверждает расходы по
12. Detailed analysis
13. ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Регистры, подтверждающие движение денежных средств по проекту: - Кассовая книга (пример ниже) –
14. КУРС ВАЛЮТ ЕED проявляет гибкость в отношении предоставляемых курсов валют. Возможные опции: Единый курс (средний курс,
15. Cashbook (Example)
16. ПЕРВИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, подтверждающая расходы по проекту ОПЛАТА ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ Счет (рахунок, рахунок-фактура, рахунок-акт) Договор с
17. Статья 1 Заработная плата Подтверждающие документы: - Трудовой договор (должны быть указаны срок действия договора и
18. Статья 2 Консультационные услуги Подтверждающие документы: Договор на предоставление услуг (должны быть указаны срок действия договора
19. Статья 3 Суточные и расходы на служебные поездки Подтверждающие документы для суточных: - Приказ на командирвку
20. Статья 4. Аренда офиса и коммунальные услуги Подтверждающие документы: Договор аренды (с указанием срока, стоимости) Счет
21. Статья 5. Другие прямые расходы (мероприятия и встречи) ППодтверждающие документы:тверждающие документы Счет (рахунок, рахунок-фактура, рахунок-акт) Договор
22. Подтверждающие документы для администратвных расходов: Счет (рахунок, рахунок-фактура, рахунок-акт) Договор с поставщиком Акт приема-передачи услуг (при
23. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ Документы должны быть читабельны (если документ не читабелен, можно предоставить описание документа в
25. Скачать презентацию

Слайд 2

Основные принципы отчетности с EED
- Вся коммуникация касательно гранта (имейлы, письма,

отчеты) должна иметь в своем названии номер гранта. Например, 123456789/2016/329 + наименование организации + тема письма/наименование документа (ex. “329_Association for Democratic Change Request for clarifications”).
- В случае возникновения проблем, непредвиденных обстоятельств – обращайтесь к специалисту по веденияю грантов, и мы попробуем найти решение вместе.
- Убедительная просьба не вносить самостоятельно изменения в шаблоны отчетов или другую официальную документацию .
- Просьбы от ЕED о предоставлении разъяснений являются абсолютно нормальной практикой – мы поддерживаем друг друга в улучшении качества предоставляемых отчетов.

Слайд 3

Основные принципы отчетности с ЕED
График предоставления отчетности указан в статье 5

Вашего Договора о предоставлении гранта
Например (см. таблицу ниже), дата начала гранта - 01.10.2016, конец - 30.09.2017, мы ожидаем Финансовый и Аналитический отчет – 15.01.2017, 15.04.2017, 15.07.2017, 15.10.2017.
Первый отчет должен покрывать период с 01.10.2016 по 31.12.2016
СРОКИ УКАЗАНЫ В ГРАНТОВЫХ ДОГОВОРАХ, ПРОСЬБА ПРОВЕРИТЬ СРОКИ ЗАРАНЕЕ

Слайд 4

ЭТАПЫ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВОГО ОТЧЕТА 1. ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТА И СКАНОВ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ПО ФИНАНСОВОМУ И АНАЛИТИЧЕСКОМУ ОЧЕТУ 2. КОММЕНТАРИИ И ВОПРОСЫ 3. УТВЕРЖДЕНИЕ ОТЧЁТОВ (скан-копии подписанных отчетов) 4. ЗАПРОС НА ОПЛАТУ (Request for Payment) – может быть отправлен только после утверждения отчета (за исключением первого транша)

Слайд 5

Предоставление отчетности через портал
1. Перейдите на страницу https://support.democracyendowment.eu/ Портал должен открываться

во всех современных браузерах, включая Internet Explorer, Microsoft Edge, Google Chrome и Mozilla Firefox. Передача любой информации и файлов посредством портала защищена шифрованием https. (Более подробную информацию можно найти на Википедии: https://en.wikipedia.org/wiki/HTTPS).
2. Введите Ваш адрес электронной почты в строке Web ID, а также пароль, предоставленный Вам EED. Обратите внимание, что в случае необходимости изменения адреса электронной почты или пароля, Вы должны сообщить об этом EED (через контактное лицо или связавшись с нами по адресу ict@democracyendowment.eu)
3. В разделе Отчёты (Reports) вверху страницы представлен список всех очередных платежей c соответсвующими крайними сроками подачи отчётов и их текущим статусом.
4. Нажмите на "upload reports” (загрузить отчёт) для загрузки отчётов. По каждому отчёту Вы можете отправить дополнительные файлы. Всего 2 файла по каждому типу отчета – один основной и один дополнительный).

Слайд 6

По финансовому отчёту, пожалуйста, создайте папки для каждой статьи бюджета

c указанием соответсвующего номера в названии файла. Внутри папок, мы просим Вас упорядочить все документы по категориям: счета к оплате (bills), подтверждения платежей (proofs of payment), контракты (contracts) и пр. Затем добавьте их в ZIP архив и отправьте всё одним файлом.).
Пожалуйста, отправляйте аналитический и финансовый отчёты, а также всю сопроводительную документацию, одновременно. EED сможет приступить к оцениванию отчёта только тогда, когда и аналитический, и финансовый отчёты будут отпрравлены.
5. EED может направить вопросы касательно вашего отчёта. Вы получите уведомление по электронной почте, когда вопросы будут опубликованы на портале. Вы сможете их увидеть в разделе Communication. Обратите внимание, что наряду с вопросами могут быть отправлены и файлы.
Отправляйте Ваши ответы посредством текстового окна и/или в качестве приложения (attachment). Группу файлов вы можете отправить одним архивом. Для каждого вопроса появится отдельное текстовое окно в электронном портале.

Слайд 7

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ)
Financial Report – приложение к грановому договору (пример

ниже) включает в себя расходы по бюджету проекта с разбивкой по отчетным периодам.
Заполняется на основании детального подсчета расходов (учитавыется каждая отдельная оплата) за текущий отчетный период.
Заполняется в защищенной MS EXCEL форме

Слайд 8

Слайд 9

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ)
Financial Report Form – приложение к грановому договору

(пример ниже).
Суммарный итог по каждой Бюджетной категории.
Заполняется автоматически на основании Financial Report, включает в себя расходы по бюджету проекта с разбивкой по отчетным периодам.

Слайд 10

Слайд 11

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ)
Detailed analysis (пример ниже)
Заполняется на основании первичной документации,

которая подтверждает расходы по проекту.
Основанием для заполения являются: банковская выписка (для оплат с расчетного счета) и/или квитанция из кассовой книги (для выплат наличными).
Каждая строка расхода конвертируется в ЕВРО согласно документам, подтверждающим обменный курс.

Слайд 12

Detailed analysis

Слайд 13

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ)
Регистры, подтверждающие движение денежных средств по проекту:
- Кассовая

книга (пример ниже) – показывает движение наличных денежных средств, используемых для реализации проекта
- Банковская выписка – стандартный документ банка, показывает движение средств по расчетному счету
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЭТИХ ДОКУМЕНТОВ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТЧЕТНОСТИ

Слайд 14

КУРС ВАЛЮТ
ЕED проявляет гибкость в отношении предоставляемых курсов валют.
Возможные

опции:
Единый курс (средний курс, устанавливаемый ежемесячно) - www.inforeuro.eu
Курс валют согласно банковской выписке (документу об обмене валют)
Официальный курс НБУ
Обычная практика в Укране принцып “first in – first out”

Слайд 15

Cashbook (Example)

Слайд 16

ПЕРВИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, подтверждающая расходы по проекту
ОПЛАТА ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
Счет (рахунок, рахунок-фактура,

рахунок-акт)
Договор с поставщиком
Акт приема-передачи услуг (при покупке услуг)
Расходная накладная
Приложение к Акту услуг (одтельно для каждого вида услуг ниже)
Документация по оплате труда (более детально ниже)

ОПЛАТА НАЛИЧНЫМИ

Товарная накланая
Накладная
Кассовый чек
Товарный чек
Билет на поезд
Билет на автобус

Слайд 17

Статья 1 Заработная плата Подтверждающие документы: - Трудовой договор (должны быть указаны

срок действия договора и заработная плата) - Приказ о приеме на работу и Штатное расписание (в случае, если нет Трудового договора) - Ведомости расчета заработной платы (с разбивкой по каждому сотруднику и указанием сумм налогов) - Платежные поручения - Табели рабочего времени (если оплата почасовая)

Слайд 18

Статья 2 Консультационные услуги
Подтверждающие документы:
Договор на предоставление услуг (должны быть

указаны срок действия договора и стоимость услуг (помесячно и/или всего)
Акт приема-передачи услуг
Приложения ( если необходимо)
Платежные поручения

Слайд 19

Статья 3 Суточные и расходы на служебные поездки
Подтверждающие документы для

суточных:
- Приказ на командирвку / План командировок на месяц
- Отчет о денежных средствах полученных под отчет (украинская форма)
- Подтверждающие документы для расходов на служебные поездки:
Для транспорта – копии билетов, посадочные талоны
Для проживания - Акт приема-передачи услуг от гостиницы, квитанции по оплате проживания (если данные расходы оплачиваются наличными)
Расходы на бензин – фискальные чеки с АЗС, план поездок, нормативы расчета расхода топлива
Прочие расходы – товарные чеки, фискальные чеки

Слайд 20

Статья 4. Аренда офиса
и коммунальные услуги
Подтверждающие документы:
Договор аренды (с указанием

срока, стоимости)
Счет
Акт приема-передачи услуг
Приложения ( копии расчетов коммунальных услуг, если происходит компенсация согласно Договора)

Слайд 21

Статья 5. Другие прямые расходы (мероприятия и встречи)
ППодтверждающие документы:тверждающие документы

Счет (рахунок, рахунок-фактура, рахунок-акт)
Договор с поставщиком
Акт приема-передачи услуг (при покупке услуг)
Расходная накладная
Приложение к Акту услуг (одтельно для каждого вида услуг ниже)
Калькуляции (для сборных услуг)

Слайд 22

Подтверждающие документы для администратвных расходов:
Счет (рахунок, рахунок-фактура, рахунок-акт)
Договор с поставщиком
Акт приема-передачи

услуг (при покупке услуг)
Расходная накладная
Банковские выписки
Подтверждающие документы для налогов:
- Расчеты по налогам (с разбивкой по виду налога)

Статья 6. Другие расходы (налоги, административные расходы)

Слайд 23

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ
Документы должны быть читабельны (если документ не читабелен, можно

предоставить описание документа в скан-копии)
Формат предоставления документов .pdf, .jpeg
Сортировка документов – согласно номера бюджетной линии, к которой они относятся (например, 1.1, 1.2, 3.1…)
Способ отправки документов – WeTransfer, GOOGLE Drive, Dropbox и прочие аналогичные файлообменники

Финансовая отчетность по гранту

Содержание

Основные принципы отчетности с EED- Вся коммуникация касательно гранта (имейлы, письма,

Основные принципы отчетности с ЕEDГрафик предоставления отчетности указан в статье 5

ЭТАПЫ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВОГО ОТЧЕТА 1. ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТА И СКАНОВ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Предоставление отчетности через портал1. Перейдите на страницу https://support.democracyendowment.eu/ Портал должен открываться

По финансовому отчёту, пожалуйста, создайте папки для каждой статьи бюджета

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Financial Report – приложение к грановому договору (пример

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Financial Report Form – приложение к грановому договору

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Detailed analysis (пример ниже)Заполняется на основании первичной документации,

Detailed analysis

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ (СТАНДАРНЫЕ) Регистры, подтверждающие движение денежных средств по проекту:- Кассовая

КУРС ВАЛЮТ ЕED проявляет гибкость в отношении предоставляемых курсов валют. Возможные

Cashbook (Example)

ПЕРВИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, подтверждающая расходы по проектуОПЛАТА ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУСчет (рахунок, рахунок-фактура,

Статья 1 Заработная плата Подтверждающие документы: - Трудовой договор (должны быть указаны

Статья 2 Консультационные услугиПодтверждающие документы:Договор на предоставление услуг (должны быть

Статья 3 Суточные и расходы на служебные поездкиПодтверждающие документы для

Статья 4. Аренда офиса и коммунальные услугиПодтверждающие документы:Договор аренды (с указанием

Статья 5. Другие прямые расходы (мероприятия и встречи)ППодтверждающие документы:тверждающие документы

Подтверждающие документы для администратвных расходов:Счет (рахунок, рахунок-фактура, рахунок-акт)Договор с поставщикомАкт приема-передачи

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМДокументы должны быть читабельны (если документ не читабелен, можно

Похожие презентации